Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574 z późn. zm.), § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 i pkt 50, § 40 ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego z dnia 28 czerwca 2019 roku w sprawie uchwalenia Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z późn. zm. oraz § 114 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego (tj. wprowadzony obwieszczeniem nr 7/2023 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 16 lutego 2023 roku w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu) zarządza się, co następuje:

§ 1

1. Przekształca się jednostki Archiwum i Biuro Obsługi Korespondencji w Centrum Kancelaryjno-Archiwalne podległe bezpośrednio Kanclerzowi.

2. Centrum, o którym mowa w pkt. 1 kieruje dyrektor powoływany przez Rektora na wniosek Kanclerza.

3. Postanawia się, że wszystkie zasoby ludzkie i materiałowe jednostek Archiwum i Biuro Obsługi Korespondencji przejmuje Centrum Kancelaryjno-Archiwalne.

4. Działalność Centrum Kancelaryjno-Archiwalnego finansowana jest ze środków uczelni.

5. Centrum Kancelaryjno-Archiwalnemu nadaje się symbol organizacyjny A0CKA000.

§ 2

W ramach Centrum Kancelaryjno-Archiwalnego tworzy się następujące sekcje:

1) Archiwum, oznaczoną symbolem organizacyjnym A0CKAA00;

2) Kancelarię Ogólną, oznaczoną symbolem organizacyjnym A0KAKO0.

§ 3

Zadania realizowane przez Centrum Kancelaryjno-Archiwalne:

1) Archiwum:

a) Prowadzenie archiwum zakładowego:

- przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,

- przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji,

- udostępnianie dokumentacji,

- przygotowanie oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego,

- inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego,

- ekspertyzy dokumentacji w jednostkach organizacyjnych,

- sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego,

- udział w tworzeniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na uczelni,

- zapewnienie niezbędnych materiałów i akcesoriów do archiwizacji dokumentacji,

- współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie przeprowadzanych kontroli,

- konserwacja zasobu archiwalnego;

b) Koordynowanie czynności kancelaryjno-archiwalnych:

- koordynowanie i nadzorowanie prawidłowości stosowania zasad obiegu dokumentów uczelnianych,

- bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw, nadawania znaku sprawy oraz prowadzenie instruktaży w tym zakresie,

- przeprowadzanie wizytacji w jednostkach w celu weryfikacji poprawności prowadzonej dokumentacji,

- udzielanie konsultacji w zakresie postępowania z dokumentacją na uczelni w oparciu o obowiązujące przepisy,

- szkolenie pracowników już zatrudnionych oraz nowo przyjętych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją.”.

2) Kancelaria Ogólna:

a) przyjmowanie, rejestrowanie przesyłek pocztowych oraz dokonywanie ich rozdziału na poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni,

b) obsługa skrzynek podawczych Uczelni w systemach: ePUAP, e-doręczeń, Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),

c) wykonywanie odwzorowań cyfrowych dokumentów do systemu EOD,

d) prowadzenie rejestrów pocztowych,

e) nadzór nad modułem Kancelarii w systemie EOD oraz jego modyfikacja,

f) administrowanie kontami pracowniczymi na platformie usług kurierskich,

g) realizowanie wysyłki uczelnianej poczty wychodzącej, w tym obsługa procesów reklamacji,

h) rozliczanie kosztów związanych z realizacją wysyłki,

i) zamawianie druków pocztowych oraz ich wydawanie jednostkom organizacyjnym (w tym realizacja procedury zakupowej dla zwrotnych potwierdzeń odbioru),

j) realizacja umów (w tym przetargów) na obsługę korespondencji wysyłanej przez uczelnię,

k) udzielanie informacji o wymaganych procedurach odprawy celnej,

l) zawieranie stosownych pełnomocnictw celnych,

m) udział w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań informatycznych oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

§ 4

W Regulaminie Organizacyjnym Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu:

1) Uchyla się:

a) § 7 ust. 1 pkt 17, § 17 ust. 3 pkt 2a, § 27a ust. 6 pkt 4, § 92c,

b) Pola pn. „Archiwum” oraz „Biuro Obsługi Korespondencji” w schemacie pn. „JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO KANCLERZOWI”;

2) § 11 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „Jednostkami realizującymi zadania pomocnicze lub administracyjne są: dziekanat, centrum, biuro, dział, kancelaria, inspektorat, sekcja, zespół, muzeum, poradnia, inkubator, wydawnictwo, które wykonując swoje zadania, zapewniają warunki realizacji ustalonych zadań Uczelni.”;

3) § 17 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „Administrację centralną Uczelni stanowią: rektor, prorektorzy, kanclerz, kwestor, dziekani, dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr, dyrektorzy/kierownicy centrów, działów, biur, a ponadto samodzielne sekcje, inspektoraty, zespoły, kancelarie i sekretariaty, samodzielne stanowiska pracy.”;

4) § 17 ust. 3 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „Centrum Kancelaryjno-Archiwalne”;

5) § 27a ust. 6 pkt 3 otrzymuje brzmienie: „Centrum Kancelaryjno-Archiwalnym”;

6) w schemacie pn. „JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE PODLEGŁE BEZPOŚREDNIO KANCLERZOWI” dodaje się pole pn. „Centrum Kancelaryjno-Archiwalne”;

7) § 92b otrzymuje brzmienie:
„Centrum Kancelaryjno-Archiwalne:

1. Archiwum:

1) Prowadzenie archiwum zakładowego:

a) przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,

b) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji,

c) udostępnianie dokumentacji,

d) przygotowanie oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego,

e) inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego,

f) ekspertyzy dokumentacji w jednostkach organizacyjnych,

g) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego,

h) udział w tworzeniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na uczelni,

i) zapewnienie niezbędnych materiałów i akcesoriów do archiwizacji dokumentacji,

j) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie przeprowadzanych kontroli,

k) konserwacja zasobu archiwalnego;

2) Koordynowanie czynności kancelaryjno-archiwalnych:

a) koordynowanie i nadzorowanie prawidłowości stosowania zasad obiegu dokumentów uczelnianych,

b) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw, nadawania znaku sprawy, oraz prowadzenie instruktaży w tym zakresie,

c) przeprowadzanie wizytacji w jednostkach w celu weryfikacji poprawności prowadzonej dokumentacji,

d) udzielanie konsultacji w zakresie postępowania z dokumentacją na uczelni w oparciu o obowiązujące przepisy,

e) szkolenie pracowników już zatrudnionych oraz nowo przyjętych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją.

2. Kancelaria Ogólna:

1) przyjmowanie, rejestrowanie przesyłek pocztowych oraz dokonywanie ich rozdziału na poszczególne jednostki organizacyjne uczelni;

2) obsługa skrzynek podawczych Uczelni w systemach: ePUAP, e-doręczeń, Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);

3) wykonywanie odwzorowań cyfrowych dokumentów do systemu EOD;

4) prowadzenie rejestrów pocztowych;

5) nadzór nad modułem Kancelarii w systemie EOD oraz jego modyfikacja;

6) administrowanie kontami pracowniczymi na platformie usług kurierskich;

7) realizowanie wysyłki uczelnianej poczty wychodzącej, w tym obsługa procesów reklamacji;

8) rozliczanie kosztów związanych z realizacją wysyłki;

9) zamawianie druków pocztowych oraz ich wydawanie jednostkom organizacyjnym (w tym realizacja procedury zakupowej dla zwrotnych potwierdzeń odbioru);

10) realizacja umów (w tym przetargów) na obsługę korespondencji wysyłanej przez uczelnię;

11) udzielanie informacji o wymaganych procedurach odprawy celnej;

12) zawieranie stosownych pełnomocnictw celnych;

13) udział w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań informatycznych oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).”.

§ 5

W wykazie symboli organizacyjnych władz i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego, w tabeli „Pion bezpośrednio podległy kanclerzowi” wprowadza się następujące zmiany:

1) pkt 4 otrzymuje brzmienie: „Centrum Kancelaryjno-Archiwalne | Administrative Office and Records| A0CKA000”;

2) w pkt 4 dodaje się wiersz w brzmieniu: „Archiwum | Archives| A0CKAA00”;

3) w pkt 4 dodaje się wiersz ws brzmieniu: „Kancelaria Ogólna | Administrative Office | A0CKAKO0”;

4) uchyla się pkt 5 „Kancelaria Ogólna”.

§ 6

Niniejsze zarządzenie stanowi podstawę do:

1) wykonania nowych szyldów i pieczątek;

2) dokonania zmian w uczelnianych systemach informatycznych EOD i TETA;

3) likwidację nieaktualnych szyldów i pieczątek.

§ 7

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Kanclerzowi.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Rektor

prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy