Biuletyn Informacji Publicznej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu

Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r., poz. 742 z późn. zm.), w związku z art. 21 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz. U. z 2023 r., poz. 1304 z późn. zm.) oraz przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika (Dz. U. poz. 1561 z późn. zm.) oraz § 5 ust. 2 i ust. 3 pkt 2 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu stanowiącego załącznik do uchwały nr 42/2023 Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 29 września 2023 r.  z późn. zm. zarządza się, co następuje:

§ 1

[Przepisy wstępne]

1. Zasady określone w Zarządzeniu mają na celu przeciwdziałanie w Uczelni zagrożeniom na tle seksualnym wobec małoletnich. Skuteczność działań w tym zakresie ma zapewnić weryfikacja osób mających kontakt z małoletnimi przed nawiązaniem z nimi stosunku pracy lub przed dopuszczeniem do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich lub z opieką nad nimi.

2. Użyte w Zarządzeniu określenia oznaczają:
 1) małoletni – osoba, która nie ukończyła 18 roku życia;
 2) Ustawa – ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na `tle seksualnym i ochronie małoletnich (Dz.U. z 2023 r. poz. 1304, z późn. zm.);
 3) Kodeks karny – ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz.U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.);
 4) Rejestr – Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, o którym mowa w art. 4 Ustawy;
 5) KRK – Krajowy Rejestr Karny;
 6) Uczelnia – Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu.

§ 2

[Zakres przedmiotowy]

1. W Uczelni za działalność, o której mowa w § 1 ust. 1, uznaje się w szczególności:
 1) prowadzenie zajęć dydaktycznych w ramach studiów I stopnia, I roku jednolitych studiów magisterskich, 
 2) prowadzenia kursów, szkoleń i szkół letnich, organizowanych w Uczelni,
 3) organizowanie imprez o charakterze rozrywkowym, upowszechniającym naukę, promującym Uczelnię, integracyjnym, rekreacyjnym, sportowym, turystycznym itp. (w tym przez samorządy i uczelniane organizacje studentów oraz doktorantów),
 4) udzielanie wsparcia psychologicznego w Centrum Wsparcia i Dostępności,
 5) inne wydarzenia o charakterze edukacyjnym, wychowawczym, wypoczynkowym (w tym np. organizowanie półkolonii dla dzieci pracowników),
 6) działalność akademików oraz  noclegową, o ile uczestniczą w nich osoby małoletnie.
2. W przypadku negatywnej weryfikacji nie dopuszcza się pracownika do wykonywania działalności, o której mowa w ust. 1.
3. Ponowne dopuszczenie do wykonywania działalności, o której mowa ust. 1, osoby pozytywnie zweryfikowanej wymaga ponownej weryfikacji co 2 lata.

§ 3

[Obowiązki po stronie Uczelni]

1. Pracownicy Działu Kadr i Płac są upoważnieni i zobowiązani do weryfikacji w Rejestrze:
  a) kandydatów do pracy na stanowiskach pracy związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich, z którymi ma zostać zawarta umowa o pracę – przed zawarciem umowy o pracę,
  b) pracowników, którzy wykonują zadania związane z działalnością objętą ochroną małoletnich – przed dopuszczeniem ich do tych zadań;
2. Wyznaczeni pracownicy administracyjni na wydziałach, w jednostkach organizacyjnych oraz w Szkole Doktorskiej  są upoważnieni i zobowiązani do weryfikacji w Rejestrze:
  a) studentów,
  b) doktorantów,
  c) uczestników studiów podyplomowych,
  d) osób przyjętych w uczelni na staże, praktyki oraz wolontariat,
  e) osób wykonujących inne czynności na podstawie innych umów zawartych w imieniu lub na rzecz Uczelni, w tym umów o dzieło, umów zlecenia, umów o świadczenie usług i innych umów cywilnoprawnych,

których zadania związane są z działalnością objętą ochroną małoletnich – przed dopuszczeniem tych osób do takiej działalności, w szczególności przed podjęciem przez nie zajęć, praktyk zawodowych, zajęć praktycznych lub przed podpisaniem umowy cywilnoprawnej obejmującej takie zadania, w związku z realizacją projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych lub w związku z wydarzeniami kierowanymi do uczniów szkół albo nieokreślonej grupy osób (np. festiwalami, dniami otwartymi itp.);

3. Wyznaczeni pracownicy administracyjni na wydziałach, w jednostkach organizacyjnych, Szkole Doktorskiej są uprawnieni i zobowiązani do weryfikacji w Rejestrze osób, których zadania związane są z działalnością objętą ochroną małoletnich, przed dopuszczeniem tych osób do takiej działalności, w szczególności przed podjęciem przez nie zajęć, praktyk zawodowych, zajęć praktycznych lub przed podpisaniem umowy obejmujących takie zadania, tj.:
  a) kierowników projektów niebędących pracownikami Uczelni realizujących projekty na podstawie umowy pomiędzy Uczelnią a kierownikiem projektu niebędącym pracownikiem Uczelni,
  b) osób zaangażowanych do realizacji działań  i projektów  finansowanych ze  źródeł zewnętrznych na podstawie umów cywilnoprawnych, niebędących jednocześnie pracownikami Uczelni;
4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni,w których organizowane jest wydarzenie  zobowiązani są do uprzedniego zgłoszenia konieczności weryfikacji w Rejestrze w związku z powierzeniem im zadań związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich oraz zgłoszenia ich pracownikom jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 3.

§ 4

[Obowiązki po stronie pracownika oraz osób dopuszczanych do czynności związanych z ochroną małoletnich]

1. Każda osoba przed podjęciem zatrudnienia lub przed dopuszczeniem jej do czynności związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich jest zobowiązana do przedłożenia informacji z KRK w zakresie przestępstw określonych w Kodeksie karnym:
- w rozdziałach XIX (Przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu) i XXV (Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności),
- w art. 189a (Handel ludźmi) i art. 207 (Znęcanie się) oraz
- w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz.U. z 2023 r. poz. 1939) lub odpowiadających tym przestępstwom czynów zabronionych określonych w przepisach prawa obcego.
2. Instrukcja wypełniania formularza zapytania o udzielenie informacji z Krajowego Rejestru Karnego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Informację uzyskaną w formie papierowej bądź w formie elektronicznej przedkłada się upoważnionemu do przetwarzania danych osobowych niezbędnych do weryfikacji osób wykonujących zadania związane z działalnością objętą ochroną małoletnich pracownikowi jednostki organizacyjnej Uczelni. Wykaz upoważnionych pracowników będzie dostępny w uczelnianym intranecie.
4. Każda osoba, która zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat w państwach innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa – przed podjęciem zatrudnienia lub przed dopuszczeniem jej do czynności związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich – jest zobowiązana do złożenia oświadczenia o tym fakcie oraz przedłożenia informacji z rejestrów karnych tych państw uzyskiwanej do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2.
5. Osoby niebędące obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej są dodatkowo zobowiązane do złożenia oświadczeń oraz dokumentów zgodnie z regulacją art. 21 ust. 4–7 Ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3.
6. W przypadku, gdy wywiązanie się z obowiązku złożenia dokumentów, o których mowa w art. 21 ust. 3–7 Ustawy, warunkuje możliwość podjęcia kształcenia albo możliwość dopuszczenia do udziału w zajęciach:
  a) dziekan w porozumieniu z kierownikiem kierunku – w zakresie kształcenia na studiach,
  b) dyrektor Szkoły Doktorskiej w porozumieniu z kierownikiem programu kształcenia doktorskiego – w zakresie kształcenia w Szkole Doktorskiej,
  c) kierownik studiów podyplomowych – w zakresie kształcenia na studiach podyplomowych,

– są odpowiedzialni za przekazywanie informacji, których dotyczą ww. obowiązki  o programach studiów / studiów podyplomowych / programach Szkoły Doktorskiej przed przyjęciem warunków rekrutacji, w terminie pozwalającym na ich uwzględnienie przy komunikacji warunków rekrutacji.

7. Osoba zweryfikowana ma obowiązek niezwłocznie poinformować Uczelnię o każdej zmianie danych w KRK lub zmianie mającej wpływ na treść dokumentów wynikających z art. 21 Ustawy, uniemożliwiającej wykonywanie zadań związanych z działalnością objętą ochroną małoletnich. 
8. Informację z KRK pozyskują osoby przed podjęciem zatrudnienia lub dopuszczeniem do czynności, o których mowa w § 1 ust. 1  w formie papierowej lub elektronicznej. Koszty ponosi osoba zobowiązana do złożenia informacji z KRK.
9. Dokumentację związaną z weryfikacją osób zatrudnianych lub  dopuszczanych  do działalności objętej ochroną małoletnich utrwala się w formie wydruku. Pracownik dokonujący weryfikacji jest zobowiązany do opieczętowania i podpisania wydruku z systemu oraz:
  a) w przypadku osób będących pracownikami Uczelni, niezależnie od podstawy dokonanej weryfikacji – przekazania wydruku do Działu Kadr i Płac celem dołączenia do akt osobowych pracownika,
  b) w przypadku pozostałych osób – dołączenia wydruku do dokumentacji dotyczącej osoby, której powierzono zadania związane z działalnością objętą ochroną małoletnich (np. do teczki osobowej studenta, doktoranta, uczestnika studiów podyplomowych, dokumentacji związanej z wykonaniem umowy cywilnoprawnej itp.).
10. Powyższe zasady dotyczące przekazania dokumentacji stosuje się odpowiednio do uzyskanych od osoby weryfikowanej oświadczeń, zaświadczeń oraz informacji z Krajowego Rejestru Karnego wskazanych w art. 21 Ustawy.

§ 5

[Sposób realizacji obowiązków]

1. Weryfikacja, o której mowa w § 3 odbywa się za pośrednictwem konta instytucjonalnego w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, założonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym na stronie internetowej Ministra Sprawiedliwości, którego administratorem jest osoba wyznaczona przez Rektora.
2. Do zadań administratora należy:
 1) wprowadzanie i usuwanie danych pracowników, którzy dokonują weryfikacji w Rejestrze,
 2) prowadzenie korespondencji z Ministerstwem Sprawiedliwości,
 3) prowadzenie i aktualizacja wykazu pracowników odpowiedzialnych za weryfikację.
3. Pełnomocnictwa do dostępu do rejestru przygotowuje Dział Kadr i Płac, przedstawia je do zatwierdzenia Rektorowi, oraz wysyła do Ministerstwa Sprawiedliwości. 
4. Upoważniony pracownik może dokonywać weryfikacji w rejestrze po przyznaniu mu uprawnień w systemie przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
5. Weryfikacja dokonywana jest poprzez wygenerowanie zapytania do Rejestru, które należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

§ 6

[Dokumentacja i archiwizacja]

Dokumentację związaną z weryfikacją osób zatrudnianych lub dopuszczanych do działalności objętej ochroną małoletnich ewidencjonują upoważnieni pracownicy wskazani w § 3.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor

prof. dr hab. inż. Jarosław Bosy