w sprawie wykonania zaleceń audytowych wynikających z przeprowadzonego zadania zapewniającego pod nazwą: „Rozliczanie kosztów związanych z eksploatacja budynków i pomieszczeń w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu.”
Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1668), § 18 ust. 3 pkt 6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, oraz § 17 ust. 3 pkt 4 lit. b Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego Zarządzeniem Rektora nr 56/2010 z dnia 31 marca 2010 r. ze zm. zarządza się co następuje:
§ 1
Na podstawie Sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego na temat: „Rozliczanie kosztów związanych z eksploatacja budynków i pomieszczeń w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu ” i zawartych w nim ustaleń, zobowiązuje się:
I. Zastępcę Kanclerza do spraw Administracyjno-Gospodarczych do:
- Spowodowania prowadzenia w formie elektronicznej, w Dziale Zaopatrzenia, ewidencji zamówień i ich realizacji z podziałem na poszczególne asortymenty. Ewidencje należy prowadzić zgodnie z obowiązującym w tym zakresie Zarządzeniem nr 156/2017 r. Rektora UPWr (ze zmianami) w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjno-archiwalnych w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
- Wprowadzenia w Magazynie Głównym Uczelni zasady czytelnego potwierdzania otrzymania towaru przez osoby upoważnione do odbioru towaru. Osoba odbierająca towar wpisuje, na dokumencie „RW” w miejscu „towar odebrał”, czytelnie swoje imię i nazwisko oraz datę odbioru – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
- Ustanowienia i zapisania w wewnętrznej procedurze, obowiązującej w Dziale Administracyjno-Gospodarczym, sposobu rozliczania się pracowników gospodarczych z pobranych materiałów, oraz określenia dokumentów, które stanowią podstawę tego rozliczenia a także sposobu i miejsca ich przechowywania. Zobowiązania Kierowników Rejonów do kontroli rozliczania zużycia pobranych materiałów – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
- Ustalenia i zapisania w formie dokumentu obowiązujących w Uczelni norm zużycia środków czystości dla poszczególnych Rejonów Administracyjnych, budynków, pomieszczeń Uczelni – termin wykonania do dnia 31.03.2019 r.
- Ujednolicenia dokumentacji prowadzonej w Rejonach Administracyjnych Uczelni w zakresie przyjęć i wydań środków czystości. Ustanowienie i zapisanie w wewnętrznej procedurze Działu Administracyjno-Gospodarczego osób odpowiedzialnych za prowadzenie jednakowej dokumentacji oraz zasad przyjęć i wydań środków czystości w Rejonach Administracyjnych Uczelni – termin wykonania do dnia 31.03.2019 r.
- Spowodowania prowadzenia w formie elektronicznej, w Dziale Administracyjno-Gospodarczym, rejestru umów najmu, dzierżawy oraz umów w zakresie współpracy z innymi podmiotami o świadczenie różnego rodzaju usług – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
- Wprowadzenia i zapisania w wewnętrznej procedurze Działu Administracyjno-Gospodarczego zasady, że kalkulacja opłat stanowi każdorazowo dokument poprzedzający zawarcie umowy najmu lub dzierżawy lokalu / powierzchni i każdorazowo jest włączana do akt umowy, niezależnie od trybu w jakim zostaje zawarta umowa. Kalkulacja opłat musi zawierać datę i czytelny podpis osoby ją sporządzającej, a akta dotyczące zawartych umów najmu i dzierżawy oraz umów w zakresie współpracy z innymi podmiotami muszą zawierać spis treści sprawy – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
- Przyjęcia w Dziale Administracyjno-Gospodarczym zasady, że załączniki do Protokołu z wyboru wykonawcy zamówienia stanowią wszystkie przesłane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe bez względu na otrzymanie lub nie otrzymanie odpowiedzi – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
II. Kwestora do:
- Sporządzenia i wprowadzenia do stosowania w Kwesturze wewnętrznej instrukcji określającej sposób przeprowadzania analizy w zakresie naliczania odsetek od nieterminowo regulowanych należności zawierającej co najmniej określenie danych, które będą stanowić podstawę analizy, określenie kryteriów które będą stanowić podstawę odstąpienia od naliczania i dochodzenia od kontrahenta odsetek, częstotliwość sporządzania analizy, określenie dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie takiej analizy. Obowiązek sporządzania przedmiotowej analizy należy zapisać w zakresach czynności wyznaczonym pracownikom – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
III. Kanclerza Uczelni do:
- Spowodowania dokonania przeglądu posiadania i aktualności zakresów obowiązków wszystkich podległych pracowników – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
- Stosowania, i polecenia stosowania podległym pracownikom, w zakresie powierzonego stanowiska, zapisów Zarządzenia nr 186/2013 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 7 listopada 2013 r. w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu i określonych w nim obowiązków oraz odpowiedzialności – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
IV. Dyrektora Działu Kadr i Płac do:
- Wprowadzenia obowiązku składania przez pracowników Uczelni oświadczenia zawierającego klauzulę o zapoznaniu się i stosowaniu zapisów Kodeksu Etyki Pracowników Uczelni przyjętego Uchwałą Senatu nr 116/2014 r. z 24 października 2014 r. (ze zmianami). Akta zatrudnionych pracowników należy uzupełnić o takie oświadczenie – termin wykonania do dnia 31.01.2019 r.
§ 2
Należy powiadomić Rektora i audytora wewnętrznego o wykonaniu zawartych zaleceń w podanych terminach.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
prof. dr hab. inż. Tadeusz Trziszka
