Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r., poz. 574 z późn. zm.), § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 i pkt 50, § 40 ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego z dnia 28 czerwca 2019 roku w sprawie uchwalenia Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z późn. zm. oraz § 114 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we \Wrocławiu z dnia 3 października 2019 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego (tj. wprowadzony obwieszczeniem nr 12/2023 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 16 marca 2023 roku w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu) zarządza się, co następuje:

§ 1

W zarządzeniu nr 37/2023 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 9 marca 2023 roku w sprawie przekształcenia jednostek Archiwum i Biuro Obsługi Korespondencji w Centrum Kancelaryjno-Archiwalne oraz zmiany Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadza się następujące zmiany:

1) uchyla się § 3 ust. 1 lit. a tir. 4 o treści „przygotowanie oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego”,

2) § 4 pkt 7 otrzymuje brzmienie:
㤠92b otrzymuje brzmienie:
„Centrum Kancelaryjno-Archiwalne:

1. Archiwum:

1) Prowadzenie archiwum zakładowego:

a) przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,

b) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji,

c) udostępnianie dokumentacji,

d) inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego,

e) ekspertyzy dokumentacji w jednostkach organizacyjnych,

f) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego,

g) udział w tworzeniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na uczelni,

h) zapewnienie niezbędnych materiałów i akcesoriów do archiwizacji dokumentacji,

i) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie przeprowadzanych kontroli,

j) konserwacja zasobu archiwalnego;

2) Koordynowanie czynności kancelaryjno-archiwalnych:

a) koordynowanie i nadzorowanie prawidłowości stosowania zasad obiegu dokumentów uczelnianych,

b) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w \szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw, nadawania znaku sprawy, oraz prowadzenie instruktaży w tym zakresie,

c) przeprowadzanie wizytacji w jednostkach w celu weryfikacji poprawności prowadzonej dokumentacji,

d) udzielanie konsultacji w zakresie postępowania z dokumentacją na uczelni w oparciu o obowiązujące przepisy,

e) szkolenie pracowników już zatrudnionych oraz nowo przyjętych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją.

2. 2. Kancelaria Ogólna:

1) przyjmowanie, rejestrowanie przesyłek pocztowych oraz dokonywanie ich rozdziału na poszczególne jednostki organizacyjne uczelni;

2) obsługa skrzynek podawczych Uczelni w systemach: ePUAP, e-doręczeń, Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);

3) wykonywanie odwzorowań cyfrowych dokumentów do systemu EOD;

4) prowadzenie rejestrów pocztowych;

5) nadzór nad modułem Kancelarii w systemie EOD oraz jego modyfikacja;

6) administrowanie kontami pracowniczymi na platformie usług kurierskich;

7) realizowanie wysyłki uczelnianej poczty wychodzącej, w tym obsługa procesów reklamacji;

8) rozliczanie kosztów związanych z realizacją wysyłki;

9) zamawianie druków pocztowych oraz ich wydawanie jednostkom organizacyjnym (w tym realizacja procedury zakupowej dla zwrotnych potwierdzeń odbioru);

10) realizacja umów (w tym przetargów) na obsługę korespondencji wysyłanej przez uczelnię;

11) udzielanie informacji o wymaganych procedurach odprawy celnej;

12) zawieranie stosownych pełnomocnictw celnych;

13) udział w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań informatycznych oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).””.

§ 2

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Kanclerzowi

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Z upoważnienia Rektora UPWr

prof. dr hab. Anna Chełmońska - Soyta