Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 i 2 pkt 2 Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r., poz. 742 z późn zm.), § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 28 czerwca 2019 roku w sprawie uchwalenia Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z późn. zm., § 3 pkt 37 Regulaminu audytu wewnętrznego stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia nr 190/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 20 listopada 2019 roku w sprawie wprowadzenia Karty Audytu wewnętrznego w Uniwersytecie we Wrocławiu oraz Regulaminu Audytu Wewnętrznego w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu z późn. zm. zarządza się, co następuje:

§ 1

Na podstawie sprawozdania z przeprowadzonego zadania zapewniającego pod nazwą: ,,Ocena zgodności z przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami, przyznawania (dokumentowania) i wypłacania świadczeń dla studentów (na podstawie próby)” i zawartych w nim ustaleń zobowiązuje się:

1) Prorektora do spraw studenckich i edukacji do:

a) podjęcia działań mających na celu aktualizację Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w zakresie zgodnej z przepisami prawa klasyfikacji i archiwizacji dokumentów dotyczących stypendiów i zapomóg dla studentów wyznaczając termin realizacji zadania do dnia 30.09.2023 r.,

b) wzmocnienia nadzoru nad procesem przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla studentów i skoordynowanie działań w tym zakresie wyznaczając termin realizacji zadania do dnia 30.09.2023 r.,

c) określenia sposobu komunikacji (w tym miejsca zamieszczania/wymiany informacji) osób którym w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu powierzono zadania w procesie przyznawania studentom stypendiów i zapomóg tak aby bieżąca i jednolita informacja dostępna była dla wszystkich pracowników realizujących obowiązki związane ze świadczeniami dla studentów wyznaczając termin realizacji zadania do dnia 30.09.2023 r.;

2) Dziekanów do:

a) określenia sposobu potwierdzania przez pracowników administracyjnych Dziekanatu spełniania przez studentów warunków uprawniających do ubiegania się o świadczenia i sposobu udokumentowania sprawdzenia wyznaczając termin realizacji do dnia 30.09.2023 r.,

b) sprawdzenia na Wydziale czy osoby które podejmują decyzje w imieniu Rektora w zakresie przyznania/ odmowy przyznania stypendiów i zapomóg posiadają aktualne udzielone im przez Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu pełnomocnictwo/upoważnienie wyznaczając termin realizacji do dnia 30.09.2023r.,

c) wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za kontrolę sprawdzenia przez pracownika Dziekanatu kompletności dokumentacji oraz poprawności sporządzonych wyliczeń oraz innych dokumentów w sprawach stypendiów i zapomóg w tym poprawności przygotowanej przez pracownika decyzji administracyjnej i powierzenia wyznaczonej osobie pisemnej odpowiedzialności za to działanie (należy określić sposób dokumentowania przeprowadzonej kontroli) wyznaczając termin realizacji do dnia 30.09.2023 r.,

d) zapewnienia, nie rzadziej niż raz w roku, wszystkim pracownikom Dziekanatów, którym powierzono obowiązki w procesie przyznawania stypendiów i zapomóg, szkolenia w tym zakresie wyznaczając termin realizacji do dnia 31.12.2023 r.,

e) zapewnienia w odniesieniu do prowadzonej dokumentacji dotyczącej stypendiów i zapomóg:
- stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego,
- stosowania instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu,
- możliwości ustalenia chronologii postępowania
wyznaczając termin realizacji zadania do dnia 30.09.2023 r.,

f) umożliwienia stosowania przez pracowników Dziekanatów zwrotnych potwierdzeń odbioru zapewniających skuteczne doręczenie decyzji podczas doręczania, za pośrednictwem operatora pocztowego, studentom decyzji administracyjnych dot. stypendiów i zapomóg wyznaczając termin realizacji do 30.09.2023 r.;

3) Dyrektora Centrum Spraw Studenckich do:

a) zapewnienia udokumentowania, że podział dotacji ze środków finansowych przeznaczonych na stypendia socjalne, dla osób niepełnosprawnych, rektora i zapomóg dokonywany jest w porozumieniu z Samorządem Studenckim wyznaczając termin realizacji do 30.04.2024 r.,

b) zapewnienia udokumentowania, że wysokość miesięcznego dochodu na osobę w rodzinie studenta uprawniająca do ubiegania się o stypendium socjalne ustalana jest w porozumieniu z Samorządem Studenckim wyznaczając termin realizacji do dnia 30.11.2023 r.,

c) podjęcia działań celem zaktualizowania Regulaminu świadczeń dla studentów o postanowienia dotyczące:
- wysokości stypendiów socjalnego, dla osób niepełnosprawnych, rektora i zapomóg lub sposobu jej ustalania,
- trybu powoływania oraz składu komisji stypendialnej i odwoławczej komisji stypendialnej
wyznaczając termin do realizacji do dnia 30.09.2023 r.
Aktualizując Regulamin należy dostosować wzory dokumentów do postanowień Regulaminu świadczeń dla studentów UPWr, mieć na uwadze jego zgodność przepisami prawa i czytelność oraz należy rozważyć wprowadzenie dodatkowych /pominięcie zbędnych postanowień;

4) Dyrektora Centrum Spraw Studenckich w porozumieniu z Dyrektorem Uczelnianego Centrum Informatyzacji:

a) zapewnienia posiadania przez pracowników CSS odpowiednich uprawnień w systemie USOS umożliwiających realizację przydzielonych im zadań w zakresie świadczeń dla studentów wyznaczając termin realizacji do dnia 30.09.2023 r.,

b) zainicjowania szkolenia dla pracowników, którym powierzono obowiązki w zakresie świadczeń dla studentów, z funkcjonalności i obsługi systemu USOS w zakresie przyznawania świadczeń dla studentów wyznaczając termin realizacji do dnia 30.09.2023 r.,

c) kontynuowania i zintensyfikowania działań mających na celu uruchamianie nowych funkcjonalności systemu USOS związanych ze świadczeniami dla studentów wyznaczając termin realizacji do dnia 30.09.2023 r.

§ 2

Zobowiązuje się osoby wymienione w § 1 niniejszego zarządzenia do powiadomienia Rektora i audytora wewnętrznego o wykonaniu zawartych zaleceń, w podanych wyżej terminach.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Z upoważnienia Rektora UPWr

prof. dr hab. Anna Chełmońska-Soyta