Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365) oraz § 22 Statutu AR w związku z § 20 ust. 1 pkt 4 Regulaminu organizacyjnego AR, wprowadzonego w życie zarządzeniem Rektora nr 36/2004 z 18 czerwca 2004 r. zarządza się, co następuje:

§ 1

Nadzór nad udziałem Akademii Rolniczej we Wrocławiu w Programach Ramowych Unii Europejskiej powierza się Prorektorowi ds. współpracy z zagranicą i rozwoju uczelni.

§ 2

Za obowiązujący w Akademii Rolniczej we Wrocławiu system rozliczeń kosztów realizacji projektów w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej przyjmuje się model kosztów dodatkowych (AC) ze zryczałtowaną stawką kosztów pośrednich liczoną jako 20% wszystkich kosztów bezpośrednich ujętych w Kontrakcie jako koszty projektu, pomniejszone o koszty podwykonawstwa.

§ 3

Wnioski o dofinansowanie projektów w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej osoby zainteresowane przystąpieniem do programu opracowują zgodnie z zasadami przedstawionymi w ogłoszeniu konkursowym Komisji Europejskiej.
Dane niezbędne do sporządzenia wniosku o dofinansowanie projektów dostarcza Biuro Programów Międzynarodowych Działu Współpracy z Zagranicą, zwane dalej Biurem.
Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej osoba sporządzająca wniosek ma obowiązek powiadomienia o jego treści kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni, w której realizowany będzie projekt.

§ 4

Przed skierowaniem wniosku do oceny przez Komisję Europejską osoba zainteresowana składa w Biurze wniosek wraz z wypełnionym formularzem informacyjnym (załącznik nr 1) w celu sprawdzenia formalnej poprawności i kompletności wniosku.

§ 5

Wnioski, których autorami lub współautorami są pracownicy Akademii Rolniczej we Wrocławiu podlegają ewidencji w Biurze, po weryfikacji pod względem finansowym przez Kwestora i po zatwierdzeniu przez Prorektora ds. współpracy z zagranicą i rozwoju uczelni.

§ 6

O ocenie wniosku dokonanej przez Komisję Europejską należy powiadomić Biuro w formie pisemnej w terminie nieprzekraczającym 2 tygodni od jej uzyskania. W przypadku oceny pozytywnej należy dodatkowo przekazać decyzję z Komisji Europejskiej wraz z oceną projektu.

§ 7

Kontrakt, Formularz przystąpienia do kontraktu oraz Umowę konsorcjum podpisuje Rektor po weryfikacji pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.

§ 8

Kierownika projektu, odpowiedzialnego za merytoryczną, finansową i organizacyjną realizację projektu zgodną z warunkami zawartymi w kontrakcie oraz z obowiązującym w Polsce prawem, w szczególności prawem zamówień publicznych i ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, powołuje Prorektor ds. współpracy z zagranicą i rozwoju uczelni w trybie określonym zarządzeniem nr 61/2004 Rektora AR we Wrocławiu z dnia 22 listopada 2004 r.

§ 9

O projekcie przyjętym do finansowania przez Komisję Europejską kierownik projektu informuje niezwłocznie Biuro, Kwestora i Prorektora ds. nauki, przedkładając:

–   kserokopię Kontraktu lub Formularza przystąpienia do kontraktu wraz z tłumaczenie,

–   kserokopię Umowy konsorcjum wraz z tłumaczeniem.

Rejestracji projektów dokonuje Dział Nauki.

Tłumaczenie Kontraktu wraz z aneksami, z uwagi na obszerność dokumentu może być ograniczone do Kontraktu i Aneksu I, z którego co najmniej wybrać należy :

–   opis projektu,

–   stronę tytułową ze spisem treści,

–    budżet projektu.

Koszty tłumaczenia na język polski obciążają budżet podstawowej jednostki organizacyjnej, w której realizowany jest projekt.

§ 10

W celu uruchomienia środków finansowych przyznanych przez Komisję Europejską na dany projekt, za zgodą Kwestora otwierany jest wyodrębniony rachunek bankowy, na który są przekazywane środki pieniężne na realizację projektu.
Wydatkowanie środków finansowych na projekt może nastąpić po wpływie pieniędzy na wyodrębniony rachunek bankowy uczelni i po uruchomieniu konta analitycznego w Kwesturze.
Ewidencjonowanie kosztów i wpływów z projektu prowadzić należy na urządzeniach księgowych wg zasad księgowych pozwalających na porównanie kosztów i wpływów.

§ 11

Realizacja płatności odbywać się będzie w oparciu o złożone w Dziale Księgowości Finansowej dokumenty (faktury, rachunki, umowy o pracę, delegacje itp.) poprawnie opisane, łącznie z informacją przypisującą dany wydatek do określonej części pracy projektu, potwierdzone pod względem merytorycznym przez kierownika projektu i zaakceptowane przez Kwestora i Prorektora ds. współpracy z zagranicą i rozwoju uczelni.

Za prawidłowe kwalifikowanie wydatków odpowiedzialny jest kierownik projektu.
Wydatki ponoszone na projekt muszą być rzeczywiste, ekonomicznie uzasadnione i niezbędne do realizacji projektu, określone zgodnie z przyjętymi na uczelni zasadami księgowymi i poniesione w okresie realizacji projektu, z wyjątkiem kosztów sporządzenia raportu, które to koszty mogą zostać zaliczone jako dopuszczalne do projektu jeśli zostaną poniesione w terminie do 45 dni po zakończeniu projektu.
Do realizacji projektu mogą być zatrudnione osoby spoza uczelni wyłącznie na podstawie umowy o pracę na czas określony chyba, że uregulowania projektu stanowią inaczej.
Koszty wynagrodzeń są wyliczane dla każdego pracownika osobno i kalkulowane w oparciu o koszt całoroczny.
Dokumentowanie czasu pracy osoby zatrudnionej należy prowadzić w formie miesięcznych kart czasu pracy, które zatwierdza kierownik projektu.
Z odbytej podróży służbowej w ramach prowadzonego projektu uczestnik ma obowiązek sporządzenia notatki służbowej opisującej cel podróży i jej związek z projektem. Notatka służbowa wraz z kserokopią delegacji stanowią dokumenty bieżące projektu pozostające w aktach projektu w jednostce realizującej projekt.
Przy wykorzystaniu w projekcie sprzętu nie zamortyzowanego w 100% , którego amortyzacja została przewidziana w budżecie projektu, sporządza się kartę czasu pracy sprzętu zawierającą:

–   nazwę urządzenia,

–   nr inwentarzowy urządzenia,

–   czas wykorzystania sprzętu do projektu.

Karta czasu pracy sprzętu stanowi bieżący dokument projektu pozostający w aktach projektu w jednostce realizującej projekt.
Kierownik projektu zobowiązany jest do przedłożenia w kwesturze pisemnej informacji jaka część amortyzacji została zaliczona w koszty projektu i w jakim okresie obciąży projekt.
Kierownik projektu lub osoba przez niego wskazana, zobowiązany jest do uzgadniania wszystkich wydatków ponoszonych w ramach projektu z kwesturą co najmniej co trzy miesiące oraz na jeden miesiąc przed datą sporządzenia sprawozdania.

§ 12

Kopie raportów finansowych uzgodnionych z kwesturą i merytorycznych, wysyłanych do odpowiednich jednostek nadrzędnych (koordynatora projektu, Komisji Europejskiej) kierownik projektu przekazuje do Prorektora ds. nauki, Kwestora i Biura.
Raporty finansowe dotyczące rozliczeń finansowych za dany okres wskazany w Kontrakcie podlegają audytowi. Wyboru audytora dokonuje kierownik jednostki organizacyjnej, w której realizowany jest projekt zgodnie z procedurami dotyczącymi zamówień publicznych.
W przypadkach gdy z uwagi na wielkość przyznanego budżetu na audyt ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się, należy wydatek na audyt ponieść zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami i dokonać wyboru audytora z kilku zebranych ofert.

§ 13

Dokumenty związane z realizacją projektu powinny być składane we właściwych jednostkach organizacyjnych uczelni wraz z ich tłumaczeniem na język polski, zgodnie z ustawą z dnia 7 października 1999 roku o języku polskim (Dz. U. Nr 90, poz. 999).

§ 14

Pełna dokumentacja projektu realizowanego w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej (oryginał Kontraktu, oryginał Umowy konsorcjum, oryginały lub kserokopie innych dokumentów, kserokopie dokumentów księgowych) powinna znajdować się w jednostce organizacyjnej uczelni, w której realizowany jest projekt.
O ile Kontrakt lub Umowa konsorcjum nie stanowi inaczej, pełną dokumentację należy przechowywać w jednostce, w której realizowany jest projekt, przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym projekt został zakończony.

§ 15

Projekty w ramach Programów Ramowych Unii Europejskiej mogą być przedmiotem wniosków o dofinansowanie przez Ministerstwo Nauki i Informatyzacji w trybie określonym przez Ministra Nauki i Informatyzacji.

§ 16

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor
prof. dr hab. Michał Mazurkiewicz