Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574 z późn. zm.), § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 28 czerwca 2019 r. w sprawie uchwalenia Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z późn. zm., zarządza się, co następuje:

§ 1

W związku z przeprowadzoną przez Archiwum Państwowe we Wrocławiu w dniach 5, 9, 17 sierpnia 2021 r. kontrolą, wydaje się zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 1 września 2022 r., znak pisma OV.421.123.2021, zobowiązując:

1) Kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

a) podjęcia, w terminie do dnia 31 sierpnia 2023 roku, działań zapewniających stosowanie rejestracji spraw w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym we wszystkich jednostkach organizacyjnych, zgodnie z wymogami wynikającymi z instrukcji kancelaryjnej, bez błędów wskazanych w protokole kontroli,

b) przekazania, w terminie do dnia 31 sierpnia 2023 roku, do archiwum zakładowego zamkniętych teczek spraw z dokumentacją wytworzoną do końca 2020 roku, z zastrzeżeniem lit. d,

c) przestrzegać na bieżąco zasady przekazywania do archiwum zamkniętych teczek spraw po 2 latach ich przechowywania w jednostkach organizacyjnych, z zastrzeżeniem lit. d,

d) w przypadku konieczności pozostawienia w jednostkach organizacyjnych części akt dłużej niż 2 lata – przekazywania do archiwum zakładowego spisów zdawczo-odbiorczych tych akt. Przy czym w odniesieniu do akt, o których mowa pod lit. b – w terminie do dnia 31 sierpnia 2023 roku, a w odniesieniu do akt, o których mowa pod lit. c – na bieżąco.

2) Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

a) poinformowania Archiwum Państwowego o faktycznym wdrożeniu rejestracji, o której mowa w pkt 1 lit a - w terminie do dnia 31 sierpnia 2023 roku,

b) przesyłania na bieżąco do Archiwum Państwowego po jednym egzemplarzu spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii A, przekazywanych z jednostek organizacyjnych do archiwum zakładowego zgodnie z zalecenie pokontrolnym, o którym mowa w pkt 1 lit. d,

c) wykonania, w terminie do dnia 30 listopada 2022 roku, następujących prac archiwalnych:
- weryfikacji, klasyfikacji i opisu akt wymienionych w protokole kontroli na s.17 (pkt II A/2, 3a,c) zgodnie ze wskazówkami zawartymi w protokole kontroli,
- założenia odrębnego wykazu spisów zdawczo-odbiorczych dla spisów zdawczo-odbiorczych obejmujących dokumentację obcą.

3) Dyrektora Biura Informacji i Promocji do przekazania do archiwum zakładowego zbioru dokumentacji fotograficznej w postaci zdjęć i negatywów, a następnie Kierownika Archiwum przy współpracy z Biurem Informacji i Promocji Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu – do przeprowadzenia w archiwum prac w zakresie rozpoznania i archiwalnego opracowania tej dokumentacji, zgodnie ze wskazówkami zawartymi w piśmie Archiwum Państwowego z dnia 8.08.2014r. (znak OV-402-223/11), tj. należy podzielić dokumentację tematycznie, opisać ją z uwzględnieniem wszystkich elementów opisu archiwalnego, sporządzić ewidencję archiwalną w postaci spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji fotograficznej kategorii A (osobną dla zdjęć i negatywów) - w terminie do dnia 31 sierpnia 2023 roku,

4) Kanclerza ds. Administracyjno-Gospodarczych do przeniesienia, w terminie do dnia 31 sierpnia 2023 roku, dokumentacji kategorii A i BE50 z piwnicznych magazynów archiwalnych do archiwum przy ul. Sopockiej (lub innych pomieszczeń o odpowiednich warunkach), a w przypadku dalszego pozostawienia w tych magazynach dokumentacji o krótszym okresie przechowywania – do przeprowadzenia remontu magazynów.

§ 2

Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.

§ 3

Zobowiązuje się Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przygotowania informacji do Archiwum Państwowego o realizacji zaleceń wymienionych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 września 2022 r. i przedłożenia do podpisu Prorektorowi ds. organizacji i rozwoju uczelni.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy