Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 i 2  pkt.2 i pkt.10 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce t.j. Dz.U. z 2020  poz. 85 ze zm. w związku z art. 775   ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i przepisami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy  oraz § 8 ust. 2 i 3 pkt.2 statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu uchwalonego 28 czerwca 2019   przez Senat  uchwałą nr 56/2019 ze zm. zarządza się, co następuje:

§ 1

Przepisy ogólne

1. Zarządzenie określa zasady oraz tryb rozliczania podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu dalej zwanego: Uczelnią oraz znajduje zastosowanie do osób niebędących pracownikami Uczelni, w tym do doktorantów i studentów, realizujących zadania na rzecz Uczelni w zakresie wynikającym z Zarządzenia.
2. Podróż służbowa, w rozumieniu niniejszego Zarządzenia, to podróż krajowa (na obszarze kraju) lub zagraniczna (poza granicami kraju), realizowana w celu wykonania powierzonych zadań, których zakres i przedmiot mieści się w podstawowej działalności Uczelni, poza miejscowością w której znajduje się siedziba Uczelni lub poza stałym miejscem zatrudnienia (wykonywania zadań na rzecz Uczelni), przy czym:
   a) w odniesieniu do pracowników i doktorantów Uczelni, jest to podróż służbowa w rozumieniu art. 77 5  Kodeksu pracy; odbywana w celu wykonania zadań służbowych na polecenie pracodawcy, zwana dalej: podróżą służbową pracownika;
   b) w odniesieniu do studentów, oraz innych osób niebędących pracownikami Uczelni, jest to podróż w celu realizacji powierzonych zadań na rzecz Uczelni, określonych w wewnętrznych lub zewnętrznych programach, projektach, umowach lub porozumieniach krajowych, zagranicznych lub na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwana dalej: podróżą.
3. Na potrzeby niniejszego Zarządzenia przyjmuje się, że ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o pracodawcy, należy przez to rozumieć Uczelnię, niezależnie od tego jaki stosunek prawny łączy go z osobą odbywającą podróż służbową.
4. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o pracowniku, należy przez to rozumieć osoby, o których mowa w § 1 ust. 2 lit. a Zarządzenia.
5. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o studencie, należy przez to rozumieć osoby, o których mowa w § 1 ust. 2 lit. b Zarządzenia.
6. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o opiekunie, należy przez to rozumieć pracownika uczelni opiekującego się studentem lub osobę wskazaną przez kierownika projektu lub koordynatora programu upoważnionego do działania w systemie EOD na rzecz studenta.
7. EOD –  oznacza Elektroniczny Obieg Dokumentów.
8. DWZ – oznacza  Dział Współpracy z Zagranicą.
9. IDF – oznacza Inny Dokument Finansowy (formularz procedowany w EOD)

§ 2

Procedury dotyczące odbycia i rozliczenia podróży pracownika:

1. Podstawą do odbycia podróży służbowej:
   1) dla pracowników, o których mowa w § 1 ust. 2 lit. a Zarządzenia jest:
   a) polecenie krajowej podróży służbowej pracownika procedowane w EOD, albo
   b) polecenie zagranicznej podróży służbowej pracownika procedowane w EOD, regulowane przez odrębne Zarządzenie Rektora w sprawie wyjazdów służbowych zagranicznych.
2. Pracownik, odbywający podróż służbową krajową i zagraniczną zobowiązany jest zarejestrować wniosek w systemie EOD, zgodnie z procedurami i warunkami tam zawartymi.
3. Podstawą do ustalenia kwoty zaliczki podlegającej wypłacie w podróży służbowej zagranicznej, dla pracownika jest polecenie zagranicznej podróży służbowej pracownika, które należy złożyć w systemie EOD najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży służbowej.
4. Przyznane zaliczki podlegają wypłacie przed terminem rozpoczęcia podróży na rachunek bankowy (prowadzony w PLN lub w przypadku podróży służbowej zagranicznej prowadzony w PLN lub w walucie obcej) wskazany przez pracownika.
5. Z tytułu podróży służbowej przysługują należności wynikające z Rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, tj.:
   1) diety,
   2) ryczałty,
   3) zwrot kosztów:
   a) noclegów,
   b) dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
   c) przejazdów,
   d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, uznanych przez osoby podejmujące w Uczelni decyzje w sprawie podroży służbowych i odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
6. Decyzje w sprawie podróży służbowej podejmują w Uczelni odpowiednio:
   1) rektor lub prorektorzy;
   2) dziekani;
   3) dyrektorzy lub kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni posiadający upoważnienia określone w  Regulaminie Organizacyjnym Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu lub w stosownym pełnomocnictwie.
   4) kanclerz.
7. Decyzję w sprawie podróży służbowej poprzedza analiza celowości podróży oraz możliwości finansowych Uczelni i jednostki, której przełożony wydał decyzję w sprawie wyjazdu.
8. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określają osoby wskazane w § 2 ust. 6 Zarządzenia, kierując się: zasadą racjonalizacji kosztów podróży, charakterem podróży, warunkami dojazdu i dostępnymi rodzajami transportu publicznego.
9. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez osobę ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
10. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej krajowej lub podróży służbowej zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia tej podróży. Zasady rozliczania podróży zagranicznej reguluje odrębne Zarządzenie Rektora.
11. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej krajowej i zagranicznej niezbędny jest dokument w systemie EOD stanowiący podstawę odbycia podróży służbowej, o którym mowa w § 2 ust. 1 Zarządzenia, zatwierdzony przez dysponenta środków oraz dokumenty potwierdzające poszczególne poniesione koszty (nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami):
    1) bilety lub faktury za przejazd,
    2) rachunki lub faktury za nocleg,
    3) inne rachunki lub faktury, paragony fiskalne potwierdzające poszczególne wydatki.
12. Dokumenty potwierdzające poniesione koszty powinny być wystawione na Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu , 50-375 Wrocław, ul. C. K. Norwida 25, NIP: 896-000-53-54, dla faktur zagranicznych VAT UE: PL8960005354.
13. Jeżeli przedstawienie dokumentu potwierdzającego poniesiony koszt, o którym mowa w § 2 ust. 11 jest niemożliwe z uzasadnionych przyczyn, osoba która odbyła podróż służbową pisemnie oświadcza o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania załączając skan oświadczenia w systemie EOD pod rozliczeniem.
14. Rozliczenie kosztów podróży pojazdem niestanowiącym własności Uczelni następuje na podstawie Zgody na użycie prywatnego samochodu, sposób przyznawania oraz używania samochodu prywatnego do celów służbowych reguluje odrębne Zarządzenie Rektora.
15. Pracownicy Działu Finansowego dokonują sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym złożonych w EOD dokumentów związanych z odbytą podróżą służbową.
16. Nierozliczona zaliczka (również kwota zaliczki podlegająca zwrotowi na rzecz pracodawcy w związku z rozliczeniem podróży służbowej) podlega zwrotowi nie później niż w terminie właściwym dla rozliczenia podróży służbowej przez pracownika, w zadeklarowany przez pracownika sposób tj.: wpłatę w Kasie Uczelni albo przelew na rachunek bankowy Uczelni.
17. W przypadku jeśli pracownik nie dokona zwrotu zaliczki w zadeklarowany w § 2 ust. 16 sposób, pracodawca w pierwszej kolejności dokona potrącenia kwoty zaliczki podlegającej zwrotowi z wynagrodzenia za pracę i innych należnych od pracodawcy świadczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
18. W przypadku, gdy rozliczona kwota kosztów podróży służbowej zagranicznej przewyższa kwotę udzielonej zaliczki, dysponent środków wskazuje źródła finansowania kwoty różnicy na dokumencie EOD Rozliczenia podróży służbowej zagranicznej, bezpośrednio wynikającym z zarejestrowanej podróży służbowej. 

§ 3

Podróż służbowa krajowa pracownika

1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej krajowej określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży służbowej krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
2. Dieta w czasie podróży służbowej krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, jej wysokość reguluje Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania w następujący sposób:
   1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
   b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
   b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 3 ust. 9 oraz w przypadku zapewnienia osobie delegowanej bezpłatnego całodziennego wyżywienia.
4. Kwotę diety, o której mowa w § 3 ust. 2, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
   1) śniadanie - 25% diety;
   2) obiad - 50% diety;
   3) kolacja - 25% diety.
5. W przypadku korzystania z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, stosuje się odpowiednio przepisy § 3 ust. 4.
6. Za nocleg podczas podróży służbowej krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.
7. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa wyżej, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
8. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że osoba delegowana ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
9. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów lub na wniosek pracownika pracodawca wyraził zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
10. Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
11. Pracodawca może przyznać pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej wyłącznie na jego wniosek, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej.
12. W przypadku podróży krajowych podlegających refundacji kosztów przez podmiot zewnętrzny pracownik Działu Finansowego wystawia notę obciążeniową, ale tylko w odniesieniu do wyjazdów rozliczanych w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

§ 4

Podróż służbowa zagraniczna pracownika

1. Czas podróży służbowej zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
   1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
   2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
   3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
2. Dieta w czasie podróży służbowej zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
3. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej Państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
4. Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
   1) za każdą dobę podróży służbowej zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   2) za niepełną dobę podróży służbowej zagranicznej:
   a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
   b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
   c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
5. Wysokość diety za dobę podróży służbowej zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
6. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży służbowej zagranicznej bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje 25% diety określonej zgodnie z § 4 ust. 4.
7. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
   1) śniadanie – 15% diety;
   2) obiad – 30 % diety;
   3) kolacja – 30 % diety.
   Przepis ten stosuje się także odpowiednio do przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.
8. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży służbowej pracownikowi przysługuje 25% diety.
9. Za nocleg podczas podróży służbowej zagranicznej, przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do Rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, o którym mowa w § 4 ust 5.
10. W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w § 5 ust. 9. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
11. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w § 4ust. 9.
12. Zwrot kosztów za nocleg, jak powyżej, nie przysługuje, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia bezpłatny nocleg lub gdy został on opłacony w ramach innej płatności np. opłaty wpisowej na udział w konferencji.
13. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, jak w zdaniu pierwszym, tylko w jedną stronę, przysługuje jej ryczałt w wysokości 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej zagranicznej.
14. Ryczałty, o których mowa w § 4 ust. 13 nie przysługują, jeżeli pracownik:
    1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
    2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
    3) nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.
15. W przypadku odbywania podróży służbowej za granicę w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące podróży krajowych.
16. Pracodawca może na wniosek pracownika wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Decyzje w tym zakresie podejmuje osoba, o której mowa w § 2 ust. 6.
17. Pracownik otrzymuje zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów na poleceniu zagranicznej podróży służbowej pracownika.
18. Pracodawca może przyznać pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej wyłącznie na jego wniosek, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów na skierowaniu na podróż zagraniczną.
19. Zaliczkę wypłaca się w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.
20. Na wniosek pracownika może zostać dokonana przedpłata na poczet opłaty noclegów, opłaty konferencyjnej i/lub opłaty za szkolenie. Dział Finansowy dokonuje przedpłaty w oparciu o wniosek o przedpłatę w systemie EOD pracownika ze wskazaniem kwoty, tytułu opłaty, wstępnej daty realizacji, danych rachunku beneficjenta opisanych zgodnie z obowiązującą w Uczelni polityką rachunkowości i procedurą obiegu dokumentów w EOD. Pracownik, niezwłocznie po powrocie z zagranicznej podróży służbowej, zobowiązany jest dostarczyć poprzez system EOD  oryginał faktury/rachunku potwierdzającego dokonanie przedpłaty, który stanowi równocześnie rozliczenie przedpłaty.
21. Pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż zagraniczną zaleca się zarejestrowanie podróży w serwisie Ministerstwa Spraw Zagranicznych „Odyseusz”, na stronie: www.odyseusz.msz.gov.pl.
22. Wyjazdy zagraniczne finansowane z zewnętrznych źródeł w ramach programów, projektów i porozumień międzynarodowych i krajowych, realizowane są zgodnie z zasadami dla nich przewidzianymi.

§ 5

Procedury dotyczące odbycia i rozliczenia podróży studenta

1. Podstawą do odbycia podróży dla osób, o których mowa w § 1 ust.  2 lit. b jest:
   a) skierowanie na podróż krajową;
   b) skierowanie na podróż zagraniczną.
   Skan oryginału podpisanego skierowania należy załączyć pod wnioskiem o zaliczkę ogólną w systemie EOD.
2. Wzory dokumentów § 5 ust. 1 stanowią załączniki do regulaminów, umów lub programów przeznaczonych dla studentów i stanowiących podstawę finansowania wyjazdów, pilotowanych przez merytoryczne działy Uczelni i uregulowanych odrębnymi zarządzeniami bądź umowami.
3. Podstawą do ubiegania się o zaliczkę w podróży krajowej dla studenta jest wstępna kalkulacja kosztów podróży, skierowanie na podróż krajową oraz zawarta Umowa o finansowaniu podróży.
4. Wniosek o zaliczkę w podróży krajowej dla studenta składa opiekun, lub inna upoważniona osoba rejestrując w systemie EOD wniosek o zaliczkę ogólną, wraz z zeskanowanymi i załączonymi do wniosku załącznikami i umową, najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży.
5. Podstawą do ubiegania się o zaliczkę w podróży zagranicznej, dla studenta jest złożony poprzez system EOD przez opiekuna studenta wniosek o zaliczkę ogólną wraz z załączonymi skanami: skierowania na podróż zagraniczną oraz zawartej umowy o finansowaniu podróży. Dokumenty te należy złożyć poprzez EOD najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży.
6. Przyznana zaliczka podlega wypłacie przed terminem rozpoczęcia podróży na rachunek bankowy (prowadzony w PLN lub w przypadku podróży służbowej zagranicznej prowadzony w PLN lub w walucie obcej) wskazany przez opiekuna, lub gotówką w kasie Uczelni.
7. Po wypłacie zaliczki opiekun przekazuje środki studentowi na realizację wyjazdu. Student kwituje czytelnym podpisem odbiór gotówki na pokwitowaniu zgodnie z zał. nr 1.
8. Z tytułu podróży służbowej studentowi  przysługują należności wynikające z zasad programu oraz kosztorysu i Umowy na finansowanie podróży, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, w tym rodzaj i wysokość przysługujących w danej podróży należności zostanie określona przez dysponenta środków na dokumencie: Skierowanie na podróż krajową albo Skierowanie na podróż zagraniczną.
9. Studentowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez osobę ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
10. Rozliczenie zaliczki następuje poprzez system EOD. Opiekun składa w kancelarii druk IDF zgodnie z zał. nr 2 do niniejszego Zarządzenia wraz z dokumentami potwierdzającymi wydatki studenta (faktury, paragony, bilety itp.) związane z odbyciem podróży służbowej oraz z rozliczeniem wyjazdu i pokwitowaniem jako załączniki. 
11. Po otrzymaniu w systemie EOD dokumentu IDF rozliczającego wyjazd studenta,  należy go połączyć z pobraną zaliczką dla studenta. 
12. W przypadku nierozliczenia się z zaliczki w terminie przez studenta, Uczelnia potrąci zobowiązania z należności przysługujących studentowi od Uczelni, a w zakresie w jakim nie uzyska w ten sposób zaspokojenia swych roszczeń, po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty, wystąpi na drogę sądową w celu wyegzekwowania kwoty zaliczki podlegającej zwrotowi oraz w przypadku wypełnienia ustawowych przesłanek, może dokonać wpisu dłużnika do Krajowego Rejestru Długów.
13. W sytuacji, kiedy program lub umowa z instytucją finansującą określa inne zasady kalkulowania oraz finansowania podróży studenta, stosuje się regulacje zawarte w tym programie lub w tej umowie.

§ 6

Zakup biletów lotniczych dla pracowników i doktorantów Uczelni w podróży służbowej zagranicznej

1. Podstawę zakupu biletu lotniczego stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
2. W celu dokonania zakupu biletu lotniczego, pracownik przesyła do DWZ, wypełniony załącznik nr 3. Po konsultacji z pracownikiem, DWZ zleca dokonanie zakupu danego biletu w Biurze Podróży.
3. Bilety lotnicze kupuje Biuro Podróży, z którym Uczelnia zawarła w tym przedmiocie odpowiednią umowę. Informacja o wyborze biura jest zamieszczana na stronie internetowej DWZ. 
4. W przypadku wyjazdu zagranicznego do krajów, w których istnieje wymóg wizowy, formalności związane z wizami, pracownik może procedować za pośrednictwem DWZ, bezpośrednio w ambasadach, online lub w sposób podany przez władze danego kraju. 
5. W przypadku, gdy pracownik  uzyska ofertę na lot z biletem w klasie i terminie takim samym i o takim samym standardzie, lecz tańszy o minimum 10% od biletu oferowanego przez  Biuro Podróży, może sam dokonać zakupu. Należy przysłać      e-mailem do DWZ zrzut ekranu z oferowaną tańszą opcją biletu lotniczego w celu weryfikacji.  Pracownik może zakupić tańszy bilet lotniczy po uzyskaniu zgody DWZ.

§ 7

Ubezpieczenie dla wyjazdów zagranicznych

1. Uczelnia nie ubezpiecza pracownika ani studenta wyjeżdżającego za granicę na wypadek choroby i od następstw nieszczęśliwych wypadków na okres wyjazdu (łącznie z podróżą).
2. Osoba wyjeżdżająca podlega podstawowemu krajowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pracownik może zakupić zwiększony pakiet ubezpieczenia na własny koszt.
3. Pracownik, doktorant uczelni będący użytkownikiem Karty PKO MasterCard Corporate Municipium podczas podróży za granicę realizowanej za pośrednictwem przewoźnika zawodowego lub we własnym zakresie, trwającej jednorazowo nie dłużej niż 60 dni, korzysta nieodpłatnie z ochrony ubezpieczeniowej Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji „WARTA” S.A. w zakresie: następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia, bagażu podróżnego, opóźnienia lotu, assistance i odpowiedzialności cywilnej. Okres ochrony ubezpieczeniowej liczony jest od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.
4. Karty pracowników Uniwersytetu Przyrodniczego stanowią PAKIET ZŁOTY z ubezpieczeniem kosztów leczenia do 150 000 PLN na całym świecie. Wszelkie dodatkowe informacje dotyczące wysokości i zakresu ubezpieczenia podane są w załączniku Karta Produktu Ubezpieczenia w Podróży Zagranicznej, w kolumnie nr 4 (PAKIET ZŁOTY).

§ 8

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Zarządzeniem, zastosowanie znajdują przepisy Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
2. Zarządzenie znajduje zastosowanie do podróży służbowych w rozumieniu niniejszego Zarządzenia, o ile odrębne przepisy prawa, nie stanowią odmiennie.
3. W przypadku, gdy umowa z instytucją finansującą zawiera odmienne regulacje w zakresie przedmiotu niniejszego Zarządzenia, stosuje się postanowienia wynikające z tej umowy.

Rektor

Prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka