Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Szanowni Państwo,

W związku z zagrożeniem epidemicznym SARS-CoV-2, zarządzeniem Rektora 87/2020 z dnia 11 marca 2020 roku, czasową zmianą formy pracy na zdalną oraz zgodnie z interpretacją przepisów prawa podatkowego (Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.)) dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupu dotyczących delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej nie wymaga się dostarczenia oryginałów dokumentów.
Ze względu na powyższe okoliczności sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących rozliczeń podróży służbowych, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT.
Dokumentem finansowo-księgowym jest delegacja, załączniki nie stanowią dokumentu finansowo-księgowego i mogą być załączone tylko skanem bez dostarczania oryginału.

Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System EOD uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, pracownik dokona zniszczenia papierowych wersji dokumentów, aby nie trafiły przypadkowo do systemu EOD odrębnym obiegiem poza delegacją.

Uczelnia będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. W przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Również przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm., dalej: UoR) nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej. 

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W momencie podłączenia wszystkich dokumentów w wersji elektronicznej, potwierdzających koszty danego wyjazdu, proszę o przesyłanie delegacji do rozliczenia. Od dnia 19 marca 2020 r. proszę nie dostarczać dokumentów w wersji papierowej.