Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1668 ze zm.), § 8 ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, oraz § 96 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu wprowadzonego w życie zarządzeniem nr 152/2019 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 3 października 2019 roku, w związku z wystąpieniem pokontrolnym Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 21 sierpnia 2019 r., znak sprawy OV.421.183.2018, zarządza się co następuje:

§1

Zobowiązuje się:

I    Kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

1. Wdrożenia w terminie do 31 grudnia 2020 r. w podlegających im jednostkach rejestrowania spraw w spisach spraw w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i prawidłowego stosowania tej rejestracji, w tym do:

1. 1. oznaczania pełnym znakiem sprawy (z numerem sprawy wynikającym z kolejności w spisie spraw) wszystkich pism tworzących akta sprawy, przy czym symbol klasyfikacyjny z Jednolitego rzeczowego wykazu akt w znaku sprawy na pismach i w znaku akt na teczce aktowej winien być taki sam,
   2. odkładania do teczek aktowych prawidłowo wypełnianych spisów spraw,
   3. w przypadku teczek podmiotowych, przedmiotowych i zbiorczych do gromadzenia spisów spraw w osobnych teczkach (oznaczonych danym hasłem klasyfikacyjnym z Jednolitego rzeczowego wykazu akt z rozszerzeniem ,,…..- spis spraw”), a także do przekazywania teczek z tymi spisami do archiwum.

2.Przekazania w terminie do 31 grudnia 2020 r. do archiwum zakładowego zamkniętych teczek spraw z dokumentacją wytworzoną do końca 2017 r., przy czym:

1. jednostki organizacyjne winny przekazywać dokumentację właściwie sklasyfikowaną, opisaną, uporządkowaną i zewidencjonowaną,
2. należy przestrzegać zasady przekazywania do archiwum uczelni zamkniętych teczek spraw po 2 latach ich przechowywania w jednostkach organizacyjnych,
3. w przypadku konieczności pozostawienia w jednostkach organizacyjnych części akt dłużej niż 2 lata, należy je uporządkować i przekazać do archiwum zakładowego spisy zdawczo-odbiorcze tych akt.

II    Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

1. Przesyłania na bieżąco do Archiwum Państwowego po jednym egzemplarzu spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. A przekazywanych z jednostek organizacyjnych do archiwum.

2. Wyjaśnienia w terminie do 28 lutego 2020 r. w porozumieniu z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, gdzie znajduje się dokumentacja jednostek organizacyjnych Uczelni zlikwidowanych od 2015 r., w tym:

1. Ośrodka Edukacji Ekologicznej Samotwór (zarządzenie Rektora nr 128/2015),
2. Samodzielnego Stanowiska ds. koordynacji i współpracy z pomiotami gospodarki i KIC (zarządzenie Rektora nr 100/2016),
3. Sekretariatu Prorektora ds. studenckich i kształcenia (zarządzanie Rektora nr 101/2016),
4. Sekretariatu Prorektora ds. rozwoju uczelni (zarządzenie Rektora nr 113/2016),
5. Katedry Biochemii, Farmakologii i Toksykologii (zarządzenie Rektora nr 163/2016),
6. Biura Realizacji Inwestycji (zarządzenie Rektora nr 12/2017),
7. Biura organizacyjno-finansowego UPWr – Demonstrator + (zarządzenie Rektora nr 175/2017),
8. Centrum Zarządzania Ryzykiem Środowiskowym i Monitoringu Ekosystemów (zarządzenie Rektora nr 133/2018).

3. Wykonania następujących prac w terminie do 28 lutego 2020 r.:

1. zweryfikowania klasyfikacji, opisu i stanu uporządkowania akt wymienionych w protokole kontroli na s. 11 (pkt II A/2, 3-a,b), zgodnie ze wskazówkami zawartymi w protokole kontroli,
2. poprawienia w porozumieniu z Działem Aparatury spisu zdawczo-odbiorczego nr 1127, tak by ujęta w nim dokumentacja audiowizualna została spisana w porządku rzeczowo-chronologicznym,
3. dokończenia prac w zakresie opisu wszystkich nowych regałów przesuwnych,
4. wyposażenia magazynów archiwalnych w sprawne termohigrometry.

4. Sporządzenia dla akt osobowych studentów, uszkodzonych w wyniku zalania, protokołów uszkodzenia dokumentacji, zgodnie w regulacjami obowiązującej instrukcji archiwalnej – w terminie do 31 grudnia 2020 r.

III    Dyrektora Biura Informacji i Promocji oraz Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:

1. Przekazania do archiwum zakładowego zbioru dokumentacji fotograficznej w postaci zdjęć i negatywów,
2. Przeprowadzenia w archiwum prac w zakresie rozpoznania i archiwalnego opracowania tej dokumentacji, zgodnie ze wskazówkami zawartymi w piśmie Archiwum Państwowego z dnia 8.08.2014 r. (znak OV-402-223/11), tj. podzielenia dokumentacji tematycznie, opisania jej z uwzględnieniem wszystkich elementów opisu archiwalnego, sporządzenia ewidencji archiwalnej w postaci spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji fotograficznej kategorii A (osobnej dla zdjęć i negatywów) – w terminie do 31 grudnia 2020 r.

IV    Zastępcę Kanclerza ds. Inwestycji i Remontów Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przeprowadzenia w piwnicznych magazynach archiwalnych prac remontowych zapewniających likwidację wykwitów i pękającego tynku na ścianach, pomalowania ścian oraz podjęcia działań zmierzających do zapewnienia właściwego poziomu wilgotności w tych magazynach – w terminie do 31 grudnia 2020 r.

V    Zastępcę Kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do spowodowania przeniesienia dokumentacji kategorii A i BE50 z piwnicznych magazynów archiwalnych, gdzie są mniej korzystne warunki przechowywania, do archiwum przy ul. Sopockiej lub do podjęcia innych działań zapewniających dobre warunki przechowywania tej dokumentacji – w terminie do 31 grudnia 2020 r.

§2

1. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Kanclerzowi Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.
2. Zobowiązuje się Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przygotowania informacji do Archiwum Państwowego o realizacji zaleceń wymienionych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 sierpnia 2019 r. i przedłożenia do podpisania Kanclerzowi.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

Prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka