Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), § 18 ust. 3 pkt 6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, § 17 ust. 3 pkt 4) lit. b) Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem rektora nr 56/2010 z dnia 31 marca 2010 r. ze zm. zarządza się co następuje:

§ 1

Na podstawie ustaleń sprawozdania audytowego na temat „Weryfikacja danych przekazanych do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego za pośrednictwem systemu informatycznego POL-on, w zakresie danych dotyczących studentów, pracowników naukowych zamieszczonych w ankiecie jednostki w ramach oceny parametrycznej jednostek naukowych oraz we wnioskach o finansowanie działalności statutowej jednostek naukowych.” i zawartych w nim zaleceń, zobowiązuje się:

1. Prorektora ds. rozwoju uczelni do:

1) Bieżącego sprawowania nadzoru nad prawidłowym i terminowym sporządzaniem sprawozdawczości do Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on, podejmowania prac nad optymalizacją procesu przekazywania danych i ich raportowania, przekazywania Rektorowi informacji o bieżącym stanie realizacji zadań systemu POL-on oraz zgłaszanie potrzeb i problemów w tym zakresie.

2) Spowodowania dokonania zapisu wymienionych w pkt 1 zadań w kompetencjach prorektora ds. rozwoju uczelni do dnia 31 grudnia 2014 r.

3) Wystąpienia z wnioskiem do Rektora o zmianę funkcji Uczelnianego Koordynatora na stanowisko Administratora uczelni systemu POL-on, w terminie do dnia 31 grudnia 2014 r.

4) Wystąpienia z wnioskiem do Rektora o udzielenie Pełnomocnictwa Administratorowi uczelni Systemu POL-on do działań w zakresie koordynowania prac związanych z importem danych sprawozdawczych do Systemu POL-on., nadzoru w zakresie rodzaju danych, zakresu sprawozdań, wykazów określonych do przekazania do systemu Pol-on, zarządzania użytkownikami systemu POL-on, monitorowania i reagowania na zmiany wprowadzane do Systemu POL-on, w terminie do dnia 31 grudnia 2014 r.

5) Wystąpienia z wnioskiem do Rektora o udzielenie upoważnień dla pracowników uczelni, którym nadano role masowego importu danych do Systemu POL-on i role wprowadzania, aktualizacji, archiwizowania i usuwania danych sprawozdawczych do Systemu POL-on, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

6) Spowodowania opracowania i wdrożenia obowiązujących w uczelni zasad, według których realizowane są, przez kierownictwo uczelni i pracowników, zadania na rzecz systemu POL-on, w zakresie wprowadzania danych statystycznych i sporządzania sprawozdań, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

7) Spowodowania, do czasu uruchomienia nowego uczelnianego systemu informatycznego obsługi studentów, tworzenia dokumentacji tj. sporządzanie i drukowanie raportów z dnia ustawowej daty masowej transmisji danych studentów z systemu e-ORDO do systemu POL-on, z przekazu dokonywanego na dzień 30 listopada do dnia 15 grudnia każdego roku i na dzień 1 marca do dnia 15 marca każdego roku.

8) Spowodowania dostosowania uczelnianego systemu kadrowego TETA Constellation 19,5 do eksportu zawartych w nim danych kadrowych nauczycieli akademickich i innych pracowników do Systemu POL-on, eliminując konieczności wprowadzania ręcznego tych samych danych osobowych dwukrotnie, raz do systemu kadrowego i drugi raz do Systemu POL-on, w terminie nie później niż do 30 września 2015 r.

9) Spowodowania opracowania zmian w regulaminie działania Centrum Sieci Komputerowych obejmujących zadania w zakresie nadzoru nad stroną techniczną czynności importu danych do Systemu POL-on oraz zadań nadzoru nad zachowaniem zasad bezpieczeństwa przy przesyłaniu z systemów uczelnianych i importowaniu danych do Systemu POL-on, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

2. Administratora Uczelni systemu POL-on do:

1) Spowodowania przekazania nadanego login-u uczelni obecnemu Administratorowi uczelni systemu POL-on, w terminie do dnia 31 stycznia 2015 r.

2) Dokonania przeglądu i uaktualnienia przydzielonych ról użytkownikom systemu w zakresie wprowadzania danych sprawozdawczych do Systemu POL-on oraz podglądu danych w systemie, a także sformalizowania udzielania dostępu do Systemu POL-on na podstawie otrzymanego od kierownika jednostki organizacyjnej merytorycznie odpowiedzialnej za przygotowanie danych do systemu POL-on, pisemnego lub przesłanego drogą elektroniczną WNIOSKU o powołanie/odwołanie/zawieszenie użytkownika systemu POL-on, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

3) Dokonania przeglądu posiadanych upoważnień do przetwarzania danych osobowych i oświadczeń przez pracowników, którym przydzielono role użytkownika w systemie POL-on, gdy role te są związane z dostępem do danych osobowych.

W wyniku przeglądu należy zobowiązać Dziekanów, Kierowników jednostek organizacyjnych do dokonania uzupełnienia brakujących upoważnień i oświadczeń oraz cofnięcia nieaktualnych, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

3. Prorektora ds. studenckich i kształcenia zobowiązuje się do:

1) Przyjęcia do stosowania w Uczelni zasad dokumentowania zaliczania nauczycieli akademickich do minimum kadrowego kierunku studiów poprzez opracowanie i wdrożenie w Uczelni ogólnie obowiązujących Zasad uwzględniających rekomendacje audytu wewnętrznego, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

2) Uaktualnienia wzoru Oświadczenia o zaliczeniu do minimum kadrowego kierunku, uzupełnienia o wskazanie w nim, przez nauczyciela akademickiego, obszaru wiedzy i zakresu dyscypliny, w której posiada dorobek naukowy oraz spowodowanie umieszczenia wzoru Oświadczenia na stronie internetowej uczelni do pobrania, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

3) Spowodowanie bezwzględnego przestrzegania zasady zapisanej w części A. punkt 5 „Procedur korzystania z systemu e-ORDO” o treści: „ Z uwagi na terminy eksportu danych do systemu POL-on wszystkie dane odnośnie dydaktyki studentów dla zakończonego semestru, w programie e-ORDO muszą zostać wprowadzone przed 30 listopada dla semestru letniego i przed 1 marca dla semestru zimowego.”

4. Prorektora ds. nauki i innowacji zobowiązuje się do:

1) Ustalenia i wdrożenia w Uczelni jednolitych zasad dotyczących sposobu, formy, terminów pozyskiwania przez Wydziały danych z różnych jednostek organizacyjnych Uczelni, umieszczanych we Wniosku o przyznanie środków finansowych na działalność statutową (DST) i Ankiecie jednostki naukowej, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

2) Zobowiązania Dziekanów do bieżącej weryfikacji poprawności corocznie składanych przez pracowników naukowo-dydaktycznych i naukowych Oświadczeń o wyrażeniu zgody na zaliczenie do liczby pracowników zatrudnionych w danej jednostce przy realizacji badań naukowych lub prac rozwojowych i opracowania procedury w tym zakresie, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

3) Spowodowania wprowadzenia zapisu w Oświadczeniach pracowników o wyrażeniu zgody na zaliczenie do liczby pracowników zatrudnionych w uczelni przy realizacji badań naukowych lub prac rozwojowych, zatrudnionych w UPWr jako kolejnym miejscu pracy, że nie złożyli takiego Oświadczenia w innej jednostce naukowej, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

4) Wprowadzenia ogólnie obowiązującej w uczelni zasady możliwości zaliczania pracowników naukowo-dydaktycznych UPWr, którzy osiągnęli wiek emerytalny w roku sporządzania Wniosku DST, do liczby osób zatrudnionych na Wydziale przy prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych wykazywanej we Wniosku DST, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

5. Dyrektora Działu Kadr i Spraw Socjalnych zobowiązuje się do:

Dokonania przeglądu i porównania danych kadrowych nauczycieli akademickich UPWr zawartych w systemie POL-on z danymi zawartymi w teczkach osobowych, w zakresie poprawnie wprowadzonej do systemu POL-on daty objęcia stanowiska oraz ustalenia i wdrożenia zasad , które w przyszłości zapobiegną możliwości wprowadzania w Uczelni danych kadrowych do systemu POL-on przez inne osoby niż pracownicy Działu Kadr i Spraw Socjalnych, w terminie do dnia 31 marca 2015 r.

§ 2

O wykonaniu zaleceń należy powiadomić Rektora i Audytora wewnętrznego w terminie do dnia 30.04.2015 r., z wyjątkiem §1 ust. 1 pkt 7, o którego realizacji należy powiadomić Rektora i audytora w terminie do 15 października 2015 r.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. Roman Kołacz