Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Zgodnie z art. 5 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r., poz. 1506) dokumentacja niearchiwalna (kategorii B, BE, Bc) powstająca w Uczelni może ulec brakowaniu, za zgodą Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu, po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania. Po wytypowaniu dokumentacji przeznaczonej do brakowania sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej (oddzielnie dla kategorii B, BE, Bc). Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników jednostek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania.

Kierownicy jednostek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (jeżeli dokumentacja niearchiwalna nie utraciła dla nich znaczenia, w tym wartości dowodowej). Przypomina się pracownikom Uczelni, że danych osobowych nie należy przetwarzać, w tym przechowywać, dłużej niż to niezbędne dla realizacji celu przetwarzania.

Niedopuszczalne jest niszczenie przez jednostki organizacyjne jakiejkolwiek dokumentacji spraw we własnym zakresie bez zgody archiwum zakładowego Uniwersytetu Przyrodniczego.

Każdy pracownik Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu jest zobowiązany do znajomości i przestrzegania przepisów kancelaryjno – archiwalnych Uniwersytetu Przyrodniczego, na które składają się: Instrukcja kancelaryjna, Instrukcja archiwalna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz pracownicy prowadzący sprawę odpowiadają za wytworzoną dokumentację przechowywaną w jednostkach.

Dokumentację niearchiwalną – kategorii B porządkuje się zgodnie z zasadami, które określa rozdział IX instrukcji kancelaryjnej, bez względu na to kiedy została ona wytworzona.

Przypomina się również o sukcesywnym obowiązku oddawania do archiwum zakładowego teczek spraw zakończonych kompletnymi rocznikami (najlepiej po upływie dwóch lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy).

Kanclerz

mgr Wioletta Fałowska