w sprawie przekształcenia Działu Pozyskiwania Projektów w Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych oraz wprowadzenia zmian do regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 56/2010 ze zm. Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 31 marca 2010r.
Na podstawie art. 66 ust.2 ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym ( tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. 2183 ) oraz § 18 ust. 3 w związku z § 44 ust.3 statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu zarządza się co następuje:
§ 1
- Na wniosek Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą przekształca się dotychczasowy Dział Pozyskiwania Projektów w Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych.
- Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych podlega Prorektorowi ds. nauki i współpracy z zagranicą i otrzymuje symbol organizacyjny N0WM0000
- Jednostka finansowana jest ze środków administracji uczelni.
- Pracownicy Działu Pozyskiwania Projektów stają się pracownikami Działu Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych.
§2
Do zadań Działu Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych należy:
1. Analiza potencjału naukowego Uczelni, zarówno na potrzeby współpracy międzynarodowej, jak i pozostałych pionów:
1) subskrypcja bazy danych w celu przeprowadzenia analizy pod kątem doskonałości oferty naukowo-badawczej Uczelni przy współpracy z Biblioteką, Wydawnictwem i innymi jednostkami organizacyjnymi, w oparciu o bazy danych POLON, SCOPUS oraz dostępnych narzędzi na licencji;
2) prowadzenie działań związanych z zarządzaniem wiedzą, do których należą:
a) rejestracja wniosków projektowych (RWP) za pośrednictwem systemu EOD, wprowadzając wniosek do systemu lub weryfikując poprawność wprowadzonego wniosku przez jednostkę przygotowująca projekt;
b) rejestracja dokumentów projektowych w EOD, w szczególności: kopie wniosków, oceny wniosków przez instytucje pośrednicząca, odwołania od decyzji negatywnej, umowy projektowej, decyzję komisji ds. ryzyka projektów;
c) rejestracja i archiwizacja na dysku zewnętrznym dokumentów w formacie pdf wniosków projektowych;
d) prowadzenie korespondencji z Biurem Rektora na temat wniosków podpisywanych w trybie nadzwyczajnym, zgodnie z Regulaminem postępowania w zakresie przygotowania na Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
3) prowadzenie działań związanych z obsługą komisji ds. ryzyka projektów, w szczególności:
a) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem zobowiązania projektowego;
b) monitorowanie realizacji zobowiązania projektowego, składanie kwartalnych raportów komisji ds. spraw ryzyka projektów z wykonania zobowiązania projektowego;
c) opiniowanie zgodności wniosków projektowych z zobowiązaniem projektowym i przekazywanie swojej opinii w tym zakresie Prorektorowi ds. nauki i współpracy z zagranicą;
d) zwoływanie na wniosek Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranica komisji ds. ryzyka projektów;
e) uczestniczenie w pracach komisji ds. ryzyka projektów i udział w przygotowaniu Protokołu komisji ds. ryzyka projektów wraz z kartą oceny ryzyka projektu;
f) informowanie Rektora UPWr oraz pozostałych interesariuszy o opiniach komisji ds. ryzyka projektów oraz prowadzenie archiwizacji ww. dokumentów;
g) prowadzenie działalności informacyjnej na stronie internetowej UPWr o pracach komisji ds. ryzyka projektów, metodologii postępowania w zakresie przygotowania planu pozyskiwania projektów.
2. Identyfikacja źródeł finansowania zewnętrznego (projekty o charakterze międzynarodowym)
3. Pozyskiwanie i realizacja programów międzynarodowych
Współpraca z jednostkami UPWr, jednostkami samorządowymi oraz pozostałych Uczelni partnerskich w zakresie pozyskiwania środków finansowych z Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych oraz Krajowych Projektów Badawczych w obszarze programów międzynarodowych, w celu:
1) wyszukiwania źródeł finansowania projektów w obszarze międzynarodowym, w odpowiedzi na formularz poszukiwania źródeł finansowania;
2) gromadzenia i archiwizacji informacji o możliwości, zasadach pozyskiwania oraz rozliczania środków unijnych dla Uczelni;
3) przekazywania informacji do publikacji oraz nadzorowania zawartości serwisu internetowego UPWr w zakresie harmonogramu projektów międzynarodowych;
4) udzielania indywidualnych porad pracownikom w zakresie pozyskiwania i rozliczania środków unijnych, w projektach międzynarodowych;
5) pomocy przy wypełnianiu części formalnej wniosku, w szczególności w przygotowaniu załączników formalnych wniosku o dofinansowanie, w ścisłej współpracy z jednostką wnioskującą;
6) opiniowania części finansowej wniosku we współpracy z Kwestorem Uczelni i działami organizacyjnymi UPWr;
7) koordynacji obiegu wniosku międzynarodowego na Uczelni;
8) przygotowywania we współpracy z pozostałymi jednostkami administracyjnymi UPWr propozycji szczegółowych zasad realizacji i rozliczeń projektów dofinansowanych ze środków unijnych;
9) prowadzenia rejestru realizowanych przez Uczelnię projektów międzynarodowych;
10) informowania kierownika jednostki wnioskującej, kierownika projektu oraz właściwego Prorektora o aktualnym statusie aplikacji i projektu;
11) przygotowywania okresowych sprawozdań w zakresie liczby złożonych wniosków, przyznanych środków i postępie realizowanych projektów na wniosek Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą;
12) monitoringu zachowywania trwałości projektów międzynarodowych zgodnie z wytycznymi;
13) promowania Programów Międzynarodowych poprzez organizację szkoleń i konferencji;
14) współpracy z Regionalnym i Krajowym Punktem Kontaktowym programów międzynarodowych oraz jednostkami samorządu terytorialnego.
4. Koordynowanie w ścisłej współpracy z jednostkami organizacyjnymi Uczelni (w tym Dział Informacji i Promocji, Biblioteka, Wydawnictwo i dziekani poszczególnych wydziałów) działaniami w ramach inicjatywy Wiodące Grupy Badawcze (WGB), w szczególności poprzez:
1) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem narzędzia internetowego na potrzebę WGB;
2) przygotowanie ankiety informacyjnej oraz zarządzanie informacją w celu spozycjonowania WGB na stronach internetowych Uniwersytetu;
3) promocję i prezentację WGB w języku angielskim w celu ich spozycjonowania oraz zwiększenia możliwości współpracy międzynarodowej i międzysektorowej;
4) działania informacyjne i wspomagające, związane z możliwościami realizacji i rozwoju indywidualnych ścieżek karier WGB w ramach strategii przyznanego Logo HR;
5) wsparcie WGB w identyfikacji konkursów, w zależności od swoich kompetencji, typu i rodzaju konkursu, w celu wspólnego wypracowania planu pozyskiwania projektów.
5. Kontrola zarządcza ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanym z zakresem działania Działu.
§3
Niniejsze zarządzenie stanowi podstawę do:
Wykonania stosownych szyldów i pieczątek przez Dział Administracyjno-Gospodarczy w porozumieniu z Prorektorem ds. nauki i współpracy z zagranicą.
Przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej.
Przeprowadzenia stosownych zmian w systemie EOD.
§4
W regulaminie organizacyjnym wprowadzonym w życie zarządzeniem rektora nr 56/2010 ze zm. z dnia 31 marca 2010 r. na wniosek Kanclerza Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadza się następujące zmiany:
1. W § 12 dodaje się pkt. 18b) otrzymuje brzmienie: „Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych”
2. W § 12 w pkt.41 otrzymuje brzmienie „Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych”
3. Na stronie 17 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu „Jednostki Organizacyjne Podległe bezpośrednio Prorektorowi do spraw nauki i współpracy z zagranicą w schemacie graficznym dotychczasowe brzmienie: „Dział Pozyskiwania Projektów” otrzymuje brzmienie: „Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych”
4. § 19 ust. 3 otrzymuje brzmienie:
Prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą sprawuje bezpośredni nadzór nad:
1) Działem Nauki,
2) Działem Współpracy z Zagranicą,
3) Działem Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych
4) Biblioteką Główną,
5) Wydawnictwem Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu
5. §52a) otrzymuje brzmienie:
„Dział Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych
Do zadań Działu Zarządzania Wiedzą i Programów Międzynarodowych należy:
1. Analiza potencjału naukowego Uczelni, zarówno na potrzeby współpracy międzynarodowej, jak i pozostałych pionów:
1) subskrypcja bazy danych w celu przeprowadzenia analizy pod kątem doskonałości oferty naukowo-badawczej Uczelni przy współpracy z Biblioteką, Wydawnictwem i innymi jednostkami organizacyjnymi, w oparciu o bazy danych POLON, SCOPUS oraz dostępnych narzędzi na licencji;
2) prowadzenie działań związanych z zarządzaniem wiedzą, do których należą:
a) rejestracja wniosków projektowych (RWP) za pośrednictwem systemu EOD, wprowadzając wniosek do systemu lub weryfikując poprawność wprowadzonego wniosku przez jednostkę przygotowująca projekt;
b) rejestracja dokumentów projektowych w EOD, w szczególności: kopie wniosków, oceny wniosków przez instytucje pośrednicząca, odwołania od decyzji negatywnej, umowy projektowej, decyzję komisji ds. ryzyka projektów;
c) rejestracja i archiwizacja na dysku zewnętrznym dokumentów w formacie pdf wniosków projektowych;
d) prowadzenie korespondencji z Biurem Rektora na temat wniosków podpisywanych w trybie nadzwyczajnym, zgodnie z Regulaminem postępowania w zakresie przygotowania na Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
3) prowadzenie działań związanych z obsługą komisji ds. ryzyka projektów, w szczególności:
a) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem zobowiązania projektowego;
b) monitorowanie realizacji zobowiązania projektowego, składanie kwartalnych raportów komisji ds. spraw ryzyka projektów z wykonania zobowiązania projektowego;
c) opiniowanie zgodności wniosków projektowych z zobowiązaniem projektowym i przekazywanie swojej opinii w tym zakresie Prorektorowi ds. nauki i współpracy z zagranicą;
d) zwoływanie na wniosek Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranica komisji ds. ryzyka projektów;
e) uczestniczenie w pracach komisji ds. ryzyka projektów i udział w przygotowaniu Protokołu komisji ds. ryzyka projektów wraz z kartą oceny ryzyka projektu;
f) informowanie Rektora UPWr oraz pozostałych interesariuszy o opiniach komisji ds. ryzyka projektów oraz prowadzenie archiwizacji ww. dokumentów;
g) prowadzenie działalności informacyjnej na stronie internetowej UPWr o pracach komisji ds. ryzyka projektów, metodologii postępowania w zakresie przygotowania planu pozyskiwania projektów.=
2. Identyfikacja źródeł finansowania zewnętrznego (projekty o charakterze międzynarodowym)
3. Pozyskiwanie i realizacja programów międzynarodowych
Współpraca z jednostkami UPWr, jednostkami samorządowymi oraz pozostałych Uczelni partnerskich w zakresie pozyskiwania środków finansowych z Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych oraz Krajowych Projektów Badawczych w obszarze programów międzynarodowych, w celu:
a) wyszukiwania źródeł finansowania projektów w obszarze międzynarodowym, w odpowiedzi na formularz poszukiwania źródeł finansowania;
b) gromadzenia i archiwizacji informacji o możliwości, zasadach pozyskiwania oraz rozliczania środków unijnych dla Uczelni;
c) przekazywania informacji do publikacji oraz nadzorowania zawartości serwisu internetowego UPWr w zakresie harmonogramu projektów międzynarodowych;
d) udzielania indywidualnych porad pracownikom w zakresie pozyskiwania i rozliczania środków unijnych, w projektach międzynarodowych;
e) pomocy przy wypełnianiu części formalnej wniosku, w szczególności w przygotowaniu załączników formalnych wniosku o dofinansowanie, w ścisłej współpracy z jednostką wnioskującą;
f) opiniowania części finansowej wniosku we współpracy z Kwestorem Uczelni i działami organizacyjnymi UPWr;
g) koordynacji obiegu wniosku międzynarodowego na Uczelni;
h) przygotowywania we współpracy z pozostałymi jednostkami administracyjnymi UPWr propozycji szczegółowych zasad realizacji i rozliczeń projektów dofinansowanych ze środków unijnych;
i) prowadzenia rejestru realizowanych przez Uczelnię projektów międzynarodowych;
j) informowania kierownika jednostki wnioskującej, kierownika projektu oraz właściwego Prorektora o aktualnym statusie aplikacji i projektu;
k) przygotowywania okresowych sprawozdań w zakresie liczby złożonych wniosków, przyznanych środków i postępie realizowanych projektów na wniosek Prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą;
l) monitoringu zachowywania trwałości projektów międzynarodowych zgodnie z wytycznymi;
m) promowania Programów Międzynarodowych poprzez organizację szkoleń i konferencji;
n) współpracy z Regionalnym i Krajowym Punktem Kontaktowym programów międzynarodowych oraz jednostkami samorządu terytorialnego.
4. Koordynowanie w ścisłej współpracy z jednostkami organizacyjnymi Uczelni (w tym Dział Informacji i Promocji, Biblioteka, Wydawnictwo i dziekani poszczególnych wydziałów) działaniami w ramach inicjatywy Wiodące Grupy Badawcze (WGB), w szczególności poprzez:
a) koordynowanie działań związanych z przygotowaniem narzędzia internetowego na potrzebę WGB;
b) przygotowanie ankiety informacyjnej oraz zarządzanie informacją w celu spozycjonowania WGB na stronach internetowych Uniwersytetu;
c) promocję i prezentację WGB w języku angielskim w celu ich spozycjonowania oraz zwiększenia możliwości współpracy międzynarodowej i międzysektorowej;
d) działania informacyjne i wspomagające, związane z możliwościami realizacji i rozwoju indywidualnych ścieżek karier WGB w ramach strategii przyznanego Logo HR;
e) wsparcie WGB w identyfikacji konkursów, w zależności od swoich kompetencji, typu i rodzaju konkursu, w celu wspólnego wypracowania planu pozyskiwania projektów.
5. Kontrola zarządcza ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanym z zakresem działania Działu.”
§5
1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Traci moc obowiązującą: zarządzenie nr 103/2016 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 26 września 2016 roku.
Rektor
prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka
