Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), § 18 ust. 3 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu w związku z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.)

W związku z zakończeniem postępowania przetargowego na świadczenie usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu w zakresie nadawania przesyłek pocztowych oraz wdrażaniem systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) w ramach projektu "Zarządzanie potencjałem dydaktycznym Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu poprzez wdrożenie technologii IT", wprowadza się zmiany do załącznika nr 1 zarządzenia nr 176/2011 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie wprowadzenia w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu Instrukcji Kancelaryjnej oraz utraty mocy obowiązującej zarządzenia nr 40/94 Rektora Akademii Rolniczej we Wrocławiu z dnia 27 października 1994 r. wprowadzającego w życie przepisy kancelaryjno-archiwalne i zarządza się co następuje:

§ 1

Rozdział IX: Ekspedycja pism § 18 i 19 otrzymują brzmienie:

§ 18

„Za obsługę korespondencji w zakresie wysyłania przesyłek pocztowych na Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu odpowiadają:

1. Kancelaria Ogólna, znajdująca się w budynku głównym Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, w zakresie obsługi pocztowej wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni, za wyjątkiem jednostek wskazanych w ust. 2.

2. Kancelarie terenowe (tzw. pomocnicze), które funkcjonują w ramach następujących jednostek organizacyjnych:

a) Rolniczy Zakład Doświadczalny Swojec (RZD Swojec),

b) Stacja Badawczo-Dydaktyczna w Radomierzu (SB-D w Radomierzu),

c) Wydawnictwo Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu (Wydawnictwo UPWr).

3. Ekspedycja poczty odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej oraz kancelarii terenowych, o których mowa w § 1 ust. 2, odpowiednio dla jednostek organizacyjnych na następujących zasadach:

a) jednostki organizacyjne odpowiedzialne merytorycznie przygotowują przesyłki do ekspedycji (wysyłki),

b) przygotowanie pisma do ekspedycji obejmuje:

– sprawdzenie wymogów formalnych pisma, tj. czy dokument posiada wszystkie obowiązkowe elementy w szczególności podpisy i pieczęcie,
– zweryfikowanie dołączenia wszystkich załączników,
– sprawdzenie obecności wymaganej liczby kopii pisma przesyłanych do wiadomości,
– zaadresowanie kopert i przesyłek oraz ewentualnych zwrotnych poświadczeń odbioru,
– wprowadzenie pisma (lub innej formy przesyłki) do systemu EOD z zaznaczeniem m.in. rodzaju przesyłki (wraz z jej wagą, gabarytem, świadczeniami dodatkowymi), nadawcy, tematu, daty, a także adresata.
– przekazanie przesyłki do Kancelarii Ogólnej lub terenowej (wg właściwości),
– włączenie kopii do teczki i odnotowanie ekspedycji”.

§ 19

„1. Ekspedycja – wysyłka przesyłek należy do obowiązków kancelarii. Przesyłki wychodzące na zewnątrz Uczelni przyjmowane są w kancelarii ogólnej do godziny 13.00. W szczególnie uzasadnionych przypadkach korespondencja, po uzgodnieniu z Kanclerzem, może zostać przyjęta i wysłana pomimo dostarczenia jej do Kancelarii Ogólnej po godzinie 13.00.

2. Kancelaria Ogólna i kancelarie terenowe po otrzymaniu przesyłek sprawdzają ich zgodność z stanem rejestracji w systemie EOD, weryfikują parametry przesyłek (gabaryt, wagę, numer itp.), uzupełniają numery nadawcze lub je poprawiają zgodnie ze stanem faktycznym.

3. Kancelaria Ogólna oraz kancelarie terenowe dzielą przesyłki przeznaczone do wysyłki wg rodzajów, zaopatrują je w znak opłaty (zgodnie z umową z operatorem pocztowym), wpisują do zbiorczych pocztowych książek nadawczych szczegółowo przesyłki rejestrowane i sumarycznie przesyłki nierejestrowane.

4. Kancelaria Ogólna i kancelarie terenowe zatwierdzają dokumenty w EOD, następnie generują zestawienia wydruku książek nadawczych w 2 egzemplarzach – jeden dla operatora pocztowego, drugi z pokwitowaniem operatora pocztowego o przyjęciu przesyłek do obrotu pocztowego a/a.

5. Jednostki organizacyjne Uczelni zobowiązane są do podawania adresu Uczelni do korespondencji zgodnie z siedzibą jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za wysyłane przesyłki.

6. W przypadkach szczególnie pilnych i mających miejsce poza godzinami pracy Kancelarii Ogólnej można (za zgodą Kanclerza) nadać przesyłkę w formie bezgotówkowej w wyznaczonej placówce operatora pocztowego (Urząd Pocztowy Wrocław-32 w Rynku), z którym Uczelnia podpisała umowę na świadczenie usług pocztowych. Przesyłkę kurierską można nadać w takich sytuacjach wzywając kuriera do siedziby jednostki organizacyjnej lub nadać także w wyznaczonym urzędzie pocztowym. W tych przypadkach należy przygotować przesyłkę zgodnie z wymogami nadawania przesyłek, sporządzając dowód nadania w formie bezgotówkowej w 2 egzemplarzach (zgodnie z wymogami operatora pocztowego – wg wzoru w EOD), jednakże bez numeru nadania, który na przesyłce umieści operator pocztowy. Potwierdzoną kopię dowodu nadania należy bezzwłocznie przekazać do Kancelarii Ogólnej celem rozliczenia przesyłek nadanych z operatorem pocztowym, a informację o nadaniu przesyłki wprowadzić do EOD”.

§ 2

Pozostałe postanowienia zarządzenia nie ulegają zmianie.

§ 3

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 04.05.2015 r.

2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się mgr inż. Krzysztofowi Grembowskiemu zastępcy Kanclerza ds. Administracyjno – Gospodarczych.

Rektor

prof. dr hab. Roman Kołacz