w sprawie wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z kontroli archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu przeprowadzonej w dniach 22 grudnia 2011 r. oraz 23, 25, 27, 31 stycznia 2012 roku
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.), § 18 ust. 3 pkt 6 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego
we Wrocławiu oraz § 62 Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, wprowadzonego w życie zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z nr 56/2010 z dnia
31 marca 2010 r. ze zm., w celu wykonania zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego we Wrocławiu z dnia 24 kwietnia 2012 roku, zarządza się co następuje:
§ 1
Zobowiązuje się:
- Prorektora ds. rozwoju uczelni do wprowadzenia w archiwum ewidencji dokumentacji, przede wszystkim osobowej, studenckiej i pracowniczej w postaci elektronicznej, z możliwością stosowania
wyszukiwarki, by zapewnić sprawne odnajdywanie tej dokumentacji w archiwum, w terminie do 31 grudnia 2012 r.
- Dyrektora Działu Nauki do przechowywania takiej dokumentacji jak dyplomów honoris causa, plakatów w postaci rozłożonej bez dziurkowania i zszywania w zakresie dotychczasowej dokumentacji oraz
na bieżąco.
- Dyrektora Biura Informacji i Promocji do rozpoznania , opisania i zewidencjonownia zbioru fotograficznego – w porozumieniu z Archiwum uczelni i po konsultacjach z Archiwum Państwowym,
przekazania ewidencji fotografii do Archiwum uczelni w 2 egzemplarzach w terminie do 31 grudnia 2012 r.
- Kierownika Zakładu Anatomii Zwierząt do przekazania do Archiwum uczelni dokumentacji b. Akademii Medycyny Weterynaryjnej we Lwowie przechowywanej obecnie w Wydziale Medycyny Weterynaryjnej przy
ul. Kożuchowskiej w terminie do 31 grudnia 2012 r.
- Dyrektora Działu Kadr i Spraw Socjalnych do opisu akt osobowych pracowniczych, które będą przekazywane do Archiwum od 2012 roku o daty skrajne – na bieżąco.
- Kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:
1) Zakończenia prac archiwalnych w zakresie weryfikacji wartości archiwalnej i przygotowania do brakowania ok. 18 m.b. dokumentacji zgromadzonej w Archiwum.
2) Wykonania następujących prac archiwalnych:
a) zmiany kwalifikacji archiwalnej akt wymienionych w protokole kontroli w pkt. II/6 na s.6,
b) wyłączenia do osobnej teczki spisu zdawczo-odbiorczego akt b. Akademii Medycyny Weterynaryjnej we Lwowie i nadanie mu numer 1,
c) dokończenia prac w zakresie sporządzania ewidencji dla opracowanych akt kategorii A (rejestracja spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, uzupełnienia sygnatury archiwalnej na
teczkach, dane o miejscu przechowywania akt w ewidencji),
d) uzupełnienia akt osobowych z RZD-ów, przekazanych do Achiwum bez pełnej daty zatrudnienia i bez pełnej nazwy aktotwórcy i komórki organizacyjnej o te dane,
e) wniesienia stosownej poprawki w odniesieniu do teczek nr 211/1, 10,19, a także innych, jeśli zawierają złożoną i przeszytą dokumentację tj. dyplomy honoris causa oraz
plakaty.
3) Wpisywania do kart udostępnień wszystkich koniecznych danych i udostępnianie danych za zgodą kierownika właściwej jednostki organizacyjnej, zgodnie z instrukcją archiwalną (w przypadku
masowo wypożyczanej dokumentacji można stosować stałe upoważnienie kierownika jednostki organizacyjnej do korzystania z akt).
4) Przesyłania na bieżąco do Archiwum Państwowego po jednym egzemplarzu ewidencji dokumentacji kategorii A przekazywanej z jednostek organizacyjnych do Archiwum uczelni.
5) Termin realizacji zaleceń określonych w ust. 6 pkt. 1) i 2) – do 31 grudnia 2012 r.
6) Termin realizacji zaleceń określonych w ust. 6 pkt. 3) i 4) – na bieżąco.
- Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do:
1) Stosowania konsekwentnie i prawidłowo rejestracji spraw w spisach spraw w ramach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego, zgodnie z obowiązującą w uczelni instrukcją kancelaryjną i
znakowania pism znakiem sprawy – realizacja – na bieżąco.
2) Przestrzegania na bieżąco zasady przekazywania do Archiwum uczelni zamkniętych teczek spraw po 2 latach ich przechowywania w jednostkach organizacyjnych, a w przypadku konieczności
pozostawienia w jednostkach organizacyjnych części akt dłużej niż 2 lata przekazania do Archiwum ewidencji (spisów zdawczo-odbiorczych) tych akt.
§ 2
- Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się prorektorowi ds. rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu.
- O terminie i sposobie wykonania niniejszego zarządzenia należy powiadomić prorektora ds. rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu na 2 tygodnie przed upływem terminów
określonych w ww. punktach.
- Zobowiązuje się kierownika Archiwum Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu do przygotowania informacji do Archiwum Państwowego o realizacji zaleceń pokontrolnych z dnia 24 kwietnia 2012
r. i przygotowania do podpisania prorektorowi ds. rozwoju uczelni Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z upływem określonych w ww. punktach terminów.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Rektor
Prof. dr hab. Roman Kołacz