W sprawie wykonania zaleceń audytowych wynikających z przeprowadzonego zadania zapewniającego pn. „Elektronizacja zamówień publicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu o wartości równej lub przekraczającej progi Unii Europejskiej”
Na podstawie art. 23 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85 z późn. zm.), § 8 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 56/2019 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 28 czerwca 2019 r., z późn. zm. zarządza się, co następuje:
§ 1
Na podstawie Sprawozdania z przeprowadzonego zadania zapewniającego pn. „Elektronizacja zamówień publicznych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu o wartości równej lub przekraczającej progi Unii Europejskiej” i zawartych w nim ustaleń, zobowiązuje się:
- Dyrektora Centrum Zamówień Publicznych i Zakupów do:
1) Zaktualizowania Regulaminu udzielania zamówień publicznych (tekst jednolity Obwieszczenie nr 1/2020 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 11 lutego 2020 roku) oraz zamieszczenia w jego treści informacji:
a) o wykorzystywanej w Uczelni platformie do obsługi postępowań przetargowych oraz o obowiązku elektronicznej komunikacji zamawiającego z wykonawcą – termin wykonania do dnia 01.01.2021 r.;
b) dotyczących archiwizowania dokumentacji elektronicznej postępowań przetargowych – termin wykonania do dnia 01.01.2021 r.
oraz bieżącej jego aktualizacji.
2) Podjęcia działań mających na celu egzekwowanie dochowywania terminów składania w Centrum Zamówień Publicznych i Zakupów wniosków o przeprowadzenie postępowania przetargowego, zapisanych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w UPWr, poprzez np. przesłanie informacji przypominających o obowiązujących terminach, wprowadzenie stosownego zabezpieczenia w systemie EOD w odniesieniu do danych wpisywanych do wniosku o przeprowadzenie postępowania i/lub informacji o konieczności dochowania określonych w Regulaminie terminów złożenia wniosku w Centrum Zamówień Publicznych i Zakupów lub innych – termin wykonania do dnia 30.06.2021 r.
3) Uaktualnienia zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika, tak, aby jego zapisy odzwierciedlały faktycznie powierzone i wykonywane obowiązki – termin wykonania do dnia 31.01.2021 r.
- Zastępcę kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych do:
1) Podjęcia działań mających na celu zapisanie procedury wysyłania, odbierania, przekazywania korespondencji za pomocą Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) w Instrukcji Kancelaryjnej – termin wykonania do dnia 30.06.2021 r.
2) Do czasu aktualizacji Instrukcji Kancelaryjnej, formalnego określenia i opisania sposobu i terminów odbierania, wysyłania, przekazywania korespondencji za pomocą ePUAP do jednostek organizacyjnych w tym Centrum Zamówień Publicznych i Zakupów – termin wykonania do dnia 01.01.2021 r.
- Dyrektora Uczelnianego Centrum Informatyzacji do:
1) Podjęcia działań mających na celu sporządzenie i prowadzenie przez Uczelniane Centrum Informatyzacji rejestru osób które posiadają w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu kwalifikowany podpis elektroniczny – termin wykonania do dnia 15.12.2020 r.
- Dyrektora Centrum Zamówień Publicznych i Zakupów w uzgodnieniu i porozumieniu z Prorektorem ds. organizacji i rozwoju uczelni oraz Zastępcą kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych do:
1) Podjęcia działań zmierzających do zweryfikowania, czy osoby, które w imieniu Zamawiającego będą zobowiązane od stycznia 2021 r. (na podstawie przepisów ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 oraz wewnętrznych uregulowań) do elektronicznego podpisywania dokumentów w toku prowadzonych postępowań przetargowych posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, a następnie zabezpieczenia posiadania kwalifikowanych certyfikatów przez osoby które na tą chwilę nimi nie dysponują – termin wykonania do dnia 01.01.2021 r.
2) Podjęcia działań zmierzających do wdrożenia rozwiązań zapewniających archiwizację dokumentacji elektronicznych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego za pomocą systemu teleinformatycznego spełniającego wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi – termin wykonania do dnia 01.01.2021 r.
- Dyrektora Centrum Zamówień Publicznych i Zakupów w uzgodnieniu i porozumieniu z Prorektorem ds. organizacji i rozwoju uczelni oraz dyrektorem Uczelnianego Centrum Informatyzacji do:
1) Podjęcia działań zmierzających do wprowadzenia mechanizmów umożliwiających osobom uczestniczącym w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego z ramienia Zamawiającego, odczytywanie i weryfikowanie podpisów elektronicznych składanych przez Wykonawców – termin wykonania do dnia 01.01.2021 r.
§ 2
Zobowiązuje się osoby wymienione w § 1 niniejszego Zarządzenia do powiadomienia Rektora i audytora wewnętrznego o wykonaniu zawartych zaleceń w podanych wyżej terminach.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy
