w sprawie utworzenia w ramach Działu Księgowości Ogólnej Sekcji Księgowości oraz Sekcji Ewidencji Księgowej Projektów oraz wprowadzenia zmian do regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 31 marca 2010r. nr 56/2010 ze zm.
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012r. poz.572 ze zm.) § 18 ust.3 w związku z § 127 ust.2 statutu Uniwersytetu
Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 56/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu ze zm. zarządza się co następuje:
§1
W ramach Działu Księgowości Ogólnej tworzy się :
Sekcję Księgowości
oraz
Sekcję Ewidencji Księgowej Projektów.
1. Do zadań Sekcji Księgowości należy:
1) przyjmowanie z Działu Księgowości Finansowej dowodów księgowych, faktur, not, rozliczeń wyjazdów krajowych i zagranicznych, raportów kasowych, ponumerowanie i odpowiednie ich zaksięgowanie z
uwzględnieniem poszczególnych rejestrów tematycznych.
2) wystawianie faktur za realizację usług badawczych zleconych przez podmioty zewnętrzne oraz faktur wewnętrznych VAT do zakupów zagranicznych.
3) sporządzanie deklaracji VAT-7 i analiza danych z urzędem skarbowym,
4) sporządzanie sprawozdań, w szczególności:
a. Rb-N kwartalne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności,
b. Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań,
c. Rb-WS roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych,
d. Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności,
e. Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań.
5) windykacja należności poprzez wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald, przygotowanie dokumentów dla radcy prawnego w celu skierowania spraw na drogę postępowania sądowego,
6) naliczanie odsetek od nieterminowych zapłat.
7) analiza kont rozrachunkowych, wpłat bankowych i gotówkowych,
8) rozliczanie kosztów pośrednich,
9) przygotowanie dowodów księgowych do Archiwum,
10) przyjmowanie interesantów w zakresie udzielania informacji i porad dotyczących przychodów i wydatków w jednostkach organizacyjnych Uczelni,
11) prowadzenie kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanego z zakresem działania.
2. Do zadań Sekcji Ewidencji Księgowej Projektów należy:
1) organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej projektów: NCN, NCBiR, MNiSW, Min. Rolnictwa, Funduszu Nauki oraz unijnych na wyodrębnionych dla projektów kontach księgowych,
2) weryfikacja sprawozdań z projektów oraz wniosków o płatność z zapisami księgowymi,
3) rozliczanie podatku VAT w projektach,
4) analiza rozrachunków z dostawcami w zakresie dotyczącym zakupów do projektów,
5) przygotowanie wymaganych sprawozdań w obszarze obsługiwanym przez Sekcję (PNT 01/s)
6) analiza zgodności Ewidencji księgowej z modułem Projekty,
7) archiwizowanie dokumentów księgowych,
8) współpraca z kierownikami projektów oraz jednostkami organizacyjnymi Uczelni realizującymi projekty związane z Sekcją,
9) analiza wydatków projektów także w ujęciu kasowym (ewidencja pozabilansowa),
10) weryfikacja prawidłowości realizacji projektów , w szczególności w zakresie zgodności z umową, warunkami ogólnymi projektu,
11) bieżąca kontrola kosztów projektu i ich zgodności z planem,
12) nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów.
13) prowadzenie kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanym z zakresem działania.
§2
W Regulaminie organizacyjnym wprowadzonym w życie zarządzeniem rektora nr 56/2010 z dnia 31 marca 2010 r. ze zm. na wniosek Kanclerza Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, wprowadza się
następujące zmiany:
1. Dotychczasowy § 76 otrzymuje brzmienie:
§ 76
Zastępca kwestora do spraw księgowości:
1) koordynuje działania pracowników podległych jednostek organizacyjnych zapewniające prawidłowe i terminowe wykonanie realizowanych zadań,
2) zapewnia realizację i kontrolę prawidłowości przechowywania oraz zabezpieczenia dokumentów finansowych oraz druków ścisłego zarachowania, a także gotówki i papierów wartościowych znajdujących
się w podległych jednostkach organizacyjnych,
3) sprawuje nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentacji,
4) kontroluje przestrzeganie dyscypliny pracy kierowanych jednostek organizacyjnych,
5) wykonuje obowiązki i uprawnienia Kwestora podczas jego nieobecności,
6) sprawuje nadzór nad działalnością i organizacją działów Kwestury: Dział Księgowości Materiałowej, Dział Księgowości Ogólnej, Dział Płac i Świadczeń Społecznych,
7) ustala zasady i sposób prowadzenia urządzeń księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8) sporządza sprawozdania finansowe,
9) wykonuje dyspozycję środkami pieniężnymi,
10) realizuje wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem rzeczowo-finansowym,
11) dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
12) prowadzi kontrolę zarządczą ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanym z zakresem działania.
2. Dotychczasowy §76a otrzymuje brzmienie:
§ 76 a
Zastępca kwestora do spraw finansowych:
1) wykonuje obowiązki i uprawnienia kwestora podczas jego nieobecności,
2) dysponuje środkami finansowymi,
3) sprawuje nadzór nad działalnością i organizacją pracy Działu Księgowości Finansowej w tym Kasy uczeni,
4) zapewnia realizację i kontrolę prawidłowości przechowywania oraz zabezpieczania wszelkich dokumentów finansowych oraz druków ścisłego zarachowania a także gotówki i papierów wartościowych
znajdujących się w podległych jednostkach organizacyjnych,
5) koordynuje działania pracowników podległych jednostek organizacyjnych zapewniając prawidłowe i terminowe wykonywanie realizowanych zadań,
6) sporządza sprawozdania w zakresie rachunku przepływów pieniężnych,
7) dokonuje kontroli w zakresie płynności finansowej uczelni oraz identyfikuje i monitoruje ryzyko finansowe,
8) koordynuje wszelkie działania w zakresie spraw finansowo-księgowych dotyczących projektów finansowych ze środków funduszy Unii Europejskiej,
9) prowadzi całokształt dokumentacji bankowej,
10) prowadzi nadzór nad prawidłowym i terminowy obiegiem dokumentacji,
11) realizuje wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem rzeczowo-finansowym,
12) dokonuje kontroli wstępnej polegającej na badaniu czynności i operacji gospodarczych w toku ich realizacji oraz kontroli następnych operacji gospodarczych stanowiących przedmiot
księgowania,
13) prowadzi kontrolę zarządczą ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związaną z zakresem działania.
3. Dotychczasowy § 77 otrzymuje brzmienie:
§ 77
Dział Księgowości Finansowej
Do zakresu czynności Działu Księgowości Finansowej należy:
1) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym faktur, rachunków gotówkowych, przelewowych, wniosków finansowych, innych dokumentów finansowych (IDF) oraz pozostałych dowodów księgowych
jednostek organizacyjnych Uczelni;
2) przyporządkowanie dokumentom (symboli) kontrahentów, sprawdzanie prawidłowości i wprowadzanie numerów kont bankowych, zakładanie kontrahentów w bazie programu finansowo-księgowego;
3) realizacja zapłaty: faktur, zwrotów kosztów za rachunki gotówkowe i przelewowe, wniosków finansowych, innych dokumentów finansowych (IDF) oraz pozostałych dowodów księgowych jednostek
organizacyjnych Uczelni;
4) sprawowanie kontroli dot. płatności w stosunku, do których orzeczono zajęcie wierzytelności;
5) sprawowanie kontroli dot. rozliczania zaliczek jednostek Uniwersytetu Przyrodniczego;
6) sprawowanie kontroli dot. rozliczania przedpłat jednostek Uniwersytetu Przyrodniczego;
7) sprawowanie kontroli dot. rozliczania kart kredytowych Uniwersytetu Przyrodniczego;
8) przygotowywanie i wysyłanie przelewów drogą elektroniczną;
9) wystawianie faktur/not księgowych do delegacji refundowanych;
10) przyjmowanie oraz rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych z uwzględnieniem przyznanych limitów kilometrów na jazdy miejscowe i zamiejscowe;
11) prowadzenie gospodarki kasowej Uczelni,
12) dokonywanie wypłat stypendiów dla studentów i doktorantów na ich konta osobiste z funduszu pomocy materialnej,
13) prowadzenie ewidencji oraz dysponowanie drukami ścisłego zarachowania, kwitariuszami,
14) prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów do poszczególnych umów cywilno-prawnych na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych,
15) prowadzi kontrolę zarządczą ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związaną z zakresem działania.
4. Dotychczasowy § 79 otrzymuje brzmienie:
§ 79
Dział Księgowości Ogólnej :
1. Sekcja Księgowości :
1) przyjmowanie z Działu Księgowości Finansowej dowodów księgowych, faktur, not, rozliczeń wyjazdów krajowych i zagranicznych, raportów kasowych, ponumerowanie i odpowiednie ich zaksięgowanie z
uwzględnieniem poszczególnych rejestrów tematycznych.
2) wystawianie faktur za realizację usług badawczych zleconych przez podmioty zewnętrzne oraz faktur wewnętrznych VAT do zakupów zagranicznych.
3) sporządzanie deklaracji VAT-7 i analiza danych z urzędem skarbowym,
4) sporządzanie sprawozdań, w szczególności:
a. Rb-N kwartalne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności,
b. Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań,
c. Rb-WS roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych,
d. Rb-UN roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności,
e. Rb-UZ roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań.
5) windykacja należności poprzez wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald, przygotowanie dokumentów dla radcy prawnego w celu skierowania spraw na drogę postępowania sądowego,
6) naliczanie odsetek od nieterminowych zapłat.
7) analiza kont rozrachunkowych, wpłat bankowych i gotówkowych,
8) rozliczanie kosztów pośrednich,
9) przygotowanie dowodów księgowych do Archiwum,
10) przyjmowanie interesantów w zakresie udzielania informacji i porad dotyczących przychodów i wydatków w jednostkach organizacyjnych Uczelni,
11) prowadzenie kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanej z zakresem działania.
2. Sekcja Ewidencji Księgowej Projektów:
1) organizacja i prowadzenie ewidencji księgowej projektów: NCN, NCBiR, MNiSW, Min. Rolnictwa, Funduszu Nauki oraz unijnych na wyodrębnionych dla projektów kontach księgowych,
2) weryfikacja sprawozdań z projektów oraz wniosków o płatność z zapisami księgowymi,
3) rozliczanie podatku VAT w projektach,
4) analiza rozrachunków z dostawcami w zakresie dotyczącym zakupów do projektów,
5) przygotowanie wymaganych sprawozdań w obszarze obsługiwanym przez Sekcję (PNT 01/s)
6) analiza zgodności Ewidencji księgowej z modułem Projekty,
7) archiwizowanie dokumentów księgowych,
8) współpraca z kierownikami projektów oraz jednostkami organizacyjnymi Uczelni realizującymi projekty związane z Sekcją,
9) analiza wydatków projektów także w ujęciu kasowym (ewidencja pozabilansowa),
10) weryfikacja prawidłowości realizacji projektów , w szczególności w zakresie zgodności z umową, warunkami ogólnymi projektu,
11) bieżąca kontrola kosztów projektu i ich zgodności z planem,
12) nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów.
13) prowadzenie kontroli zarządczej ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania ryzykiem związanej z zakresem działania.
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .
Rektor
prof. dr hab. Roman Kołacz
