Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną wprowadzoną w życie zarządzeniem nr 156/2017 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 19 października 2017 roku przypominam o obowiązku rejestracji spraw (nadawaniu numerów na pisma) otrzymanych z zewnątrz lub sporządzanych wewnątrz Uczelni.

Do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentów służy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) wprowadzony w życie zarządzeniem nr 156/2017 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 19 października 2017 roku.

Przykładowy znak sprawy (pisma) - A0000000.011.1.2023 składa się z następujących elementów:

● oznaczenie komórki organizacyjnej zgodnie z załącznikiem nr 1 do regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu
● symbol klasyfikacyjny z wykazu akt stanowiącego załącznik nr 2 zarządzenia nr 156/2017 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 19 października 2017 roku
● kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw (wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 3 Instrukcji Kancelaryjnej)
● cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

1. Podstawowym sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych na UPWr jest system tradycyjny, oparty na dokumentacji papierowej i archiwizacji w tej postaci. W związku z tym ważne jest aby w momencie zakończenia sprawy akta sprawy w komplecie zostały odłożone do właściwej teczki aktowej.

2. Za dokumentację wytworzoną w jednostkach organizacyjnych odpowiadają kierownicy.

3. Niedopuszczalne jest niszczenie przez jednostki jakiekolwiek dokumentacji spraw we własnym zakresie bez zgody Archiwum UPWr.

Zasady podpisywania i wysyłania pism:

1. Pisma tworzone są na papierze firmowym zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej obowiązującym na UPWr. W obiegu wewnętrznym pisma tworzone są na papierze firmowym jednostek merytorycznych zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie organizacyjnym.

2. Osobą reprezentującą Uczelnię jest Rektor lub osoba przez niego upoważniona. Pisma przeznaczone do wysyłki instytucjom zewnętrznym przekazywane są do podpisu osobom wyznaczonym do reprezentacji w określonych sprawach.

3. W sprawach zewnętrznych, reprezentowanych przez Kanclerza, pisma tworzone są na papierze firmowym Kanclerza z numerem sprawy jednostki merytorycznej odpowiedzialnej za jego treść oraz archiwizację. Dobrą praktyką jest również umieszczenie w treści pisma osoby do kontaktu (merytorycznie odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy).

4. Praca nad ostateczną wersją pisma powinna odbywać się za pośrednictwem komunikacji elektronicznej (np. dokumentów google, poczty elektronicznej).

5. Każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem. Niedopuszczalne jest łączenie w jednym piśmie spraw nie mających ze sobą bezpośredniego związku.

Wysyłka w postaci papierowej

1. Po ustaleniu ostatecznej wersji pismo drukuje się w co najmniej dwóch egzemplarzach i dostarcza do podpisu:

• jeden przeznaczony jest dla adresata,
•  drugi włączony zostaje do akt sprawy (chyba, że wymagane jest sporządzenie większej liczby egzemplarzy pisma). Egzemplarz ten powinien zawierać wszystkie akceptacje, zgodnie ze ścieżka podległości. Nie może być kserokopią oryginału pisma.

2. Niedozwolone jest wysłanie jedynego oryginalnego egzemplarza poza Uczelnię.

3. Na egzemplarzu pisma wychodzącego, pozostającego w jednostce, umieszcza się informację o sposobie wysyłki pisma np. list polecony oraz numer z rejestru przesyłek wychodzących EOD np. PW/LP/2/2023.

4. W przypadku wysyłki pisma do wielu odbiorców przekazywane są one według rozdzielnika. Pisma przekazywane w tym trybie nie mogą być kserokopią oryginału.

Wysyłka w postaci elektronicznej

1.      Pismo powinno zostać sporządzone w dwóch postaciach:

• elektronicznej - przesłanej do odbiorcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. ePUAP)
• oraz papierowej - przeznaczonej do włożenia do akt sprawy.

2.      Dokumenty do podpisu elektronicznego przez Kanclerza należy przesyłać mailowo na adres: biuro.kanclerza@upwr.edu.pl