w sprawie ustalenia zasad przeprowadzania kontroli zewnętrznych i audytu zewnętrznego w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu
Na podstawie art. 23 ust. 1 i 2 pkt 2 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie Wyższym i Nauce (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 85 z późn. zm.), § 8 ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, uchwalonego przez Senat w dniu 28 czerwca 2019 r. uchwałą nr 56/2019 z późn. zm. zarządza się, co następuje:
§ 1
W Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu wprowadza się obowiązek prowadzenia jednolitego rejestru kontroli i audytów zewnętrznych w formie elektronicznej książki kontroli w ramach systemu EOD.
§ 2
Elektroniczna książka kontroli i audytów zewnętrznych zawiera następujące dane:
1) data rozpoczęcia kontroli/audytu,
2) data zakończenia kontroli/audytu,
3) oznaczenie organu przeprowadzającego kontrolę/audyt,
4) imię i nazwisko osoby upoważnionej (lub osób upoważnionych) do przeprowadzenia czynności kontrolnych lub audytowych,
5) numer upoważnienia do kontroli/audytu (bądź innego identyfikatora),
6) zakres przedmiotowy kontroli/audytu,
7) zalecenia pokontrolne/poaudytowe oraz zastosowane środki pokontrolne/poaudytowe,
8) uwagi.
§ 3
- Rozpoczęcie wykonywania czynności kontrolnych przez pracowników organu kontrolnego następuje po zgłoszeniu się do Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu i po okazaniu legitymacji służbowej oraz po dołączeniu imiennego upoważnienia do przeprowadzania kontroli w uczelni.
- Zobowiązuje się kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych i kierowników projektów do dopilnowania, aby osoba przeprowadzająca kontrolę zewnętrzną lub audyt zewnętrzny w jednostce merytorycznej/projekcie, przed przystąpieniem do kontroli lub audytu, zgłosiła swój pobyt Rektorowi, za wyjątkiem kontroli przeprowadzanej przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego, która swój pobyt jest zobowiązana zgłosić Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni.
- W przypadku, kiedy kontrola lub audyt zewnętrzny wynika z zawartej umowy kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub kierownik projektu przed rozpoczęciem przez kontrolujących/audytujących czynności kontrolnych/audytowych informuje pisemnie o tym fakcie Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.
- Rektor Uniwersytetu Przyrodniczego może pisemnie wskazać osobę/-y upoważnioną/e do reprezentowania go w trakcie kontroli.
§ 4
Przed udostępnieniem dokumentacji i dopuszczeniem kontrolującego lub audytora zewnętrznego do podjęcia właściwych czynności sprawdzających kierownik jednostki organizacyjnej (lub kierownik właściwego projektu) merytorycznie odpowiedzialnej za kontrolę lub audyt zewnętrzny zobowiązany jest do zarejestrowania tego faktu w elektronicznej książce kontroli oraz uzupełnienia metadanych od pkt 1 do 6 wymienionych w § 2. Zaleca się dołączenie skanu zawiadomienia o zamiarze podjęcia czynności kontrolujących lub audytowych (bądź innego dokumentu inicjującego kontrolę lub audyt zewnętrzny) przy zachowaniu przepisów RODO.
§ 5
- Na wniosek kontrolującego/audytora zewnętrznego kierownik jednostki organizacyjnej/kierownik projektu jest zobowiązany okazać kopię odpowiednich fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczoną przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.
- Po przeprowadzeniu kontroli/audytu zewnętrznego protokół pokontrolny podpisuje Rektor, za wyjątkiem protokołu z kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy, który przyjmuje oraz podpisuje Prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni.
- Kierownik jednostki organizacyjnej/kierownik projektu umieszcza skan podpisanego oryginału protokołu jako załącznik do zarejestrowanej uprzednio kontroli lub audytu zewnętrznego w ramach elektronicznej książki kontroli w systemie EOD oraz uzupełnia informacje do pkt 7 w § 2.
- Dokumentacja z przeprowadzonej kontroli/audytu, m.in. zawiadomienia o zamiarze podjęcia kontroli/audytu, oryginały protokołów organów kontrolnych/audytujących, oryginały wystąpień pokontrolnych/poaudytowych, zaleceń pokontrolnych/poaudytowych, wyniki kontroli/audytów, korespondencja dotycząca kontroli/audytów przechowywana jest w jednostce kontrolowanej oraz archiwizowana zgodnie z przepisami obowiązującymi w UPWr.
§ 6
- Rektor lub Prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni wydaje dyspozycje w zakresie realizacji ewentualnych zaleceń pokontrolnych i innych wystąpień organu kontrolującego lub audytującego.
- Zalecenia pokontrolne wykonuje kierownik jednostki kontrolowanej albo kierownik projektu bądź osoba wyznaczona przez Rektora lub Prorektora ds. organizacji i rozwoju uczelni wymieniona w wydanym zarządzeniu pokontrolnym lub poaudytowym.
- Zarządzenia pokontrolne lub poaudytowe sporządza Biuro Organizacyjne na podstawie oddelegowanego zadania w systemie EOD.
- Odpowiedź na zalecenia pokontrolne sporządzona przez kierownika jednostki kontrolowanej (lub osobę wyznaczoną do wykonywania zaleceń) jest przedstawiana Rektorowi lub Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni w celu akceptacji i podpisu w terminie wyznaczonym w zarządzeniu pokontrolnym.
- Za terminowe przesłanie organowi kontrolującemu/audytującemu informacji dotyczącej zaleceń pokontrolnych/poaudytowych odpowiada kierownik jednostki kontrolowanej/kierownik projektu albo osoba wyznaczona przez Rektora do realizacji zaleceń pokontrolnych.
- Wykonanie zaleceń pokontrolnych/poaudytowych monitoruje osoba wyznaczona przez Rektora w zarządzeniu pokontrolnym do sprawowania nadzoru nad realizacją zaleceń pokontrolnych.
§ 7
Z końcem danego roku kalendarzowego Biuro Rozwoju i Organizacji Uczelni drukuje roczny raport z przeprowadzonych kontroli oraz audytów zewnętrznych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu stanowiący fizyczne odzwierciedlenie elektronicznej książki kontroli, który podlega archiwizacji zgodnie z zasadami opisanymi w uczelnianej Instrukcji kancelaryjnej.
§ 8
Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.
§ 9
Zarządzenia wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.
Rektor
prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy
