Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668) – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, oraz § 18 ust. 3 statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu zarządza się co następuje:

§ 1

W Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu wprowadzonym zarządzeniem nr 33/2017 ze zm. Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 30 marca 2017 roku wprowadza się następujące zmiany:

1) W rozdziale 2 pt. „Definicje” pkt 7 otrzymuje brzmienie:
„7. ustawa - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwana dalej „ustawa Pzp”. Tekst ustawy dostępny jest na stronie: www.up.wroc.pl. w zakładce dotyczącej przetargów;

2)  W rozdziale 2 pt. „Definicje” pkt 18 otrzymuje brzmienie:
„18. badania naukowe są działalnością obejmującą:
a) badania podstawowe rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
b) badania aplikacyjne rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.”

3) W rozdziale 2 pt. „Definicje” pkt. 19 otrzymuje brzmienie:
„19. Prace rozwojowe są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

4) W rozdziale 2 pt. „Definicje” dodaje się punkt 22 w brzmieniu:
„ Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

5) W rozdziale 2 pt. „Definicje” dodaje się punkt 23 w brzmieniu:
„przetwarzanie danych osobowych – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie”

6) W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych”, po słowach „(…) na innych przepisach ustawowych” zawartych w trzecim akapicie, dodaje się akapit czwarty w brzmieniu:
„Wydatki ze środków publicznych powinny być dokonywane za pośrednictwem systemu EOD poprzez utworzenie w nim planów zamówień publicznych i wynikających z nich wniosków zakupowych. Dopuszcza się aktualizację planu zamówień jednostki organizacyjnej Uczelni w systemie EOD i powiązanie faktury z wnioskiem zakupowym utworzonym po dokonaniu wydatku”

7) W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych” w ust. 3.6. słowa „Samodzielną Sekcję Zaopatrzenia i Gospodarki Materiałowej”, zastępuje się słowami „Dział Zaopatrzenia”

8)  W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych” w ust. 3.7. po słowach: „W przypadku skierowania zapytania ofertowego do trzech potencjalnych wykonawców i otrzymania mniejszej ilości ofert, dopuszcza się dokonanie wyliczenia wartości szacunkowej zamówienia oraz dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie otrzymanych ofert/oferty”., dodaje się następujący tekst:
„Informację o wyliczeniu wartości szacunkowej zamówienia w oparciu o mniejszą liczbę otrzymanych ofert należy przedstawić w formularzu wniosku zakupowego wraz z uzasadnieniem”.

9)  W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych” ust. 3.8. otrzymuje brzmienie:
„3.8. Zamówienia, których przedmiotem są dostawy i usługi nie związane z remontami, budową obiektów oraz usługami projektowymi, o wartości szacunkowej przekraczającej 10 000 euro, ale nie przekraczającej równowartości 20 000 euro, udzielane są samodzielnie przez jednostki organizacyjne uczelni na zasadach określonych w ust. 3.6 i 3.7. Dodatkowo, w postępowaniach tych - z wyłączeniem tzw. zamówień z dziedziny nauki o których mowa w rozdziale 4a. - należy sporządzić protokół wyboru wykonawcy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, który zatwierdzany jest przez kierownika jednostki dokonującej wydatku. Zeskanowany protokół stanowi załącznik do dokumentacji związanej z danym wydatkiem oraz do wniosku zakupowego składanego w systemie EOD. Wszystkie wnioski zakupowe składane w systemie EOD podlegają zatwierdzeniu przez dyrektora Biura Zamówień Publicznych i Umów\zastępcę dyrektora Biura Zamówień Publicznych i Umów, kwestora, kanclerza\zastępcę kanclerza, prorektora ds. rozwoju uczelni - w zależności od rodzaju zamówienia.”

10) W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych”, dodaje się ust. 3.13. w brzmieniu:
„W każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy są informowani o zasadach udostępniania i przechowywania przekazywanych przez nich zamawiającemu w toku postępowania danych osobowych, poprzez przekazanie im załącznika nr 6 do niniejszego regulaminu – klauzuli informacyjnej. W treści tego załącznika należy podać sygnaturę postępowania oraz tryb w jakim jest ono prowadzone.”

11) W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych”, dodaje się ust. 3.14. w brzmieniu:
„Dokumenty będące podstawą utworzenia wniosków zakupowych należy kompletować i przechowywać w jednostce organizacyjnej będącej wnioskodawcą przez okres 5 lat od udzielenia zamówienia lub inny okres wskazany przez instytucje zewnętrzne, jeżeli wniosek zakupowy dotyczył zamówień udzielanych na podstawie wytycznych opracowanych przez te instytucje”.

12) W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych”, dodaje się ust. 3.15. w brzmieniu:
„Dokumenty dotyczące utworzenia wniosków zakupowych lub stanowiące załączniki do tych wniosków powinny być przed ich wprowadzeniem do systemu EOD sprawdzone przez osobę je sporządzającą/otrzymującą pod względem kompletności i poprawności. Fakt dokonania takiej weryfikacji jest potwierdzany podpisem osoby weryfikującej (czytelnym lub w przypadku parafy dodatkowo opatrzonej pieczęcią imienną).

13) W rozdziale 3 pt. „Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych”, dodaje się ust. 3.16. w brzmieniu:
„Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję oraz poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”.

14) W rozdziale 4 pt. „Postępowania przeprowadzane przez Biuro Zamówień Publicznych i Umów” w ust. 4.1. słowa „i ustawy o zasadach finansowania nauki” i zastępuje się je słowami: „i ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce”.

15)  W rozdziale 4 pt. „Postępowania przeprowadzane przez Biuro Zamówień Publicznych i Umów” w ust. 4.1. lit. h) otrzymuje brzmienie:
„h) warunki udziału w postepowaniu jeżeli wnioskodawca przewiduje ich ustanowienie, a w przypadku konieczności udokumentowania spełnienia przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane konkretnych wymagań technicznych – dokumenty wymagane od wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia tych wymagań.”

16) W rozdziale 4 pt. „Postępowania przeprowadzane przez Biuro Zamówień Publicznych i Umów” w ust. 4.1. po słowach „Pozostałe dokumenty należy dołączyć w postaci skanów z podpisami osób je sporządzających oraz w wersji edytowalnej” dodaje się następującą treść:
„Dokumenty stanowiące wyliczenie wartości szacunkowej zamówienia powinny wskazywać sposób dokonania kalkulacji, uzasadnienie zastosowania określonych wskaźników przy jej sporządzaniu oraz informację o uwzględnieniu (lub nie uwzględnieniu) zmian ilościowych zamawianego asortymentu oraz dokumenty źródłowe danych będących podstawą wyliczenia – np. oferty z rozeznania rynku. Wszystkie dokumenty składane wraz z wnioskiem zakupowym w systemie EOD muszą być podpisane (czytelnie lub w przypadku parafy dodatkowo opatrzone pieczęcią imienną) przez osoby je sporządzające i akceptujące oraz wskazywać daty ich sporządzenia i akceptacji. Wnioski zakupowe i dokumentacja wymieniona w niniejszym punkcie niekompletne lub nie spełniające wskazanych wyżej wymagań formalnych nie będą przyjmowane do realizacji i zostaną cofnięte do wnioskodawcy.”

17)  W rozdziale 4 pt. „Postępowania przeprowadzane przez Biuro Zamówień Publicznych i Umów” w ust. 4.2. lit. „c”; użyte w niej słowa „Samodzielna Sekcja Zaopatrzenia i Gospodarki Materiałowej” zastępuje się słowami „Dział Zaopatrzenia”, a słowo „kierownika” zastępuje się słowem „dyrektora”.

18)  W rozdziale 4 pt. „Postępowania przeprowadzane przez Biuro Zamówień Publicznych i Umów” w ust. 4.2. lit. „d”; zdanie „Opis taki stanowi załącznik do wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składanego w systemie EOD do Biura Zamówień Publicznych i Umów.”, otrzymuje brzmienie:
„Opis taki – po zatwierdzeniu przez kierownika Działu Transportu - stanowi załącznik do wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składanego w systemie EOD do Biura Zamówień Publicznych i Umów.”

19)  W rozdziale 4 pt. „Postępowania przeprowadzane przez Biuro Zamówień Publicznych i Umów” w ust. 4.2. lit. „e” otrzymuje brzmienie:
„Dział Administracyjno-Gospodarczy sporządza zestawienie potrzeb jednostek organizacyjnych uczelni i dokonuje opisu przedmiotu zamówienia w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, których przedmiotem są usługi w zakresie wywozu i utylizacji padłych zwierząt, odpadów medycznych i weterynaryjnych, odbioru odpadów po likwidacji (odpady wielkogabarytowe, zużyty sprzęt elektroniczny itp.) wywozu nieczystości płynnych, usług pralniczych, sprzątania, ochrony, deratyzacji. Opis taki po zatwierdzeniu przez Dyrektora Działu Administracyjno-Gospodarczego stanowi załącznik do wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego składanego w systemie EOD do Biura Zamówień Publicznych i Umów. Po zawarciu umowy Biuro Zamówień Publicznych i Umów przekazuje umowę do Działu Administracyjno-Gospodarczego, który nadzoruje jej realizację”.

20)  W rozdziale 4a pt. „Zamówienia z dziedziny nauki” do wyliczenia, po literze „h” dodaje się literę „i” w brzmieniu:
„i) BZPiU przeprowadza procedurę wyboru wykonawcy zamówienia z dziedziny nauki o wartości przekraczającej równowartość 221 000 Euro zgodnie z przepisami ustawy Pzp oraz ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.”

21) W rozdziale 7 pt. „Organizacja, skład i zadania komisji przetargowych” ust. 7.9. otrzymuje brzmienie:
„7.9. Wyłączenie członka komisji oraz osób wykonujących czynności w postępowaniu następuje zgodnie z art. 17 ustawy Pzp”.

22)  W rozdziale 8 pt. „Tryb pracy komisji”, ust. 8.4 otrzymuje brzmienie:
„8.4. Członkowie komisji oraz osoby, które wykonywały czynności w postępowaniu składają pisemne oświadczenia, pod rygorem odpowiedzialności karnej, o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp”.

23) W rozdziale 14 pt. „Przepisy końcowe” dodaje się ust. 7 w następującym brzmieniu:
„7. Członkowie komisji przetargowych oraz osoby dokonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego niezależnie od jego wartości szacunkowej są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i w trakcie jego realizacji na zasadach określonych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), w szczególności do przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 tego rozporządzenia”.

24)  W rozdziale 14 pt. „Przepisy końcowe” dodaje się ust. 8 w następującym brzmieniu:
„8. Zamawiający przetwarza dane osobowe zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed ich bezprawnym rozpowszechnianiem. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, zobowiązane są do zachowania poufności w zakresie udostępnionych im informacji i danych.

25) Ulega zmianie załącznik nr 3 do regulaminu - wzór umowy; w paragrafie 7 dodaje się ustęp 5 w brzmieniu:
„Zamawiający zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych udostępnionych mu przez Wykonawcę zgodnie z obowiązującymi aktualnie przepisami, wyłącznie w związku z postępowaniem przetargowym oraz realizacją zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się do naprawienia szkody wyrządzonej Zamawiającemu w wyniku naruszenia danych osobowych z winy wykonawcy. W szczególności zobowiązuje się do pokrycia poniesionych przez Zamawiającego kosztów procesu i zastępstwa procesowego, a także odszkodowania na rzecz osoby, której naruszenie dotyczyło.”

26)  Ulega zmianie załącznik nr 6 do regulaminu – tekst klauzuli informacyjnej, która otrzymuje brzmienie:

„Klauzula informacyjna.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu informuje, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, ul. C.K. Norwida 25, 50-375 Wrocław. Reprezentuje go Rektor; o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych podawanych w związku z realizacją procedur udzielania zamówień publicznych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu decyduje on sam jako administrator danych;
• Administrator wyznaczył osobę pełniącą zadania Inspektora Ochrony Danych Osobowych i można się z nim skontaktować poprzez adres e-mail: iod@upwr.edu.pl; *
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. cRODO w celu wyłonienia wykonawcy w postępowaniu o udzielenie danego zamówienia publicznego nr ……………… prowadzonym w trybie …………………….
• Na podstawie art. 6 ust 1 lit. b RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub dopodjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych dalej „ustawa Pzp” – w odniesieniu do umów zawartych zgodnie z przepisami tej ustawy; ponadto dane osobowe mogą zostać przekazane na zasadach wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z:
  a) art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy – dotyczy umów zawartych na podstawie ustawy Pzp;
  b) ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
  c) Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
  d) Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi;
  e) Ustawą z dnia 20 lipca 2018 r – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
  f) wytycznymi do projektu/grantu (jeżeli dotyczy);
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp,(dotyczy tylko postępowań prowadzonych na podstawie tej ustawy) związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp - konsekwencją nie udostępnienia do przetwarzania danych osobowych będzie odrzucenie złożonej oferty lub wykluczenie wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ponadto niezależne od trybu w jakim jest prowadzone postępowanie udostępnienie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy o zamówienie publiczne.
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
  − na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
  − na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **
  − na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***
  − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
  − w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
  − na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

**Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego”

§ 2

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
2. Zmiany o których mowa w pkt. 4, 5, 23, 24 niniejszego zarządzenia wchodzą w życie z mocą obowiązującą od 25.05.2018 r., a zmiany o których mowa w pkt. 2, 3, 14 i 20 z mocą obowiązującą od 1.10.2018 r.

Rektor

prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka