Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2183 ze zm.), §18 ust. 3 pkt. 9 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu zarządza się, co następuje:

Wprowadza się następujące zmiany do zarządzenia nr 255/2009 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego z dnia 29 grudnia 2009 roku sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli, obiegu, przechowywania, sporządzania i udostępniania dokumentacji księgowej w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu:

§1

Punkt 1.4. otrzymuje brzmienie:

1.4. Organizacja oraz funkcjonowanie kontroli dowodów księgowych

1. Wszystkie dowody źródłowe oraz dokumenty finansowo księgowe przed przekazaniem do księgowania, w tym także ewidencji wynagrodzeń, podatkowej i ubezpieczeniowej podlegają kontroli.

2. Kontrola dowodów ma na celu:

a) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi,

b) badanie efektywności działania i realizacji zadań,

c) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, z zawartymi umowami, zleceniami, zamówieniami, kalkulacją kosztów w celu wykrywania odchyleń i nieprawidłowości,

d) ujawnienie niegospodarności, niedbalstwa i marnotrawstwa mieniem Uczelni oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstawanie,

e) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości.

3. W razie ujawnienia nieprawidłowości kontrolujący jest zobowiązany:

a) zwrócić nieprawidłowe dowody poprzez Elektroniczny Obieg dokumentów (EOD) właściwym jednostkom organizacyjnym z prośbą o dokonanie zmian i uzupełnień,

b) w przypadku nie wykonania zalecenia, odmówić podpisu dowodów nieprawidłowych lub sprzecznych z obowiązującymi przepisami, powiadamiając jednocześnie przełożonego, który podejmie decyzję w sprawie dalszego postępowania.

4. W razie ujawnienia w toku kontroli czynności mających cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie bezpośredniego przełożonego, który zawiadamia drogą służbową rektora jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. Rektor zawiadamia organy ścigania, a ponadto:

a) ustala jakie warunki i okoliczności umożliwiły popełnienie przestępstwa,

b) ustala czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do ich wykonania,

c) wyciąga konsekwencje służbowe na podstawie wyników przeprowadzonego badania,

d) podejmuje środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania w przyszłości powstaniu podobnych zaniedbań,

e) występuje z powództwem cywilnym o naprawienie szkody majątkowej.

5. Czynności kontrolne dowodów księgowych w zakresie swoich uprawnień wykonują z urzędu: kwestor i jego zastępcy, kierownicy jednostek organizacyjnych, jak również inni pracownicy zobowiązani do wykonania kontroli. Zakres kontroli wykonywanej przez pracowników określony jest w ich zakresach czynności.

6. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli jest odpowiedzialny rektor.

7. Kontrola na Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu prowadzona jest w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) , w którym następuje opisanie, sprawdzenie oraz akceptowanie dokumentów.

8. Kontrola obejmuje sprawdzenie dokumentu:

a) pod względem merytorycznym,

b) pod względem formalno-rachunkowym.

9. Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu przez osobę upoważnioną o prawidłowości i zgodności treści dokumentu z zasadami:

- legalności – czy operacje są zgodne z prawem i uregulowaniami wewnętrznymi uczelni, z zawartymi umowami, cennikami, zamówieniami, itp.,

- rzetelności – czy dane w dowodzie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,

- celowości i gospodarności – czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była ujęta w planie rzeczowo-finansowym i jest celowa z punktu widzenia gospodarczego, a jej realizacja nastąpiła z zachowaniem najbardziej oszczędnego użycia środków pieniężnych i rzeczowych w celu uzyskania w danych warunkach optymalnych efektów;

1) dokonanie sprawdzenia powinno być stwierdzone na dowodzie poprzez złożenie akceptacji w formie elektronicznej w systemie EOD przez osobę sprawdzającą,

2) kontroli merytorycznej dokonuje kierownik jednostki organizacyjnej uczelni dysponujący przyznanymi środkami, w ramach których została dokonana operacja gospodarcza i jest odpowiedzialny za dokonanie operacji gospodarczej oraz kierownik projektu, któremu przydzielono do dyspozycji limity środków na określona działalność. W związku z powyższym obowiązuje zasada podwójnego zatwierdzania dowodów przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz kierownika projektu. Jeśli kierownikiem projektu jest również kierownik jednostki organizacyjnej to dowód księgowy, skontrolowany przez kierownika projektu pod względem merytorycznym zatwierdza dziekan,

3) na dokumentach dotyczących wykonywanych na rzecz uczelni usług obcych, osoba odpowiedzialna za odbiór pracy stwierdza, że usługa została wykonana lub dołącza protokół odbioru pracy,

4) dokumenty związane z zakupami środków trwałych mogą być przedmiotem realizacji po dołączeniu dowodu „OT” i wpisaniu na dokumencie pozycji z księgi inwentarzowej

5) faktury zakupowe muszą w opisie zawierać szczegółowy opis produktów lub usług, które zakupiono, oraz określać w jakim celu zostały kupione (np. do bezpośredniego zużycia, na magazyn, części do naprawy środka trwałego wraz z numerem inwentarzowym ŚT, dodatkowe urządzenie do środka trwałego, itp.),

6) faktury za zakup środków trwałych niskocennych wyposażenia powinny zawierać numer wpisu do ewidencji wyposażenia.

10. Kontrola formalno-rachunkowa polega na stwierdzeniu:

1) czy dowód został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy tzn. jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi, zawiera niezbędne dane wymagane przepisami prawnymi o rachunkowości i podatku VAT, jest opatrzony opisem dotyczącym stosowania ustawy - prawo zamówień publicznych, a także innych obowiązujących przepisów,

2)  czy działania arytmetyczne zostały wykonane prawidłowo oraz przeprowadzeniu obliczeń rachunkowych przez sprawdzającego, szczególną uwagę należy zwrócić na wyliczenie podatków, odsetek lub innych obciążeń,

3) czy dokonano kontroli dowodu pod względem merytorycznym i czy został zatwierdzony (podpisany w systemie EOD) przez osobę do tego upoważnioną,

4) czy dowód nie zawiera poprawek,

5) zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zapłaty i zaksięgowania dowodu posiadającego wady rachunkowe i merytoryczne,

6) kontroli formalno-rachunkowej dokonują pracownicy Działu Księgowości Finansowej, a także inne jednostki organizacyjne uczelni zgodnie z przepisami wewnętrznymi uczelni. Dowodem dokonania kontroli jest elektroniczne zatwierdzenie dokumentu w systemie EOD przez osobę sprawdzającą.

11. Dokumenty sprawdzone zatwierdza do realizacji kwestor i kanclerz lub zastępca kwestora i zastępca kanclerza.

1) Kwestor/zastępca kwestora jest odpowiedzialny za dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem rzeczowo-finansowym oraz dokonanie wstępnej kontroli kompletności dokumentów,

2) dowodem dokonania przez kwestora/zastępcę kwestora wstępnej kontroli jest jego podpis w postaci elektronicznej złożony na dokumencie dotyczącym danej operacji w systemie EOD. Złożenie podpisu przez kwestora, obok podpisu pracownika dokonującego kontroli formalno-rachunkowej oznacza, że:

a) nie zgłasza zastrzeżeń do prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

b) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności dokumentów, dotyczących tej operacji,

c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie rzeczowo-finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a uczelnia posiada środki finansowe na ich pokrycie,

3) w celu realizacji swoich zadań kwestor/zastępca kwestora ma prawo:

1) żądać od kierowników komórek organizacyjnych uczelni udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,

2) wnioskować do rektora o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez jednostki organizacyjne uczelni prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej,

4) Kanclerz zatwierdzając dokument, sprawdzony merytorycznie, formalnie i rachunkowo, zatwierdzony przez kwestora, potwierdza skierowanie dokumentu do realizacji finansowej, po dokonaniu kontroli kompletności poświadczeń dokonanych przez jednostki organizacyjne, dysponentów środków finansowych oraz służby księgowe.

§2

Pozostałe postanowienia zarządzenia nr 253/2009 nie ulegają zmianie.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka