w sprawie utworzenia Biura Obsługi Korespondencji oraz wprowadzenia zmian do Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 roku z późn. zm.
Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2021 r., poz. 478 z późn. zm.) oraz § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 50, § 40 ust. 6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 28 czerwca 2019 r. z późn. zm., a także § 12 ust. 7, § 19 ust. 5 i § 114 Regulaminu organizacyjnego wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 r. z późn. zm. zarządza się, co następuje:
§ 1
Tworzy się Biuro Obsługi Korespondencji.
§ 2
§ 3
Do zadań Biura Obsługi Korespondencji należy:
1) przyjmowanie korespondencji przychodzącej oraz rejestrowanie wpływów z wykorzystaniem rozwiązań teleinformatycznych,
2) nadzór nad obiegiem poczty wewnętrznej,
3) realizowanie wysyłki poczty wychodzącej, w tym obsługa procesów reklamacji,
4) generowanie raportów dot. poczty przychodzącej, wewnętrznej oraz wychodzącej,
5) przygotowanie postępowań przetargowych w zakresie usług pocztowych (w tym analiza potrzeb oraz opis przedmiotu zamówienia),
6) rozliczanie faktur za usługi pocztowe, obciążanie jednostek, wystawienia rachunków wewnętrznych,
7) administrowanie modułem kancelarii w EOD,
8) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP,
9) przyjmowanie oraz rejestracja elektroniczna ofert składanych w ramach przetargów na udzielenie zamówienia publicznego,
10) realizacja umów na obsługę korespondencji wysyłanej przez uczelnię,
11) współpraca z innymi jednostkami uczelni w zakresie przepływu uniwersyteckiej korespondencji,
12) prowadzenie składu chronologicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
13) udostępnianie/wypożyczanie dokumentów ze składu na wniosek jednostki,
14) prowadzenie rejestru wypożyczeń,
15) przekazywanie dokumentów ze składu do archiwum zakładowego,
16) przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych uczelni związanych z zakresem działalności jednostki i prowadzenie ich bieżącej aktualizacji,
17) prowadzenie kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem spraw związanych z zakresem działalności jednostki,
18) archiwizacja wytworzonej w jednostce dokumentacji.
§ 4
Niniejsze zarządzenie stanowi podstawę do:
1) wykonania stosownych szyldów i pieczątek,
2) wprowadzenia zmian w uczelnianych systemach informatycznych EOD i TETA.
§ 5
1. W Regulaminie organizacyjnym Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 roku z późn. zm. wprowadza się następujące zmiany:
1) w § 17 ust. 3 dodaje się pkt 2a w brzmieniu: „Biuro Obsługi Korespondencji”,
2) w schemacie graficznym jednostki organizacyjne bezpośrednio podległe Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni dodaje się: „Biuro Obsługi Korespondencji”,
3) dodaje się § 90a w brzmieniu:
„Do zadań Biura Obsługi Korespondencji należy:
1) przyjmowanie korespondencji przychodzącej oraz rejestrowanie wpływów z wykorzystaniem rozwiązań teleinformatycznych,
2) nadzór nad obiegiem poczty wewnętrznej,
3) realizowanie wysyłki poczty wychodzącej, w tym obsługa procesów reklamacji,
4) generowanie raportów dot. poczty przychodzącej, wewnętrznej oraz wychodzącej,
5) przygotowanie postępowań przetargowych w zakresie usług pocztowych (w tym analiza potrzeb oraz opis przedmiotu zamówienia),
6) rozliczanie faktur za usługi pocztowe, obciążanie jednostek, wystawienia rachunków wewnętrznych,
7) administrowanie modułem kancelarii w EOD,
8) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP,
9) przyjmowanie oraz rejestracja elektroniczna ofert składanych w ramach przetargów na udzielenie zamówienia publicznego,
10) realizacja umów na obsługę korespondencji wysyłanej przez uczelnię,
11) współpraca z innymi jednostkami uczelni w zakresie przepływu uniwersyteckiej korespondencji,
12)prowadzenie składu chronologicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
13) udostępnianie/wypożyczanie dokumentów ze składu na wniosek jednostki,
14) prowadzenie rejestru wypożyczeń,
15) przekazywanie dokumentów ze składu do archiwum zakładowego,
16) przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych uczelni związanych z zakresem działalności jednostki i prowadzenie ich bieżącej aktualizacji,
17) prowadzenie kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem spraw związanych z zakresem działalności jednostki,
18) archiwizacja wytworzonej w jednostce dokumentacji”.
2. W pionie bezpośrednio podległym Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni w wykazie symboli organizacyjnych władz i jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu w załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 roku z późn. zm. wprowadza się następujące zmiany:
dodaje się pkt 33 w brzmieniu: „Biuro Obsługi Korespondencji I0BOK000”.
§ 6
Pozostałe postanowienia Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 roku z późn. zm. pozostają bez zmian.
§ 7
Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni.
§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2021 r.
Rektor
prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy
| Wytworzył: | Jarosław Bosy |
|---|---|
| Data wytworzenia: | 22-09-2021 |
| Opublikowane przez: | Aleksandra Pomian |
| Data publikacji: | 22-09-2021 13:00 |
| Ostatnio zaktualizował: | Aleksandra Pomian |
| Data ostatniej aktualizacji: | 20-02-2023 13:51 |
