w sprawie wykonania zaleceń pokontrolnych audytora wewnętrznego wynikających z przeprowadzonego zadania audytowego na temat „Przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w UPWr ”
Na podstawie art. 66 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), § 18 ust. 3 pkt 6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, § 17 ust. 3 pkt 4) lit. b) Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem rektora nr 56/2010 z dnia 31 marca 2010 r. ze zm. zarządza się co następuje:
§ 1
Na podstawie ustaleń sprawozdania audytowego na temat „Przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę drukami ścisłego zarachowania w UPWr” i zawartych w nim zaleceń, zobowiązuje się:
I. Kanclerza i Kwestora Uniwersytetu, każdego w swoim zakresie, do spowodowania:
- Uaktualnienia istniejącej w uczelni Instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania (obecna, wprowadzona zarządzeniem rektora AR z 1977 r.) i dostosowania procedury do ogólnie obowiązujących przepisów prawa i zapisów w innych obowiązujących wewnętrznych aktach prawnych uczelni (m.in. ustawy o rachunkowości, rozporządzeń ministra nauki i szkolnictwa wyższego, Regulaminu organizacyjnego UPWr).
Wprowadzenia w Instrukcji wszystkich zaleceń audytowych wykazanych w sprawozdaniu z audytu, w tym:
– zasady rozliczania przez pracowników odpowiedzialnych materialnie za druki ścisłego zarachowania w jednostkach organizacyjnych uczelni, zużycia pobranych, wygenerowanych druków ścisłego zarachowania na dzień 31 grudnia każdego roku, według jednolicie ustalonego wzoru. Proponowany wzór w zał. 2 do sprawozdania z audytu.
– wykonywania przez pracowników Działu Inwentaryzacji czynności kontrolnych w zakresie wydanych druków ścisłego zarachowania w danej jednostce organizacyjnej, poprzez analizę stanu ewidencyjnego w księdze k-210 i analizę sporządzonego rozliczenia zużycia pobranych, wygenerowanych druków, równocześnie z czynnościami inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania w jednostce organizacyjnej.
Wprowadzenia powyższego zapisu w zakresie czynności Działu Inwentaryzacji w Regulaminie organizacyjnym UPWr.
– zapisu stanowisk odpowiedzialnych w UPWr za nadzór, kontrolę nad prawidłową gospodarką drukami ścisłego zarachowania i uprawnionych do udzielania wyjaśnień w sprawach gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
- Opracowania Instrukcji obrotu materiałowo-magazynowego w UPWr.
- Dokonywania zakupów dla uczelni blankietów e-legitymacji i hologramów przez Sekcję Zaopatrzenia i Gospodarki Materiałowej i wprowadzenia takiego zapisu w zakresie czynności Sekcji Zaopatrzenia w Regulaminie organizacyjnym UPWr.
- Przeprowadzenia oszacowania zamówienia na e-legitymacje i hologramy w uczelni na okres 3 lat i zawarcia umów z wyłonionymi w postępowaniu przetargowym firmami na dostarczanie wymaganych blankietów e-legitymacji (ELS, ELD, ELP) i hologramów.
- Zobowiązania kierowników jednostek organizacyjnych/kierowników dziekanatów do sporządzenia wniosków o likwidację zalegających nieaktualnych, uszkodzonych druków ścisłego zarachowania, w tym hologramów legitymacji studenckich i przesłanie wniosków do Działu Likwidacji w celu wszczęcia postępowania likwidacyjnego.
II. Prorektora ds. studenckich i kształcenia do spowodowania:
- Uaktualnienia istniejącej w uczelni Instrukcji w sprawie gospodarowania drukami toku studiów (obecna wprowadzona zarządzeniem rektora AR z 1983 r.) i dostosowania procedury do ogólnie obowiązujących przepisów prawa i zapisów w innych obowiązujących wewnętrznych aktach prawnych uczelni (m.in. ustawa o rachunkowości, rozporządzenia ministra nauki i szkolnictwa wyższego, Regulaminu organizacyjnego UPWr).
Wprowadzenia w Instrukcji wszystkich zaleceń audytowych wykazanych w sprawozdaniu z audytu, w tym:
– zasady sporządzania przez pracowników odpowiedzialnych materialnie za druki ścisłego zarachowania w dziekanatach/jednostkach organizacyjnych, rozliczenia druków z podziałem na pobrane, wypisane, do pobrania, wydane, anulowane, zlikwidowane i znajdujące się na stanie na dzień 31 grudnia każdego roku, według jednolicie ustalonego wzoru.
Proponowany wzór w zał. 2 do sprawozdania z audytu.
– zapisu stanowisk odpowiedzialnych w UPWr za nadzór, kontrolę nad prawidłową gospodarką drukami ścisłego zarachowania dotyczących toku studiów i uprawnionych do udzielania wyjaśnień w sprawach gospodarki przedmiotowymi drukami.
- Wprowadzenia obowiązku koordynacji przez Dział Organizacji Studiów prac dziekanatów oraz jednostek organizacyjnych uczelni przy wdrażaniu nowych przepisów ogólnie obowiązującego prawa w zakresie stosowania druków i dokumentów toku studiów, wydawania dyplomów ukończenia studiów I, II stopnia i jednolitych studiów magisterskich, świadectw ukończenia studiów podyplomowych, ukończenia Międzywydziałowego Studium Pedagogicznego, poprawności przygotowania, wydawania, przedłużania e-legitymacji studenckich, indeksów, prowadzenia działań kontrolnych w tym zakresie i dokonania takich zapisów zakresie czynności Działu Organizacji Studiów w Regulaminie organizacyjnym UPWr.
- Zawarcia umów z wybranymi przez uczelnię drukarniami o powierzenie przetwarzania danych osobowych osób (art. 31 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych), które ukończyły Międzywydziałowe Studium Pedagogiczne w uczelni i dla których Wydawnictwo zleciło w drukarniach drukowanie świadectw ukończenia studium pedagogicznego, zgodnie z przyjętą w uczelni procedurą oraz wprowadzenie w zawartych z drukarniami umowach zapisu o udostępnieniu prawa do przetwarzania danych osobowych osób, w zakresie i w celu przewidzianym w umowach.
III. Prorektora ds. nauki i innowacji do spowodowania:
- Zawarcia umów z wybranymi przez uczelnię drukarniami o powierzeniu danych osobowych osób (art. 31 pkt. 1 ustawy o ochronie danych osobowych), którym nadano stopień doktora lub doktora habilitowanego i dla których Wydawnictwo zleciło w drukarniach drukowanie dyplomów doktora i habilitacyjnych, zgodnie z przyjętą w uczelni procedurą oraz wprowadzenie w zawartych z drukarniami umowach zapisu o udostępnieniu prawa do przetwarzania danych osobowych osób, w zakresie i w celu przewidzianym w umowach.
Prowadzenia rejestru zleceń drukowania dyplomów doktora i doktora habilitowanego i obowiązku sporządzania protokołów odbioru wydrukowanych dyplomów.
- Pisemnego określenia faktycznych obowiązków pracowników w ich zakresach obowiązków i określenia przedmiotowych czynności w zakresach czynności wszystkich jednostek organizacyjnych wyznaczonych do przygotowania i przekazania dyplomów doktora i doktora habilitowanego w Regulaminie organizacyjnym UPWr, ze wskazaniem prowadzenia ewidencji dokumentacji związanej z przygotowaniem dyplomów, sprawowanego nadzoru i kontroli.
- Działań nad uaktualnieniem istniejącej w uczelni Instrukcji gospodarowania drukami toku studiów w przedmiotowym zakresie (obecnie wprowadzona zarządzenia rektora AR z 1983 roku).
IV. O wykonaniu zaleceń należy powiadomić rektora i audytora wewnętrznego w terminie do 30 września 2014 r.
§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
prof. dr hab. Roman Kołacz
