w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu
Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85 z późn. zm.), § 14-27 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz. U. z 2018 r., poz. 1861 z późn. zm.) oraz § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego z dnia 28 czerwca 2019 roku w sprawie uchwalenia Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z późn. zm. zarządza się, co następuje:
§ 1
- Informacje dotyczące studentów i przebiegu studiów są gromadzone i przechowywane w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu, zwanym dalej Uczelnią, zgodnie z obowiązującymi przepisami w:
1) albumie studentów;
2) teczkach akt osobowych studentów;
3) księdze dyplomów.
- Przebieg studiów jest również dokumentowany w Uniwersyteckim Systemie Obsługi Studiów, zwanym dalej w USOS, w szczególności w kartach okresowych osiągnięć studenta oraz protokołach zaliczenia zajęć, w tym protokołach zaliczeń komisyjnych.
- Pracownicy dziekanatów mają obowiązek na bieżąco aktualizować i weryfikować wszystkie dane dotyczące studentów.
Nadzór merytoryczny nad wzorami dokumentów dotyczących przebiegu studiów sprawuje Centrum Spraw Studenckich.
§ 2
- Album studentów prowadzony jest w formie elektronicznej w USOS.
- Studentowi nadaje się kolejny, w ramach Uczelni, numer albumu, który jest przypisany studentowi na wszystkich kierunkach, poziomach, formach i profilach studiów realizowanych przez studenta a także po wznowieniu studiów.
- Numer albumu wpisuje się na dokumentach związanych z przebiegiem studiów i na legitymacji studenckiej.
- Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta.
- Do albumu studenta wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:
1) numer albumu;
2) datę rozpoczęcia studiów;
3) imiona i nazwisko;
4) datę i miejsce urodzenia;
5) numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
6) informację o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia;
7) nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia dokumentu, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich;
8) nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów – w przypadku studiów drugiego stopnia;
9) nazwę kierunku, poziomu i profilu studiów;
10) rok studiów, na który został przyjęty;
11) datę i przyczynę opuszczenia uczelni.
§ 3
- Teczka akt osobowych studenta jest przechowywana i prowadzona w formie papierowej.
- Teczka akt osobowych studenta zakładana jest przez pracownika dziekanatu, odrębnie dla każdego kierunku i poziomu studiów.
- Teczkę akt osobowych studenta należy opisać zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kancelaryjnych i archiwizacyjnych obowiązujących w Uczelni.
- W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:
1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:
a) poświadczoną przez uczelnię kopię:
– dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,
– dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,
b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;
2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;
3) oświadczenie studenta o zapoznaniu się z wysokością opłat za świadczone usługi edukacyjne pobieranych od studentów oraz trybem i warunkami zwalniania z tych opłat w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu;
4) podpisany przez studenta akt ślubowania;
5) karty okresowych osiągnięć studenta;
6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;
7) pracę dyplomową (jeśli program studiów przewiduje); jeśli praca dyplomowa została złożona w formie elektronicznej w teczce powinna znaleźć się informacja o miejscu jej przechowywania w APD i dane umożliwiające jej skuteczne wyszukanie;
8) recenzję pracy dyplomowej (jeśli program studiów przewiduje);
9) protokół egzaminu dyplomowego;
10) dyplom ukończenia studiów – odpis przeznaczony do akt;
11) suplement do dyplomu – odpis przeznaczony do akt;
12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania;
- Do teczki akt osobowych studenta, o której mowa w ust. 1, można włączyć dokumenty inne niż wymienione w ust. 4, jeśli zostało to określone w odrębnych zarządzeniach rektora.
- Do teczki akt osobowych studenta, o której mowa w ust. 1, można włączyć dokumenty elektroniczne sporządzone w USOS w formie uwierzytelnionego wydruku, z datą sporządzenia i z systemowym uwierzytelnieniem pracownika Uczelni w USOS.
- Teczkę akt osobowych studenta archiwizuje i przechowuje się zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kancelaryjnych i archiwizacyjnych obowiązującymi w Uczelni.
§ 4
- W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni wszystkie dokumenty dotyczące przebiegu studiów znajdujące się w teczce akt osobowych przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na pisemny wniosek tej uczelni.
- W Uczelni, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma przewodniego, dołączonego do przesłanych dokumentów, ich wykaz oraz mogą pozostać kopie wszystkich dotychczas zgromadzonych w teczce akt osobowych studenta dokumentów.
§ 5
- Pracownik dziekanatu po weryfikacji osiągnięć studenta w danym okresie rozliczeniowym oraz po rozliczeniu studenta przygotowuje karty okresowych osiągnięć studenta na podstawie danych znajdujących się w USOS.
- Dziekan Wydziału lub upoważniony przez niego prodziekan na karcie sporządzonej w postaci wydruku danych z USOS potwierdza udzielenie wpisu na kolejny okres rozliczeniowy datą, własnoręcznym podpisem i imienną pieczęcią lub uwierzytelnieniem w USOS nie później niż do końca zaliczanego semestru.
- Karta okresowych osiągnięć studenta zawiera: imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwisko oraz tytuł profesora, stopień naukowy lub stopień w zakresie sztuki lub tytuł zawodowy osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie, nazwy zajęć, w tym praktyk, w semestrze lub roku, określenie formy weryfikacji osiągnięć studenta uzyskanych w ramach zajęć w danym semestrze lub roku, uzyskaną ocenę, liczbę uzyskanych punktów ECTS, datę i uwierzytelnienie w USOS osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie, datę i podpis dziekana lub upoważnionego przez niego prodziekana (lub uwierzytelnienie w USOS), potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.
- Egzemplarz karty przechowuje się w teczce akt osobowych studenta.
§ 6
- Ogłoszenie wyników danego zaliczenia bądź egzaminu, a także wystawienie oceny końcowej następuje poprzez wprowadzenie ocen do protokołów w USOS na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
- Protokoły sporządzane są przez nauczycieli akademickich lub inne osoby odpowiedzialne za przedmiot wyłącznie po uprzednim wprowadzeniu ocen do USOS i tylko na podstawie znajdujących się tam danych.
- Nauczyciel akademicki lub inna osoba odpowiedzialna za przedmiot po sporządzeniu protokołu, o którym mowa w ust. 2, jest zobowiązany go wydrukować i podpisany przekazać do dziekanatu lub uwierzytelnić wydruk w USOS w ustalonych przez dziekana terminach;
- Za terminowość wpisywania ocen i zaliczeń w USOS odpowiada kierownik jednostki zatrudniającej nauczyciela akademickiego koordynującego przedmiot i tym samym zobowiązanego do wprowadzenia ocen do systemu. Terminy zamknięcia USOS na wpisywanie ocen są określone w zarządzeniu rektora w sprawie zasad organizacji roku akademickiego.
- Protokoły w formie wydruku są przechowywane we właściwym dziekanacie, a następnie archiwizowane zgodnie z wymogami określonymi w przepisach kancelaryjnych i archiwizacyjnych obowiązujących w Uczelni.
- Pracownicy dziekanatów są zobowiązani do weryfikacji kompletności danych zawartych w protokołach.
- W przypadku rozbieżności danych pomiędzy protokołem zaliczenia przedmiotu i kartą okresowych osiągnięć studenta pracownik dziekanatu ma obowiązek wyjaśnić wszelkie wątpliwości w tym zakresie z prowadzącym zajęcia albo koordynatorem przedmiotu.
§ 7
- Na wszystkich kierunkach studiów w Uczelni (z wyjątkiem kierunku Weterynaria) obowiązuje praca dyplomowa.
- Szczegółowe zasady składania prac dyplomowych określa dziekan.
§ 8
- Uczelnia prowadzi księgę dyplomów w postaci elektronicznej.
- Do księgi dyplomów wpisuje się:
1) kolejny, w ramach uczelni, numer dyplomu ukończenia studiów,
2) numer albumu,
3) imiona i nazwisko studenta,
4) rok urodzenia,
5) datę rozpoczęcia studiów,
6) kierunek, poziom, profil i formę studiów,
7) datę złożenia egzaminu dyplomowego
8) tytuł zawodowy.
§ 9
- Wzory dyplomów ukończenia studiów obowiązujących w Uczelni określa Senat..
- Zasady sporządzania i wydawania dyplomów ukończenia studiów oraz suplementów do dyplomów wydawanych absolwentom określa rektor w drodze zarządzenia.
§ 10
- Student jest uprawniony do otrzymania Elektronicznej Legitymacji Studenckiej (ELS).
- Student odbywający studia jednocześnie na więcej niż jednym wydziale w Uczelni posługuje się jedną legitymacją wydaną na wydziale, na którym wybrał podstawowy kierunek studiów.
- Legitymacja studencka jest własnością studenta i nie podlega zwrotowi.
- Legitymacja studencka traci ważność w okolicznościach określonych w Regulaminie studiów Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.
- Zasady dotyczące przygotowywania i wydawania Elektronicznych Legitymacji Studenckich regulują odrębne przepisy.
- Wzór legitymacji studenckiej określają odrębne przepisy.
- Za wydanie legitymacji studenckiej i duplikatu legitymacji studenckiej pobiera się opłatę, o której mowa w odrębnych przepisach. Opłatę student wnosi na indywidualnie wygenerowane konto lub inny nr rachunku bankowego wskazany przez rektora.
- Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie w kolejno oznaczonych polach legitymacji hologramu.
- W przypadku wydania duplikatu legitymacji studenckiej, fakt ten odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejną literę alfabetu. Oryginał legitymacji oznacza się literą "a".
- Legitymacja studencka zawierająca błędy lub omyłki podlega wymianie.
§ 11
- Uczelnia może dokonywać sprostowań w albumie studentów, księdze dyplomów, na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu (przez uprawnionego pracownika Uczelni).
- Sprostowań dokonuje się na podstawie dokumentu zawierającego prawidłowe dane przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. W miejscu sprostowania należy umieścić odpowiednią adnotację "Dokonano sprostowania", podpis i pieczątkę imienną osoby, która dokonała sprostowania dokumentu, datę i pieczęć urzędową uczelni.
- W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania.
- Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.
- Uczelnia nie dokonuje sprostowań w treści dyplomu, odpisu dyplomu, suplementu i odpisu suplementu do dyplomu.
- Dokumenty, o których mowa w ust. 5, zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie na zasadach określonych w zarządzeniu Rektora w sprawie zasad sporządzania i wydawania dyplomów ukończenia studiów oraz suplementu do dyplomu wydawanych absolwentom Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.
§ 12
- W przypadku gdy zmiana danych osobowych zawartych w dokumentacji przebiegu studiów nastąpiła w trakcie studiów, dokumenty dotyczące przebiegu studiów wystawia się na nowe dane osobowe od momentu złożenia pisemnego wniosku przez studenta w tej sprawie.
- W tym celu student ma obowiązek przedstawić do wglądu w dziekanacie wydziału oryginał odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu.
- Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imion lub nazwiska absolwenta w dokumentach znajdujących się w teczce akt osobowych studenta, chyba że zmiana imion lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu.
- W przypadku dyplomu ukończenia studiów wyższych, suplementu do dyplomu oraz ich odpisów zasady zmiany imienia lub nazwiska po ukończeniu studiów i sposób postępowania w tych sprawach określa zarządzenie rektora w sprawie zasad sporządzania dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplementu do dyplomów wydawanych absolwentom.
§ 13
- Dokumenty wydawane przez Uczelnię w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów, przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą, są uwierzytelniane na pisemny wniosek zainteresowanego.
- Dyplomy ukończenia studiów wraz z suplementami, ich odpisy, w tym odpisy w języku obcym, ich duplikaty, a także zaświadczenia o ukończeniu studiów uwierzytelnia dyrektor Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej.
- Dokumenty inne niż wymienione w ust. 2, w szczególności odpisy lub wyciągi dokumentów znajdujących się w teczce akt osobowych studenta, karty okresowych osiągnięć, wyciąg/wypis z ocen, kartę przebiegu studiów, są uwierzytelniane przez prorektora ds. studenckich i edukacji.
- Uwierzytelnienia dokumentów wydawanych przez Uczelnię przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą dokonuje się przez umieszczenie na dokumencie:
1) klauzuli uwierzytelniającej zawierającej stwierdzenie autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej jednostki organizacyjnej, którą jest opatrzony ten dokument;
2) podpisu osoby dokonującej uwierzytelnienia dokumentu;
3) pieczęci urzędowej Uczelni;
4) nazwy miejscowości i daty dokonania uwierzytelnienia.
- Za uwierzytelnienie dokumentów wydawanych przez Uczelnię przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą pobierana jest opłata, której wysokość określona w odrębnych przepisach.
§ 14
Osoby korzystające z bazy danych studentów zobowiązane są do spełnienia warunków określonych w Polityce ochrony danych osobowych wprowadzonej stosownym zarządzeniem rektora.
§ 15
- Teczki akt osobowych studentów przyjętych na studia począwszy od roku akademickiego 2019/2020 zakłada się i prowadzi na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów z dnia 27 września 2018 r. (ze zm.).
- Teczki założone studentom przyjętym na studia przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1 oraz na rok akademicki 2018/2019, powinny być prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych.
§ 16
- Wykonanie zarządzenia powierza się dziekanom oraz dyrektorom jednostek ogólnouczelnianych realizujących zadania dydaktyczne.
- Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. studenckich i edukacji.
§ 17
- Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.
- Traci moc zarządzenie nr 45/2017 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 4 kwietnia 2017 r. z późn. zm. w sprawie określenia dokumentacji programu kształcenia oraz zasad dotyczących procesu dydaktycznego w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu.
- Traci moc zarządzenie nr 131/2008 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 28 października 2008 r. w sprawie zasad prowadzenia księgi dyplomów w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu.
Rektor
prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy
