Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. 2022 poz. 574 z późn. zm.), §8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 28 czerwca 2019 roku z późn. zm., §3 pkt 37 Regulaminu audytu wewnętrznego wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 190/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 20 listopada 2019 roku w sprawie wprowadzenia Karty Audytu wewnętrznego w Uniwersytecie we Wrocławiu oraz Regulaminu Audytu Wewnętrznego w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu z późn. zm., zarządza się, co następuje:

§ 1

Na podstawie sprawozdania z przeprowadzonego zadania zapewniającego pod nazwą: „Realizacja zadań przez Sekcję Nieruchomości w Centrum Zarządzania Budynkami” i zawartych w nim ustaleń, zobowiązuje się:

1. Prorektora ds. organizacji i rozwoju uczelni do realizacji postanowienia §1 ust. 4 Zarządzenia nr 81/2021 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 12 kwietnia 2021 roku w sprawie przekształcenia dotychczasowego Biura Zarządzania Nieruchomościami w Sekcję Nieruchomości w Centrum Zarządzania Budynkami oraz wprowadzenia zmian do Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie Zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 roku, poprzez powołanie Kierownika Sekcji Nieruchomości, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku;

2. Kanclerza ds. administracyjno – gospodarczych do wzmocnienia nadzoru nad procesami związanymi ze zbywaniem nieruchomości i oddawaniem nieruchomości rolnych do korzystania na podstawie umów cywilnoprawnych oraz zapewnienia aby bezpośredni przełożony lub inna upoważniona osoba, przed podpisaniem aktu notarialnego (w przypadku sprzedaży), zawarciem umowy dzierżawy lub aneksu do umowy (w przypadku dzierżawy) potwierdziła podpisem zgodność postępowania z obowiązującym regulaminem oraz kompletność dokumentacji w sprawie, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 31 sierpnia 2022 roku;

3. Dyrektora Centrum Zarządzania Budynkami do:

1) aktualizacji Regulaminu określającego zasady i tryb zbywania lub oddawania do korzystania na podstawie umów cywilnych nieruchomości, których uczelnia jest właścicielem lub wieczystym użytkownikiem, wprowadzonego w życie Zarządzeniem nr 106/2007 Akademii Rolniczej we Wrocławiu z dnia 10 listopada 2007 roku wprowadzającym w życie regulamin określający zasady i tryb zbywania lub oddawania do korzystania na podstawie umów cywilnych nieruchomości, których uczelnia jest właścicielem bądź wieczystym użytkownikiem z późn. zm., w taki sposób aby Regulamin był zgodny z przepisami obowiązującego prawa, zabezpieczał interesy Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu oraz regulował istotne kwestie związane ze zbywaniem i oddaniem do korzystania nieruchomości na podstawie umów cywilnoprawnych, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 31 sierpnia 2022 roku,

2) opracowania i sformalizowania wzorów dokumentów tworzonych w ramach procesu sprzedaży i dzierżawy nieruchomości oraz rozważenia, i w razie potrzeby wprowadzenia, stosowania list sprawdzających/list kontrolnych (check lista) itp., wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku,

3) określenia i opisania:

a) terminu wystawiania przez pracowników Sekcji Nieruchomości faktur za dzierżawę nieruchomości, przesyłania do dzierżawców faktur za dzierżawę nieruchomości oraz określania terminu zapłaty czynszu w sposób zgodny z warunkami określonymi w umowie,

b) sposobu sprawdzania nie zalegania z płatnościami w przypadku przedłużania umów dzierżawy i w przypadku zgłoszenia udziału w postępowaniu oraz sposobu udokumentowania tego faktu

wyznaczając termin na wykonanie zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku,

4) uzgodnienia i wdrożenia w Sekcji Nieruchomości sposobu gromadzenia/przechowywania dokumentacji w sprawie (gromadzenie dokumentacji w aktach sprawy wymaga spójności i zachowania chronologii zdarzeń; gromadzona dokumentacja powinna być kompletna i dostępna dla pracowników Sekcji Nieruchomości), tak aby możliwe było odtworzenie przebiegu postępowania i kontynuowanie go przez innego pracownika, wyznaczając termin na wykonanie zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku,

5) opracowania i wdrożenia w Sekcji Nieruchomości ewidencji nieruchomości po byłych rolniczych zakładach doświadczalnych, zawierającej możliwie szeroki zakres informacji, na podstawie której możliwe będzie uzyskanie niezbędnych na daną chwilę informacji/danych oraz wskazania osób odpowiedzialnych za aktualizację danych w ewidencji i zapewnienie bieżącej aktualizacji informacji o nieruchomościach a także zapewnienia dostępu do ewidencji wszystkim pracownikom Sekcji Nieruchomości i innym upoważnionym osobom, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku,

6) zwiększenia nadzoru i kontroli nad realizacją zadań przez Sekcję Nieruchomości oraz do przekazywania na bieżąco wszystkim pracownikom informacji w zakresie zrealizowanych zadań, w tym wypracowanych rozwiązań/pożądanych działań, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku,

7) zapewnienia przestrzegania Regulaminu, o którym mowa w ust. 3 lit a), w tym w zakresie:

a) osób upoważnionych do podejmowania określonych czynności,

b) dochowania staranności i zgodnego z wewnętrznymi przepisami dokumentowania poszczególnych etapów procesu zbywania nieruchomości i oddawania nieruchomości rolnych do odpłatnego korzystania na podstawie umów cywilnoprawnych w taki sposób aby dokumenty potwierdzały poszczególne zdarzenia i zawierały niezbędne informacje, w tym także aby były opatrzone datą sporządzenia/zdarzenia, potwierdzeniem otrzymania/wysłania, itp.,

8) aktualizacji zakresów obowiązków pracowników Sekcji Nieruchomości w taki sposób aby były zgodne z aktami prawa wewnętrznego, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 30 września 2022 roku,

9) aktualizacji informacji w odniesieniu do pracowników Sekcji Nieruchomości znajdujących się w intranecie i na innych ogólnie dostępnych stronach, wyznaczając termin realizacji zobowiązania do dnia 31 lipca 2022 roku,

10) zapewnienia pracownikom udziału w szkoleniach podnoszących wiedzę i umiejętności pozwalające skutecznie i efektywnie wykonywać powierzone zadania,

11) nie rzadziej niż raz do roku, dokonywania identyfikacji i analizy ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej, z zaangażowaniem pracowników w te procesy oraz ich dokumentowanie, wyznaczając termin na realizację zobowiązania do dnia 31 grudnia 2022 roku.

§ 2

Zobowiązuje się osoby wymienione w §1 niniejszego zarządzenia do powiadomienia Rektora i audytora wewnętrznego o wykonaniu zawartych zaleceń, w podanych wyżej terminach.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Z upoważnienia Rektora UPWr

prof. dr hab. inż. Adam Szewczuk