w sprawie przygotowywania i przekazywania w formie elektronicznej danych, informacji, sprawozdań przez Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”.
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity z 2012 r. poz. 572 ze zmianami), w związku z art. 34a, art. 35 ust. 1, 2 i 3 pkt 2 i 3 oraz art. 100 ust. 3, art. 129a, art. 170c, art. 201a ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), art. 4c, ust. 1-4 i 9-10 ustawy z dnia 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki i niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 249), zarządza się co następuje:
§ 1
Ustala się zasady przygotowywania i przekazywania w formie elektronicznej danych, informacji, sprawozdań do Zintegrowanego Systemu Informatycznego o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on, zwanego dalej Systemem POL-on, obejmującego System Informacji o Szkolnictwie Wyższym oraz System Informacji o Nauce.
§ 2
- System POL-on wspiera pracę Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Głównego Urzędu Statystycznego, Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz Centralnej Komisji ds. Stopni i Tytułów.
- Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu jest mowa o:
1) Uczelni – należy przez to rozumieć Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, zwany dalej Uczelnią,
2) Administratorze Uczelni Systemu POL-on – należy przez to rozumieć osobę posiadającą wiedzę merytoryczną z zakresu funkcjonowania Uczelni i informatyczną z zakresu Systemu POL-on, posiadającą pełnomocnictwo wydane przez Rektora do wykonywania w jego imieniu określonych czynności,
3) podstawowej jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć Wydział Uczelni,
4) dziekanie – należy przez to rozumieć kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej,
5) jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć instytut, katedrę, jednostkę międzywydziałową lub jednostkę ogólnouczelnianą, dział, biuro uczelni, centrum, samodzielną sekcję,
6) kierowniku jednostki organizacyjnej – należy przez to rozumieć dyrektora lub kierownika jednostki, o której mowa w punkcie 5,
7) koordynatorze – należy przez to rozumieć osobę posiadającą wiedzę informatyczną i merytoryczną z zakresu funkcjonowania jednostki organizacyjnej i Systemu POL-on,
8) użytkowniku Systemu POL-on – należy przez to rozumieć pracownika Uczelni posiadającego wiedzę merytoryczną w danym zakresie, któremu przydzielono odpowiednią rolę i uprawnienie do pracy w Systemie POL-on,
9) roli w Systemie POL-on – należy przez to rozumieć nadawane użytkownikom przez Administratora Uczelni Systemu POL-on uprawnienia dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu.
§3
- Rektor powołuje:
1) Administratora Uczelni Systemu POL-on.
2) Koordynatora ds. informatycznych dla Systemu POL-on.
3) Koordynatorów merytorycznych dla Systemu POL-on.
- Dziekani Wydziałów powołują Koordynatorów wydziałowych dla Systemu POL-on.
- Powołany Administrator Uczelni Systemu POL-on oraz Koordynatorzy dla Systemu POL-on ponoszą odpowiedzialność służbową za prawidłowe realizowanie wymagań ustawowych w zakresie przekazywania danych do Systemu POL-on w Uczelni.
§4
- Administrator Uczelni Systemu POL-on odpowiedzialny jest za:
1) koordynację prac nad przypisanymi zadaniami Uczelni w zakresie Systemu POL-on, nadzór nad działalnością wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie prawidłowego, rzetelnego i terminowego wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania i usuwania danych w Systemie POL-on,
2) przydzielanie i zarządzanie rolami w Systemie POL-on tj. nadawanie/wycofywanie ról użytkownikom i uprawnień do pracy w Systemie POL-on na podstawie Wniosku bezpośredniego przełożonego oraz za nadzór nad wydawaniem i rejestrowaniem upoważnień Rektora i uprawnień do pracy w Systemie POL-on. Wzór Wniosku stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia,
3) koordynację prac i nadzór nad prawidłową współpracą Koordynatorów dla Systemu POL-on,
4) raportowanie do kierownictwa Uczelni o stanie realizacji zadań w zakresie przekazywania danych do Systemu POL-on,
5) bieżącą analizę problematyki sprawozdawczej wg zapotrzebowania informacyjnego Systemu POL-on i podejmowanie odpowiednich w tym zakresie czynności, w tym w uzgodnieniu z odpowiednimi prorektorami, dziekanami, kierownikami jednostek organizacyjnych, nadzór nad rodzajem danych, sprawozdań, wykazów przekazywanych do Systemu POL-on,
6) przekazywanie informacji o zmianach informacyjno-sprawozdawczych w Systemie POL-on,
7) zgłaszanie zagrożeń kierownictwu Uczelni mogących zakłócić rzetelność, prawidłowość i terminowość przekazywanych danych do Systemu POL-on wraz ze wskazaniem obszaru, w którym te ryzyka zostały zidentyfikowane, jednocześnie wskazując na wymagane działania w celu zminimalizowania lub wyeliminowania zidentyfikowanych zagrożeń,
8) opracowywanie i aktualizowanie wewnętrznych zasad realizacji zadań w zakresie przygotowywania i przekazywania danych do Systemu POL-on,
9) przestrzegania zasad w zakresie bezpieczeństwa danych przesyłanych informatycznie.
- Koordynator ds. informatycznych dla Systemu POL-on odpowiedzialny jest za:
1) koordynację prac i współpracę jednostek organizacyjnych Uczelni w obszarze informatycznym, w zakresie objętym obowiązkiem raportowania do Systemu POL-on, w szczególności w zakresie zadań dotyczących przekazywania danych do Systemu POL-on, monitorowania prawidłowości działania systemów informatycznych, zgodności przyjętych rozwiązań z wymogami Systemu POL-on,
2) zabezpieczenie infrastruktury technicznej i technologicznej niezbędnej do realizacji wymogów w zakresie przekazywania danych do Systemu POL-on oraz nadzór nad stroną techniczną i technologiczną procesu tworzenia plików i ich eksportowania do Systemu POL-on,
3) podejmowanie działań optymalizujących systemy informatyczne biorące udział w procesie zasilania danymi Systemu POL-on,
4) przestrzeganie zasad w zakresie bezpieczeństwa danych przesyłanych informatycznie,
5) nadzór nad realizacją działań mających na celu rozwiązywanie problemów występujących w obszarze importów danych poprzez
a) dostosowywanie na bieżąco informatycznych systemów Uczelni do pracy z Systemem POL-on, a także nadzorowanie procesu tworzenia dodatkowych aplikacji kontrolujących i wspomagających masowy import danych do Systemu POL-on, w szczególności w zakresie aktualizacji kodów i słowników zgodnie z parametrami Systemu POL-on,
b) wspieranie analizy zgłaszanych błędów oraz ich wyjaśnianie,
c) wykonywanie wymaganych zestawień weryfikacyjnych umożliwiających potwierdzenie zgodności danych w systemach zasilających z danymi w Systemie POL-on.
- Koordynatorzy merytoryczni dla Systemu POL-on odpowiedzialni są za:
1) nadzór nad realizacją wymagań informacyjno-sprawozdawczych określonych w przepisach prawa i Systemie POL-on, w zakresie obszarów merytorycznych, za które odpowiadają,
2) rzetelność i kompletność danych wprowadzanych do Systemu POL-on poprzez podejmowane działania w zakresie:
a) analizy wymagań informacyjno-sprawozdawczych w określonym obszarze merytorycznym,
b) identyfikacji źródeł informacji zarówno w zakresie organizacyjnym jak i technologicznym,
c) zapewnienia zgodności informacji gromadzonych w jednostkach organizacyjnych i systemach informatycznych wspierających ewidencję z wymaganiami informacyjno-sprawozdawczymi Systemu POL-on,
d) monitorowania zadań jednostek organizacyjnych związanych z przygotowaniem i weryfikacją danych, stanowiących źródło informacji dla Systemu POL-on, w systemach/bazach uczelnianych w koordynowanym obszarze,
e) organizacji procesów weryfikacji w zakresie danych gromadzonych w bazach i systemach informatycznych uczelni w odniesieniu do wymagań informacyjno-sprawozdawczych w koordynowanym obszarze,
f) zgłaszania potrzeb uruchomienia oraz aktualizowania narzędzi informatycznych umożliwiających ewidencję i gromadzenie danych informacyjno-sprawozdawczych w koordynowanym obszarze.
- Koordynatorzy wydziałowi dla Systemu POL-on odpowiedzialni są za:
1) analizę wymagań informacyjno-sprawozdawczych w zakresie danych wprowadzanych do Systemu POL-on na Wydziale,
2) prawidłową realizację zadań na Wydziale związanych z wprowadzaniem i weryfikacją danych w Systemie POL-on oraz w systemach informatycznych uczelni zasilających System POL-on,
3) przekazywanie informacji pracownikom Wydziału o zmianach w zakresie sprawozdawczości POL-on,
4) organizację poziomów weryfikacji prawidłowych danych na Wydziale, zgłaszanie błędów i sugestii dotyczących modyfikacji w systemach informatycznych uczelni i Systemie POL-on,
5) przygotowywanie harmonogramów zadań na Wydziale dotyczących procesu przekazywania danych do Systemu POL-on,
6) zgłaszanie potrzeb uruchomienia oraz aktualizowania narzędzi informatycznych umożliwiających ewidencję i gromadzenie danych informacyjno-sprawozdawczych do Systemu POL-on na Wydziale.
- Wykaz powołanych Koordynatorów dla Systemu POL-on stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia.
- Zmiana Koordynatorów dla Systemu POL-on i zakresu nie wymaga zmiany Zarządzenia.
§ 5
- Dziekani odpowiedzialni są za:
1) opracowanie szczegółowych, wydziałowych zasad przekazywania informacji z Wydziału do Systemu POL-on,
2) nadzór nad realizacją wymagań informacyjno-sprawozdawczych określonych w przepisach prawa i Systemie POL-on dotyczących Wydziału,
3) wprowadzanie prawidłowych, rzetelnych i terminowych danych i informacji do Systemu POL-on,
4) powołanie Koordynatorów wydziałowych dla Systemu POL-on,
5) wskazanie imienne osób odpowiedzialnych za wprowadzanie, aktualizowanie, archiwizowanie lub usuwanie danych i informacji w poszczególnych modułach Systemu POL-on i występowanie z Wnioskiem o nadanie upoważnień, uprawnień do pracy w Systemie POL-on,
6) zgłoszenie do Administratora Uczelni Systemu POL-on powołanych Koordynatorów wydziałowych dla Systemu POL-on.
- Kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialni są za:
1) organizację i nadzór nad przygotowaniem danych, informacji do Systemu POL-on,
2) przekazywanie prawidłowych, aktualnych, rzetelnych i kompletnych danych, zgodnych ze stanem faktycznym, z dokumentacją i z informacjami zawartymi w systemach informatycznych uczelni,
3) wskazanie imienne osób jako użytkowników Systemu POL-on oraz określenie zakresu ich zadań w wyznaczonym module zgodnie z zestawieniem ról użytkowników.
- Dziekani i kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialni są za rzetelne dokumentowanie danych wprowadzanych do Systemu POL-on oraz za nadzór nad ochroną danych osobowych wprowadzanych do Systemu POL-on.
- Dziekani i kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialni są za:
1) określenie i aktualizację zakresów czynności, uprawnień i obowiązków użytkowników Systemu POL-on i przekazanie ich do Działu Kadr i Spraw Socjalnych do akt pracowników,
2) bieżącą weryfikację listy uprawnień pracowników jednostki organizacyjnej do pracy w Systemie POL-on,
3) bieżący monitoring i nadzór nad ustalaniem, przesyłaniem, aktualizacją danych, informacji zgodnie z zakresem i terminami ustawowymi,
4) kontrolę poprawności danych przekazywanych do Systemu POL-on, nie rzadziej niż w okresach wykazanych w Terminarzu sprawozdawczości do Systemu POL-on, stanowiącym załącznik nr 3 do Zarządzenia,
5) zmiana informacji zawartych w Terminarzu sprawozdawczości do Systemu POL-on nie wymaga zmiany Zarządzenia.
Aktualna treść załącznika nr 3 znajduje się na stronie Uczelni.
§ 6
Pracownicy wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni są zobowiązani do ścisłej współpracy z Administratorem Uczelni Systemu POL-on, w celu realizacji ustawowych zadań Uczelni w zakresie wprowadzania danych do Systemu POL-on i sporządzania sprawozdań.
§ 7
- Pracownicy uczelni, będący użytkownikami Systemu POL-on, odpowiedzialni są za:
1) poprawne opracowanie i przekazanie danych do Systemu POL-on w terminach uzgodnionych z właściwym Koordynatorem dla Systemu POL-on oraz zgodnie z przepisami prawa,
2) zapoznanie się z aktualną instrukcją obsługi Systemu POL-on dostępną w formie elektronicznej na stronie www.polon.nauka.gov.pl, wypełnianie obowiązków sprawozdawczych poprzez bieżące monitorowanie statusu danych,
3) aktualizację danych w zakresie merytorycznym swojej jednostki organizacyjnej,
4) monitorowanie bieżących informacji w Systemie POL-on, a w przypadku pojawienia się nowych zadań odpowiadają za ich wykonanie,
5) sprawdzanie aktualności Systemu POL-on, w szczególności informacji o zmianach w Systemie POL-on.
- Nadanie uprawnień w Systemie POL-on upoważnia równocześnie pracownika do bezpośredniego kontaktowania się w sprawach dotyczących funkcjonalności Systemu POL-on w formie elektronicznej poprzez dedykowaną funkcję Systemu POL-on. Użytkownik Systemu POL-on jednocześnie zobowiązany jest przesłać taką informację do swojego Koordynatora dla Systemu POL-on.
- Informacje przekazywane przez pracowników do Systemu POL-on podlegają okresowemu sprawdzeniu przez osoby nadzorujące, nie rzadziej niż w okresach wykazanych w Terminarzu sprawozdawczości do Systemu POL-on stanowiącym załącznik nr 3 do Zarządzenia.
- Osoby wprowadzające dane na wydziałach w module „Pracownicy”, zobowiązane są do współdziałania i uzgodnień w zakresie wprowadzanych, aktualizowanych lub usuwanych danych z upoważnionym pracownikiem Działu Kadr i Spraw Socjalnych monitorującym realizację zadania.
§ 8
- Rektor udziela imiennych upoważnień pracownikom do wprowadzania, aktualizowania, archiwizowania lub usuwania danych do Systemu POL-on na podstawie Wniosku bezpośredniego przełożonego, o którym mowa w § 4 ust 1 pkt 2 Zarządzenia i tym samym nadaje użytkownikom uprawnienia i dostęp do pracy w Systemie POL-on.
- Upoważnienie z klauzulą „przyjmuję do wiadomości i stosowania” sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden zostaje przekazany przez Administratora Uczelni Systemu POL-on osobie upoważnionej, drugi i trzeci, podpisany przez osobę upoważnioną i opatrzony datą, kolejno pozostaje u Administratora Uczelni Systemu POL-on, a trzeci przekazany jest do Działu Kadr i Spraw Socjalnych, gdzie jest przechowywany w aktach pracownika.
- Powołanie/zawieszenie użytkowników, nadanie/wycofanie zakresu uprawnień do pracy w Systemie POL-on oraz dostęp do danych w Systemie POL-on następuje na podstawie Wniosku bezpośredniego przełożonego tj. dziekana, kierownika jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za przygotowanie, wprowadzanie, aktualizowanie danych i informacji do Systemu POL-on, który należy złożyć niezwłocznie do Administratora Uczelni Systemu POL-on.
- Wniosek o nadanie/wycofanie uprawnień dla kierowników jednostek organizacyjnych składają ich bezpośredni przełożeni, zgodnie ze strukturą organizacyjną Uczelni.
- Wzór Wniosku stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia.
- Dostęp do danych w Systemie POL-on posiadają także rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz, kwestor i audytor wewnętrzny.
- Informację zwrotną o udzielonym upoważnieniu i przyznaniu uprawnienia pracownikowi do pracy w Systemie POL-on Administrator Uczelni Systemu POL-on przekazuje niezwłocznie elektronicznie na adres wnioskodawcy tj. bezpośredniego przełożonego użytkownika Systemu POL-on.
- Zakres prac związanych z przydzieloną rolą, nadanym uprawnieniem do pracy w Systemie POL-on, przełożony pracownika wpisuje do zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracownika.
- Nadanie uprawnienia do pracy w Systemie POL-on pracownikowi, którego działania są związane z przetwarzaniem danych osobowych, może nastąpić tylko gdy posiada on upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
- W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy lub zmiany zakresu pracy pracownika, bezpośredni przełożony, dziekan, kierownik jednostki organizacyjnej jest zobowiązany wystąpić niezwłocznie z Wnioskiem o zawieszenie użytkownika, zmianę lub wycofanie dotychczas nadanych uprawnień w Systemie POL-on i odpowiednio zmianę zakresu lub wycofanie upoważnienia Rektora.
§ 9
- Dziekani sporządzają półroczne Oświadczenia potwierdzające, że dane wprowadzane do Systemu POL-on, bezpośrednio lub za pośrednictwem systemów informatycznych uczelni, są zgodne ze stanem faktycznym, pokrywają się z danymi zawartymi w wewnętrznych systemach informatycznych uczelni i z danymi przekazanymi do GUS i składają je w terminach do dnia 7 marca (wg stanu na dzień 1 marca) oraz do dnia 7 grudnia (wg stanu na dzień 30 listopada) do Administratora Uczelni Systemu POL-on.
- Dyrektor Działu Kadr i Spraw Socjalnych w obszarze nauczycieli akademickich i pracowników inżynieryjno-technicznych w zakresie przekazywanych danych do Systemu POL-on bezpośrednio lub za pośrednictwem systemów informatycznych uczelni, sporządza coroczne Oświadczenie potwierdzające zgodność przekazanych danych ze stanem faktycznym, z danymi zawartymi w wewnętrznych systemach informatycznych uczelni i z danymi przekazanymi do GUS i składa je w terminie do dnia 10 stycznia wg stanu na dzień 31 grudnia do Administratora Uczelni Systemu POL-on.
- Pozostali kierownicy jednostek organizacyjnych wprowadzający dane sprawozdawcze do Systemu POL-on sporządzają coroczne Oświadczenia potwierdzające, że dane wprowadzane w jednostce organizacyjnej są zgodne ze stanem faktycznym, z danymi zawartymi w systemach informatycznych Uczelni i z danymi przekazanymi do GUS i po zaakceptowaniu treści Oświadczenia przez właściwego Koordynatora merytorycznego składają je w terminie do dnia 10 stycznia wg stanu na dzień 31 grudnia do Administratora Uczelni Systemu POL-on.
- Administrator Uczelni Systemu POL-on na podstawie otrzymanych Oświadczeń o zgodności danych dotyczących poszczególnych obszarów oraz po przeprowadzeniu własnej oceny, sporządza Oświadczenie wewnętrzne zapewniające Rektora o zgodności ze stanem faktycznym przekazanych danych, informacji, sprawozdań w Systemie POL-on.
- Wzór Oświadczenia zawiera załącznik nr 4 do Zarządzenia.
§ 10
- Realizację postanowień Zarządzenia powierza się dziekanom, kierownikom jednostek organizacyjnych uczelni, zgodnie z odpowiedzialnością służbową za dany obszar.
- Nadzór nad realizacją postanowień Zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. rozwoju uczelni.
z upoważnienia rektora
Prorektor ds. rozwoju uczelni
prof. dr hab. Andrzej Drabiński
Załączniki:
1. Wzór Wniosku
2. Wykaz powołanych Koordynatorów dla Systemu POL-on
3. Terminarz sprawozdawczości do Systemu POL-on
4. Wzór Oświadczenia
