Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2183 ze zm.) oraz § 4 i 5 Uchwały Nr 33/2017 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 23 kwietnia 2017 r. zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Postępowanie rekrutacyjne prowadzą wydziałowe komisje rekrutacyjne. Nadzór nad postępowaniem rekrutacyjnym sprawuje Uczelniana Komisja Rekrutacyjna.
2. Członków wydziałowych komisji rekrutacyjnych powołuje dziekan danego wydziału.
3. Obsługę administracyjną postępowania rekrutacyjnego zapewnia Biuro Rekrutacji, Centrum Sieci Komputerowych oraz pracownicy administracyjno-techniczni.

§2

Do zadań wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacji na Uniwersytecie należą:

1) realizacja Uchwały Senatu, Zarządzeń Rektora, ustaleń i zaleceń Przewodniczącego i Sekretarza Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej oraz Dziekana Wydziału w zakresie rekrutacji;
2) udział w spotkaniach dotyczących procesu rekrutacji organizowanych przez Przewodniczącego i Sekretarza Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej oraz Dziekana Wydziału.

§3

1. System Internetowej Rejestracji Kandydatów, zwany dalej IRK, funkcjonuje pod adresem https://pluton.up.wroc.pl/auth/login.
2. System rejestracji dla kandydatów z zagranicy, zwany dalej Dream Apply, funkcjonuje pod adresem https://apply.upwr.edu.pl/.
3. Kandydaci korzystają z dostępu do Internetowej Rejestracji Kandydatów we własnym zakresie. Biuro Rekrutacji zapewni kandydatom dodatkowo dostęp do stanowisk komputerowych w siedzibie Biura w okresie naborów na studia w dni robocze, zgodnie z terminarzem rekrutacji.
4. Uniwersytet nie ponosi odpowiedzialności za skutki udostępnienia przez kandydata osobom trzecim hasła do konta osobistego w IRK.
5. W przypadku awarii sieci internetowej lub serwerów uniwersyteckich, kandydat zgłasza się osobiście do sekretarza wydziałowej komisji rekrutacyjnej lub do Biura Rekrutacji.

§4

Do zadań Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej należy w szczególności:

1) sprawowanie ogólnego nadzoru nad przebiegiem rekrutacji;
2) koordynacja i nadzór nad pracą wydziałowych komisji rekrutacyjnych;
3) rozpatrywanie i podejmowanie decyzji w sprawie odwołań kandydatów od decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych;
4) po zakończeniu procesu rekrutacji na wszystkie kierunki i formy studiów przyjęcie sprawozdania i protokołu z postępowania kwalifikacyjnego zawierającego listy rankingowe kandydatów oraz listy osób przyjętych na studia przygotowanych przez wydziałowe komisje rekrutacyjne.

§ 5

Dziekani Wydziałów są odpowiedzialni za prawidłowy przebieg rekrutacji na studia i w tym celu:

1) powołują Wydziałową Komisję Rekrutacyjną i przekazują jej skład osobowy do wiadomości biura Rekrutacji;
2) wyznaczają osoby odpowiedzialne za administracyjno-techniczną obsługę rekrutacji na wydziale. Osoby te są wyznaczane z grona nauczycieli akademickich, pracowników niebędących nauczycielami akademickimi lub doktorantów.
3) na podstawie obowiązujących na UPWr przepisów, określają wysokość wynagrodzenia dla nauczycieli akademickich i innych osób biorących udział w procesie rekrutacji;
4) w przypadku przeprowadzania egzaminów wstępnych:

a) zatwierdzają tematy egzaminów pisemnych, ustnych i tematykę rozmów kwalifikacyjnych,
b) określają mechanizmy i procedury zapewniające przestrzeganie tajemnicy służbowej w odniesieniu do tematów egzaminów wstępnych i innych informacji objętych ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000).
c) powołują egzaminatorów do sprawdzenia prac pisemnych, przeprowadzenia egzaminów ustnych (rozmów kwalifikacyjnych) i sprawdzianów uzdolnień kierunkowych,
d) zapewniają optymalne warunki przeprowadzania egzaminów wstępnych, w szczególności poprzez:

– zagwarantowanie anonimowości prac pisemnych kandydatów zaszyfrowanie i skuteczne zabezpieczenie szyfru,
– powołanie osób do obsługi egzaminów pisemnych i nadanie im uprawnień formalnych,
– przygotowanie sal na egzaminy pisemne i ustne oraz rozmowy kwalifikacyjne;

5) określają kierunki studiów, których program kształcenia wskazuje na możliwość wystąpienia czynników szkodliwych dla zdrowia studentów i wyznaczają osoby odpowiedzialne za wydanie skierowań i przyjęcie wyników badań, o których mowa w § 10 pkt 5;
6) przygotowują propozycję preliminarzy wydatków rekrutacyjnych na wydziale uwzględniających wypłaty wynagrodzenia dla komisji rekrutacyjnej i koszty procesu rekrutacyjnego pokrywane z opłat rekrutacyjnych.

§ 6

1. Postępowanie kwalifikacyjne przeprowadzają wydziałowe komisje rekrutacyjne powołane przez dziekanów poszczególnych wydziałów.
2. Komisja składa się z przewodniczącego, sekretarza oraz od 3 - do 5 członków.
3. W procesie rekrutacji na studia udział biorą również pracownicy administracyjno-techniczni wspierający komisje rekrutacyjna w zbieraniu dokumentów i bieżącej obsłudze kandydatów.
4. Do zadań wydziałowej komisji rekrutacyjnej należy w szczególności:

1) kompletowanie i weryfikacja dokumentów kandydatów;
2) sprawdzanie zgodności danych kandydatów wprowadzonych do systemu IRK z danymi przekazanymi w dokumentach;
3) wykonywanie działań na danych osobowych kandydatów, polegające na stosowaniu określonych reguł zmieniających te dane, ich układ lub format, a także polegające na łączeniu danych z różnych źródeł, zgodnie z potrzebami postępowania kwalifikacyjnego;
4) zawiadamianie kandydatów o terminie i miejscu egzaminów wstępnych;
5) przeprowadzanie egzaminów wstępnych lub rozmów kwalifikacyjnych;
6) przetwarzanie ocen i wyników egzaminów oraz wyników postepowania rekrutacyjnego;
7) podejmowanie decyzji w sprawie przyjęcia lub nieprzyjęcia na studia i przygotowanie list osób przyjętych na studia;
8) przygotowanie, wg. wzorów opracowanych przez Biuro Rekrutacji, dokumentów z przebiegu postępowania kwalifikacyjnego: list rankingowych kandydatów, protokołów indywidualnych, protokołów krzyżykowych, list osób przyjętych, decyzji o przyjęciu na studia, decyzji o nieprzyjęciu, sprawozdania EN-1, sprawozdań opisowych oraz w uzasadnionych przypadkach innych dokumentów postępowania rekrutacyjnego;
9) przygotowywanie wszelkich doraźnych informacji i danych liczbowych z przebiegu rekrutacji dla potrzeb Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej;
10) zawiadamianie kandydatów o wynikach postępowania kwalifikacyjnego i przyjęciu lub nieprzyjęciu na studia. O decyzji w sprawie przyjęcia lub nieprzyjęcia na I rok studiów kandydata zawiadamia się pisemnie przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.
11) opiniowanie odwołań do Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej;
12) po zakończeniu procesu rekrutacji przekazanie Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej za pośrednictwem Biura Rekrutacji sprawozdania oraz protokołu z przebiegu postępowania kwalifikacyjnego zawierającego listy rankingowe kandydatów oraz listy osób przyjętych na studia

§ 7

Do zadań Biura Rekrutacji należy:

1) prowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnych o studiach realizowanych na Uniwersytecie, w tym udzielanie osobom zainteresowanym informacji o ofercie edukacyjnej;
2) organizacja procesu rekrutacji na studia stacjonarne i niestacjonarne I stopnia, II stopnia oraz jednolite studia magisterskie, a także przygotowanie materiałów informacyjnych o rekrutacji;
3) przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących procesu rekrutacji oraz wzorów dokumentów;
4) udostępnianie kandydatom stanowisk komputerowych w terminie ustalonym w odrębnym zarządzeniu Rektora w sprawie procedury organizacji procesu rekrutacji i terminarza czynności rekrutacyjnych;
5) przygotowanie zestawienia kosztów procesu rekrutacyjnego: planowane i wykonane;
6) przekazywanie wydziałowym komisjom rekrutacyjnym pakietów informacyjnych w sprawie organizacji rekrutacji, w tym informacji na temat sposobu przekazywania list rankingowych i list przyjętych oraz zasad i terminach publikacji na stronie rekrutacyjnej;
7) kompletowanie niezbędnych danych i informacji o gotowości przeniesienia ich pomiędzy systemami IRK/Dream Aplly w celu zasilenia bazy Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS);
8) przyjmowanie za pośrednictwem wydziałowych komisji rekrutacyjnych, odwołań do Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń, pism i wniosków kandydatów skierowanych do UKR;
9) obsługa Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej;
10) przedstawienie statystyk rekrutacyjnych;
11) sporządzenie sprawozdania z rekrutacji w zakresie liczby kandydatów oraz osób przyjętych na studia, w tym sprawozdania na potrzeby MNiSW;
12) koordynowanie współpracy z wydziałowymi komisjami rekrutacyjnymi i powierzanie szczegółowych zadań;
13) nadzór i przeprowadzanie rozmowy sprawdzających poziom znajomości języka polskiego kandydatów z zagranicy rekrutujących się na studia prowadzone w języku polskim;
14) przygotowanie wzorów dokumentów dla wydziałowych komisji rekrutacyjnych;
15) przyjmowanie dokumentów od cudzoziemców ubiegających się o przyjęcie na studia na zasadach odpłatności i przygotowuje decyzje;
16) udzielanie osobom zainteresowanym informacji o ofercie studiów kierowanej do kandydatów z zagranicy;
17) obsługa cudzoziemców skierowanych na studia przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej.

§ 8

Do zadań Centrum Sieci Komputerowych należy:

1) infrastruktura i oprogramowanie, a w szczególności instalacja aktualnego oprogramowania IRK oraz za oprogramowanie zapewniające współpracę z innymi systemami informatycznymi Uczelni;
2) czuwanie nad właściwym działaniem IRK i bieżącą jego obsługą wynikającą z potrzeb postępowania rekrutacyjnego prowadzonego drogą elektroniczną;
3) na podstawie danych opracowanych przez Biuro Rekrutacji umieszczanie niezbędnych informacji o rekrutacji w IRK i odpowiedzialność za zgodność informacji zamieszczonych w IRK z Uchwałą Senatu i procedurami kwalifikacyjnymi;
4) agregowanie danych z Krajowego Rejestru Matur lub wprowadzonych przez kandydata i zestawianie ich z danymi z systemu IRK;
5) współpraca z sekretarzami wydziałowych komisji rekrutacyjnych przy wprowadzaniu do IRK informacji o złożeniu wymaganych dokumentów lub rezygnacji ze studiów (wycofaniu dokumentów) i przenoszeniu danych do systemu USOS;
6) opracowanie bazy danych na rzecz monitoringu jakościowego i ilościowego kandydatów i przyjętych na UPWr;
7) wykonywanie kopi zapasowych oraz archiwizowanie danych gromadzonych w IRK;
8) weryfikowanie i przygotowywanie elektronicznej wersji zdjęć kandydatów do generowania Elektronicznych Legitymacji Studenckich;
9) wykonują działania na danych osobowych kandydatów, polegające na stosowaniu określonych reguł zmieniających te dane, ich układ lub format, a także polegające na łączeniu danych z różnych źródeł, zgodnie z potrzebami postępowania kwalifikacyjnego.

§ 9

Do zadań sekretarzy komisji rekrutacyjnych należy w szczególności:

1) koordynowanie przyjmowania dokumentów od kandydatów na studia, zgodnie z § 5 ust.3 Uchwały Senatu;
2) sprawdzanie zgodności danych kandydatów w IRK z przekazanymi dokumentami;
3) sporządzenie (we współpracy z Biurem Rekrutacji) w dwóch egzemplarzach zbiorczego protokołu komisji rekrutacyjnej (dla UKR i Dziekana Wydziału) według ustalonego wzoru i poniższych zasad:

a) sporządza się jeden protokół zbiorczy z przebiegu rekrutacji na wydziale z informacją o wynikach postepowania rekrutacyjnego na poszczególnych kierunkach, strony protokołu powinny być ponumerowane i podpisane przez Przewodniczącego Wydziałowej Komisji Rekrutacyjnej, w treści protokołu należy wpisać pełną nazwę kierunku, stopnia i formy studiów, kolejność wpisywania kandydatów powinna być następująca:

– finaliści i laureaci olimpiad i konkursów przedmiotowych (w odniesieniu do osób przyjętych z pominięciem postępowania kwalifikacyjnego wpisuje się podstawę przyjęcia bez egzaminu wstępnego, np. laureat olimpiady biologicznej),
– kandydaci według liczby uzyskanych łącznie punktów;
– wyniki podpisuje wydziałowa Komisja w pełnym składzie;

4) przekazanie zgodnie z terminarzem list rankingowych oraz list przyjętych do publikacji na stronie www.rekrutacja.upwr.edu.pl

5) sporządzenie w dwóch egzemplarzach imiennej listy kandydatów zakwalifikowanych na I rok studiów z przeznaczeniem:

a) jeden egzemplarz dla Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej,
b) jeden egzemplarz dla Dziekana Wydziału,

6) niezwłoczne indywidualne zawiadamianie kandydatów o decyzji wydziałowej komisji rekrutacyjnej na piśmie za pośrednictwem Kancelarii UPWr;

7) W przypadku złożenia przez kandydata dokumentów – zwracane są one wyłącznie na jego żądanie, w terminach prac komisji lub w poszczególnych dziekanatach w godzinach ich pracy;

8) przekazanie do dziekanatu wydziału powstałej podczas rekrutacji dokumentacji, a mianowicie:

a) protokołu postępowania kwalifikacyjnego w formie protokołu krzyżykowego,
b) kopii decyzji o przyjęciu kandydata na studia w raz z teczką osobową przyjętych na studia zawierającą dokumenty wymagane w procesie rekrutacji,

9) przygotowanie dla potrzeb UKR sprawozdania, które zawiera:

a) zestawienie liczby kandydatów i przyjętych na studia,
b) uwagi dotyczące postępowania kwalifikacyjnego,
c) opinię na temat przyjętego systemu punktowego oraz wnioski, dotyczące ewentualnych zmian zasad rekrutacji kandydatów na studia wyższe w latach następnych,
d) postulaty dotyczące organizacyjnych rozwiązań w informatycznym systemie obsługi rekrutacji oraz w procesie rekrutacji,
e) inne uwagi i wnioski.

§ 10

Dziekanaty Wydziałów:

1) współpracują z Biurem Rekrutacji oraz Centrum sieci Komputerowych w sprawach związanych z rekrutacją na studia;
2) zapewniają wydziałowym komisjom rekrutacyjnym materiały piśmiennicze;
3) wykonują inne czynności zlecone przez dziekana.

§ 11

Za udział w pracach związanych z postępowaniem rekrutacyjnym na studia stacjonarne i niestacjonarne pierwszego i drugiego stopnia oraz jednolite studia magisterskie na Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu członkowie Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej i wydziałowych komisji rekrutacyjnych oraz pracownicy administracyjno-technicznych otrzymują dodatkowe wynagrodzenie w wysokości określonej w odrębnych przepisach.

§ 12

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka